Lectura en 5 minutos | 03/05/2021

Mejores prácticas para asambleas públicas virtuales

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Los mítines o asambleas tienen bastante historia, mucho antes de que entraran en el mundo empresarial. Ofrecen una oportunidad para que los ciudadanos se comuniquen con los líderes gubernamentales. Una asamblea permite la comunicación bidireccional.

Las asambleas corporativas cumplen funciones similares. En lugar de ciudadanos, tiene empleados y altos cargos en lugar de burócratas o funcionarios. Es menos probable que las asambleas corporativas produzcan debates o provoquen comentarios polémicos, pero ofrecen a los directivos la oportunidad de llegar a todos los empleados. El propósito principal de los congresos corporativos es que todos estén en sintonía con respecto a la organización en su conjunto.

Asambleas virtuales

Los asambleas son una buena oportunidad de comunicación entre grupos que normalmente no se reúnen todos los días. Sin embargo, implica que todos deben estar físicamente presentes. Con el trabajo remoto, el teletrabajo y el trabajo semipresencial, las asambleas en persona ya no son factibles. 

Las empresas han pasado por alto durante mucho tiempo el trabajo de los empleados a domicilio, ya que no eran un grupo grande dentro de la organización. Pero con la mayoría de las personas trabajando desde casa debido a la pandemia mundial, las asambleas han tenido que volverse virtuales.

Las asambleas virtuales tienen muchos beneficios. Son más rentables ya que nadie tiene que viajar ni recibir un reembolso por los gastos. Son más inclusivos ya que hay menos problemas de accesibilidad y programación. Las empresas más grandes pueden dividir una junta en subgrupos para que todos tengan la oportunidad de participar. 

Pero no todos los congresos son iguales. Es más fácil asegurarse de que las personas estén concentradas y presten atención cuando se reúnan cara a cara. Con las asambleas virtuales, corres el riesgo de que los niños y las mascotas distraigan a las personas que realizan múltiples tareas en sus teléfonos. Sin embargo, hay formas de llevar a cabo reuniones públicas virtuales efectivas que benefician a todos los participantes.

Mejores prácticas para hacer asambleas públicas virtuales efectivas

Si alguna vez has realizado una reunión de equipo virtual, sabes lo fácil que es para todos desconectarse o distraerse. Ahora imagina una reunión virtual con cientos o incluso miles de personas. Puede ser mucho más difícil mantener a todos centrados y terminar la reunión a tiempo. Pero no es imposible. A continuación, se incluyen algunas de las mejores prácticas que pueden ayudarte a organizar una asamblea pública virtual eficaz:

Comprueba tu tecnología

Para cualquier asamblea, debes tener los conceptos básicos correctos. Para una asamblea virtual, esto significa utilizar la tecnología adecuada. Necesitas varias piezas diferentes para una asamblea virtual y eso incluye:

  • Encontrar y utilizar la plataforma adecuada para tus necesidades. A veces se necesita una plataforma separada, algunas empresas pueden utilizar tu sistema VoIP existente para los congresos.
  • Pruebas para asegurarse de que funciona en diferentes hardware (portátiles, teléfonos, múltiples sistemas operativos, etc.).
  • Realiza un simulacro para saber que funcionará con cientos o incluso miles de personas si es necesario.
  • Asegúrate de tener el ancho de banda para ejecutar la asamblea virtual. A nadie le gusta asistir a una reunión virtual en la que no puede oír ni ver a los oradores.
  • Si tienes la intención de guardar y compartir una grabación del evento, asegúrate de que la plataforma lo admita.
  • Comprueba si la plataforma y el sistema son compatibles con las funciones adicionales que desees, como encuestas, chat de equipo, cuestionarios, etc.
  • Ofrece varias formas de unirse al encuentro, desde un enlace enviado por correo electrónico hasta un número de teléfono al que los asistentes pueden llamar.

Felicita por los aciertos

Ésta es una de las diferencias cruciales entre una reunión de equipo y una asamblea. Es una oportunidad para felicitar por los aciertos, ya sean los resultados de un buen trimestre o un empleado sobresaliente. Es una buena manera de involucrar a tus empleados durante el propio congreso y también hacer que se sientan conectados con la empresa. Considera dedicar una parte del tiempo a elogiar y recompensar a los grandes trabajadores.

Establece una agenda

Es muy fácil que una reunión se descarrile sin una agenda. Es aún más cierto para las asambleas virtuales. Por lo tanto, asegúrate de establecer una agenda que incluya tiempo para todas las cosas que quieres hacer, como un tiempo para romper el hielo, preguntas y respuestas, recibir comentarios o responder preguntas del personal.

Envía el horario a todos con antelación, para que estén preparados a una hora o lo que se supone que durará la asamblea virtual. También puedes solicitar preguntas a los empleados con antelación, de modo que puedas preparar las respuestas. Asegúrate de incluir algo de tiempo para anuncios, decisiones importantes o cambios estratégicos.

