Lectura en 5 minutos | 08/04/2020

12 funciones del sistema telefónico de oficina disponibles con VoIPstudio

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12 funciones del sistema telefónico de oficina disponibles con VoIPstudio
Publicado el 08/04/2020

Toda empresa, sin importar si es grande o pequeña, eventualmente necesitará un sistema telefónico empresarial para satisfacer sus necesidades. Ya tenga docenas de empleados o miles de clientes, los servicios de nivel de consumidor simplemente no son suficientes. Los sistemas telefónicos comerciales tienen muchas características que los hacen más adecuados para organizaciones que individuos.

Desafortunadamente, los sistemas telefónicos tradicionales no permiten seleccionar las funciones más útiles para los requisitos de tu negocio. Es un trato de todo o nada. Pagas por cada función (más de la mitad de las cuales es inútil para tus necesidades comerciales particulares) o te conformas con usar herramientas ad-hoc. Lo peor es que las características que obtienes están muy limitadas por la tecnología.

Características imprescindibles del sistema telefónico de la oficina

Es hora de enfrentar los hechos. Los sistemas PBX tradicionales están desactualizados y ofrecen muy poco para la mayoría de los usuarios comerciales. Esa es una de las muchas razones por las que la tecnología VoIP se ha vuelto tan popular rápidamente. Estos sistemas telefónicos ofrecen mucho más que transferir llamadas o poner a los clientes en espera con buena música. Entonces, ¿cómo pueden las características modernas del sistema telefónico de oficina ser de utilidad a tu empresa?

Sigue leyendo para descubrir las 12 funciones del sistema telefónico de oficina que están disponibles con VoIPstudio.

Consola de recepción

La consola de recepción está diseñada para organizaciones que tienen una recepcionista para manejar un gran volumen de llamadas. La consola puede ser una unidad de hardware pero, con mayor frecuencia, está basada en software y es compatible con muchos teléfonos SIP. La mayoría de las consolas están destinadas a usarse con auriculares para facilitar que los recepcionistas reenvíen o enruten las llamadas.

La consola de recepción está diseñada para minimizar la cantidad de tiempo que el usuario pasa en una llamada. Cuentan con varias herramientas que permiten a los recepcionistas de oficina realizar su trabajo de manera eficiente. Si bien las consolas de recepción más antiguas eran caras y, por lo tanto, solo las usaban grandes empresas, VoIPstudio ofrece esta función para todos los clientes. No importa el tamaño de tu negocio. Tus empleados y clientes pueden beneficiarse de la consola de recepción.

Llamadas en conferencia

Las llamadas en conferencia no son nuevas para los usuarios de negocios. Sin embargo, lo que si es nuevo de las llamadas de conferencia en VoIPstudio es lo rápido y fácil de usar. Los usuarios comerciales pueden programar reuniones virtuales en lugar de reuniones en persona. Esta característica por sí sola puede ayudar a tu empresa a ahorrar miles de euros cada año, sin mencionar el tiempo que tus empleados pueden ahorrar en viajes.

Las llamadas en conferencia pueden ser una característica crítica durante un desastre, especialmente cuando los empleados necesitan trabajar desde casa o de forma remota. Los usuarios pueden convertir una llamada de audio a vídeo y viceversa. También pueden añadir participantes o eliminarlos según sus necesidades. Todo funciona sin necesidad de un nuevo software o cámaras costosas.

Buzón de voz

El buzón de voz es otra característica del sistema telefónico de oficina de la vieja escuela que se actualiza en VoIPstudio. El correo de voz visual permite a los usuarios recibir mensajes de correo de voz en forma de texto directamente en su bandeja de entrada de correo electrónico. Los empleados pueden responder rápidamente a las consultas de los clientes sin tener que marcar un número y escuchar mensajes en una habitación ruidosa.

Cuando combinas el buzón de voz visual con la transcripción automática, tienes una característica útil para tus usuarios. Esta actualización lleva el correo de voz al siglo XXI junto con herramientas digitales más nuevas como el correo electrónico y la mensajería instantánea.

Grabación de llamadas 

Las empresas graban llamadas por varias razones. Desde el aseguramiento de la calidad hasta la capacitación para los nuevos empleados, es casi necesario grabar ciertas o todas las llamadas. De hecho, muchas empresas operan en industrias donde la grabación de llamadas es obligatoria por ley. El GDPR y MiFID II tienen estipulaciones de grabación de llamadas, como qué llamadas grabar y cuánto tiempo deben almacenarse las grabaciones. VoIPstudio permite la grabación de llamadas para tu empresa de una manera directa.

IVR

¿Recuerdas la última vez que llamaste a una gran empresa? Es probable que hayas encontrado un mensaje grabado pidiéndote que selecciones la opción más adecuada (presione 1 para ventas, 2 para soporte, etc.). Esta función se llama Respuesta de voz interactiva (IVR) y muchas pequeñas empresas no podrían permitírsela en un sistema telefónico tradicional.

