Durante décadas, las empresas han utilizado sistemas PBX para manejar las comunicaciones. El hardware PBX se puede usar para enrutar y distribuir llamadas entrantes desde líneas externas a varias líneas internas. Esto asegura que una empresa no necesita tener una línea para cada empleado haciendo que sea más eficiente compartir líneas.
También permite a los empleados de la oficina comunicarse entre ellos a través de extensiones de teléfono, de entre dos y tres dígitos, en lugar de tener que marcar números de teléfono cada vez.
Poco a poco, en la última década, las organizaciones han reemplazado las centralitas PBX analógicas por los sistemas VoIP PBX.
¿Qué hace que la PBX VoIP sea diferente?
VoIP PBX, también llamado IP PBX, puede alternar entre usuarios de VoIP para que las líneas externas se puedan compartir entre los empleados.
Estas centralitas también pueden manejarlas usuarios tradicionales o cambiar entre VoIP y usuarios tradicionales. Fundamentalmente, una PBX VoIP gestiona las llamadas VoIP de la misma manera que una PBX convencional las llamadas analógicas.
En su mayor parte, la experiencia del usuario final no cambia. Los empleados pueden responder y realizar llamadas a números internos o externos marcando como de costumbre. Sin embargo, la tecnología y la arquitectura que hay detrás es lo que diferencia al hardware VoIP PBX de las centralitas empresariales normales.
¿Cómo funciona VoIP PBX?
Un sistema de telefonía VoIP consta de los siguientes componentes:
- Teléfonos SIP
- Servidor VoIP PBX
- VoIP Gateway – opcional
Los teléfonos SIP pueden ser clientes de software o teléfonos de escritorio IP. Los receptores finales pueden incluso ser ordenadores equipados con micrófonos o dispositivos móviles de clientes VoIP. El sistema VoIP PBX actúa como un servidor y todos los teléfonos de la empresa están registrados en él.
En el servidor se encuentra la base de datos con todos los números de teléfono de la organización junto con las direcciones SIP de los teléfonos del cliente. SIP es el protocolo que más se utiliza para las implementaciones de VoIP y es compatible con la mayoría de los principales servicios de VoIP, de hardware y otro tipo de proveedores.
Las llamadas entrantes se dirigen al usuario apropiado buscando la dirección SIP. Las llamadas internas salientes se dirigen al empleado en particular según las configuraciones respectivas (si va al buzón de voz, directamente al teléfono móvil, etc.) y las llamadas externas generalmente se enrutan a la puerta del enlace VoIP.
La puerta de enlace se puede conectar a líneas PSTN y RDSI, de modo que puede abarcar múltiples redes. Por otro lado, las llamadas externas también pueden dirigirse al destino a través de un proveedor de servicios de VoIP.
Puertas de enlace VoIP
La puerta de enlace VoIP se puede incorporar al sistema en sí, pero muchas organizaciones prefieren utilizar las pasarelas proporcionadas por el proveedor de estos servicios. Las puertas de enlace VoIP se utilizan para conectar el sistema con la red PSTN.
Las líneas telefónicas PSTN generalmente suelen estar conectadas al sistema VoIP a través de los puertos FSX y FXO, dependiendo de la dirección en la que viaje. Las pasarelas VoIP pueden estar disponibles como dispositivos específicos o instaladas como tarjetas PCI.
VoIP PBX Virtual
La mayoría de las funciones de VoIP PBX están controladas y configuradas por software haciendo que el sistema no necesite de un hardware específico.
En ciertas ocasiones, el VoIP PBX es simplemente una combinación de hardware y software instalados en un PC normal, que realiza las mismas funciones que una PBX VoIP normal, esto se conoce como una PBX VoIP virtual.
VoIP PBX
Aunque los sistemas VoIP PBX ofrecen muchas ventajas, la propia empresa es la que todavía tiene que comprar, mantener y actualizar el sistema periódicamente, un proceso que requiere de varios recursos: capital, personal y tiempo.
Para la PBX esto lo hace más sencillo ya que donde el vendedor compra y mantiene todo el equipo requerido para proporcionar servicios de VoIP, la empresa simplemente tiene que comprar un plan para comenzar a hacer llamadas.
Todas las características tradicionalmente asociadas con la centralita de PBX física se proporcionan a través de Internet utilizando la tecnología de la nube, liberando los recursos de la organización y dirigiéndolos a usos más productivos.
Ventajas de VoIP PBX
Un beneficio obvio es el gran ahorro en costes, especialmente para llamadas internas e internacionales. Dado que estas llamadas viajan a través de Internet son gratuitas para los empleados que están registrados en la misma red corporativa. Del mismo modo, las llamadas internacionales costarán una fracción de lo que cobraban los operadores debido a que no viajan a través de la red PSTN.
Los sistemas VoIP PBX ofrecen todas las características comerciales de necesarias para las empresas. La identificación de llamadas, el buzón de voz, las conferencias, etc. son compatibles y para los usuarios no será difícil cambiar al nuevo sistema.
Con frecuencia, las características ya existentes mejoran y se integran mejor con otros sistemas digitales utilizados por las organizaciones. Un buen ejemplo es el buzón de que mejora considerablemente mediante el uso de VoIP PBX.
Los mensajes en el buzón de voz se pueden reenviar a la dirección de correo electrónico del empleado permitiendo a los usuarios categorizar y administrar su correo de voz al igual que otros mensajes de correo electrónico.
Además, los sistemas VoIP PBX permiten a los empleados tener control sobre configuraciones específicas. Por ejemplo, un ejecutivo puede configurar el sistema para que reenvíe automáticamente las llamadas entrantes al buzón de durante un momento particular del día sin evitar las llamadas de los clientes. O por el contrario, las llamadas de un número en particular pueden enviarse a un dispositivo móvil, mientras que otras se dirigen al número de un secretario dando más flexibilidad a los empleados que viajan, trabajan desde su casa, operan desde el sitio del cliente, etc.
¿Deberías cambiar a VoIP PBX?
El cambio a VoIP PBX tiene sentido para las organizaciones que prefieren tener control sobre la red de la empresa. Sin embargo, implica que la empresa cuente con el personal con los conocimientos y la experiencia necesarios para instalar y mantener sistemas VoIP.
En algunas ocasiones toda la red tendrá que revisarse para proporcionar un ancho de banda adicional para llamadas VoIP, nuevos teléfonos IP para empleados, optimización de la red inalámbrica y por cable, etc. que puede convertirse en un proyecto con un coste muy elevado y que necesite bastante tiempo.
Por lo tanto, muchas organizaciones, especialmente las pequeñas y medianas empresas, preferirán utilizar los servicios de VoIP alojados para que puedan disfrutar de todos los beneficios sin asumir el mantenimiento y la configuración.
Incluso si la implementación final de VoIP resulta ser más costosa de lo planeado también puede proporcionar enormes beneficios en términos de mayor eficiencia, menores costes y otras funciones avanzadas.