Designa un coordinador, moderador y anfitrión de la reunión

Tus reuniones virtuales semanales / mensuales no necesitan varias personas a cargo. Pero una asamblea virtual es un evento mucho más grande de organizar y manejar. Necesitas que diferentes personas se encarguen de diferentes cosas, como:

  • Un coordinador: esta persona está a cargo de ayudar a los usuarios con cualquier problema, incluidos los problemas de TI. Ellos mantendrán el rumbo de la reunión y se asegurarán de que todo esté terminado a tiempo.
  • Un moderador: esta persona sería responsable de organizar las cosas detrás de escena, por así decirlo. Ellos se encargarán de recopilar preguntas, realizar encuestas, responder preguntas en el chat, etc.
  • Anfitrión de la reunión: esta persona es efectivamente el rostro de la reunión. Anunciarán a los presentadores, presentarán a todos, darán inicio a los rompehielos, etc.

Distribuir las responsabilidades de esta manera alivia la presión sobre una sola persona. Te permite realizar una reunión pública eficaz.

Rota a los diferentes oradores

No tengas los mismos oradores en todas las reuniones. Eso está abocado a aburrir a todos los asistentes. Rotar entre diferentes líderes de varios departamentos para que todos estén actualizados sobre lo que está sucediendo en la empresa.

Asegúrate de que los oradores tengan más que decir que los mismos viejos y aburridos anuncios sobre la visión de la empresa. Intenta mezclar las cosas con un cuestionario improvisado o sesiones interactivas. Además, asegúrate de restringir las diapositivas o presentaciones a un segmento de la asamblea.

Olvídate de las diapositivas habituales, necesitarás el doble del número habitual. Puede resultar aburrido que las personas vean lo mismo en la pantalla durante varios minutos seguidos. Asegúrate de tener solo 1 o 2 puntos por diapositiva e incluye imágenes o videos para transmitir más información.

Incluye descansos

Un asamblea típica puede durar un par de horas o más. Pero no es saludable ni interesante que nadie se quede sentado durante toda la reunión mirando la pantalla. Ayuda a los participantes a mantenerse despiertos y activos al incluir descansos entre los segmentos. Una buena regla general es tener un descanso de 5 minutos por cada 30 minutos de la reunión.

Los descansos les dan a todos la oportunidad de tomar algo de comida, bebidas, ir al baño o incluso simplemente estirar un poco las piernas. También puedes indicar a todos algunas posturas de yoga para aliviar el dolor de cuello o espalda. Nada construye el espíritu de equipo como probar divertidas posturas de yoga junto con cientos de compañeros de trabajo.

Seguimiento y acompañamiento

No olvides hacer un seguimiento después de la reunión con todos. Envía una grabación del evento para que aquellos que se perdieron se pongan al día. Puedes responder preguntas que no pudiste responder durante el evento y enviar notas de la reunión. Esta también es una oportunidad maravillosa para solicitar comentarios y críticas constructivas de todos sobre la reunión en asamblea. Analiza lo que salió mal, pregunta a los empleados cómo puedes mejorar las cosas para la próxima vez y resuelve cualquier problema inesperado que haya surgido.

Herramientas para usar durante una asamblea virtual

Tu reunión virtual en la asamblea no se limita a una conferencia telefónica con algunas personas mostrando un montón de diapositivas. Puedes mezclar y combinar varias aplicaciones diferentes para lograr excelentes resultados.

Compartir pantalla

Si estás discutiendo planes específicos o desglosando números de ventas, puede ser útil compartir tu pantalla. A veces, este enfoque funciona mejor que las diapositivas preparadas.

Transmisión en vivo

No todos las asambleas necesitan ser interactivos y durar varias horas. Si tienes una reunión cada trimestre, puedes programar una transmisión en vivo o Ask Me Anything (AMA) entre esos horarios.

Grabar para reproducir

No importa cómo de cuidadoso seas programando la junta, es probable que alguien no pueda asistir. Graba tus reuniones y comparte enlaces para revisarlos más tarde.

Encuestas, charlas de reuniones, manos levantadas, etc.

Una asamblea interactiva es más eficaz que la comunicación unidireccional. Así que asegúrate de incluir encuestas en vivo (incluso si se trata de algo sencillo) y activa el chat para que las personas puedan hablar entre sí. También puedes utilizar la función de manos levantadas para saber cuándo alguien tiene una pregunta o le gustaría decir algo.

Video chat y conferencias telefónicas

Las empresas más pequeñas pueden usar su sistema telefónico existente para programar una llamada de conferencia con video para la asamblea virtual. No necesitas una plataforma separada que pueda manejar miles de asistentes cuando tus empleados son menos de 50. Por ejemplo, VoIPstudio le permite crear conferencias telefónicas con diferentes opciones.

Opción de conferencia telefónica en VoIPstudio

Puedes habilitar opciones como la grabación de audio o pedir un nombre cuando alguien se une.

grabación de audio o solicitud de nombre en VoIPstudio

La creación y gestión de una asamblea virtual no tiene por qué ser compleja. Contacta con VoIPstudio para ayudarte a crear asambleas virtuales efectivas.

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