VoIPstudio ofrece esta característica profesional a todos los clientes comerciales. Las organizaciones pueden usar esta función para crear una buena primera impresión en los clientes y transmitir una sensación de profesionalismo. Ofrece un servicio superior para tus clientes incluso si careces de los recursos de una oficina grande.

Números virtuales

¿Qué son exactamente los números virtuales? Con teléfonos fijos heredados, los números de teléfono están conectados a una dirección física. Los usuarios realmente no pueden llevarse sus números de teléfono cuando se mudan. Los números virtuales, por otro lado, no están restringidos geográficamente. Los usuarios pueden comprar y usar números con un código de área que les guste, independientemente de su ubicación real.

VoIPstudio ofrece números virtuales con códigos de área de diferentes países. Las empresas pueden usar estos números de varias maneras. Inicia una investigación de mercado o incluso operaciones en un nuevo país, incluso si aún no tienes una oficina allí. Puedes usar números locales para mostrar a los clientes que no estás lejos, incluso si tu oficina física lo está. Algunas empresas incluso usan números virtuales para ejecutar múltiples campañas publicitarias y ver cuál ofrece mejores retornos. De esta manera, puedes ver claramente qué campaña está funcionando mejor en términos de generar nuevos clientes potenciales.

Grupos de llamada

Los grupos de llamada son otra característica interesante que ofrece VoIPstudio. Las empresas pueden crear grupos de llamada basados ​​en departamentos, proyectos o incluso equipos ad-hoc. Los grupos de llamada son una excelente manera de distribuir las llamadas entrantes entre un grupo específico.

¿Qué puedes hacer con esta función? Puedes asegurarte de que cada agente en la oficina tenga la oportunidad de obtener nuevos contactos. O asegúrate de que las llamadas de soporte entrantes se distribuyan entre todos los agentes de servicio al cliente.

Los grupos de llamada de VoIPstudio son muy flexibles. Puedes cambiar configuraciones como el orden en que suenan los dispositivos, la duración del timbre para cada dispositivo, la cantidad de dispositivos en el grupo y qué hacer con una llamada si no hay respuesta.

Directorio de contactos

VoIPstudio ofrece un directorio de contactos integrado que se actualiza automáticamente. Contiene mucha más información que un sistema tradicional. Las organizaciones comerciales pueden permitir que los empleados se lleven sus números cuando se muden a una nueva oficina. El directorio de contactos se mantendrá actualizado en todos los movimientos, adiciones y eliminaciones.

Colas ACD

Las colas de distribución automática de llamadas (ACD) son similares a los grupos de llamada, pero ofrecen una mejor experiencia para las empresas con un gran volumen de llamadas. Es útil para distribuir llamadas dentro de un grupo y comúnmente utilizado por representantes de ventas y soporte. Por ejemplo, si todos los agentes de soporte están ocupados manejando consultas, la próxima persona que llama entrará en una cola de espera. Cualquier agente libre puede responder la llamada.

Los supervisores pueden monitorear las llamadas en la cola y ayudar a los agentes si tienen problemas con un hecho en particular. Whisper les permite dar consejos al agente sin el conocimiento de la persona que llama. Barge permite a los gerentes hacerse cargo de la llamada en cualquier momento, evitando así que el cliente tenga que repetir su problema.

Música en espera

Todos lo hemos escuchado y a la mayoría de la gente realmente no le gusta estar en espera, especialmente si la música no es de su agrado. VoIPstudio permite a los clientes grabar clips musicales personalizados o elegir entre las opciones disponibles. Incluso puedes crear y usar listas de reproducción personalizadas adaptadas a tu audiencia. Por ejemplo, una empresa que vende a adolescentes puede centrarse en la música pop. Otro cuya audiencia es de personas mayores puede preferir usar piezas de música clásica.

Enrutamiento en función del tiempo 

Las empresas siempre han querido una forma de enrutar las llamadas en función de criterios específicos. El enrutamiento en funión del tiempo es una de esas opciones avanzadas. Esta característica permite personalizar cómo tu empresa maneja las llamadas según la hora del día. Puedes establecer diferentes reglas para cada una de tus oficinas, dependiendo de tu zona horaria.

Por ejemplo, supongamos que una llamada de un cliente llega después del horario comercial el viernes por la noche. Normalmente, la llamada puede ir al buzón de voz o el IVR puede pedirles que devuelvan la llamada. Muy a menudo, eso significa perder un trato importante. Con el enrutamiento basado en el tiempo, puede desviar las llamadas a tu otra oficina que aún funciona (ya que están en una zona horaria diferente) y cerrar ese trato.

Llamadas de emergencia

Los sistemas telefónicos tradicionales siempre han ofrecido a los usuarios una forma de comunicarse con los servicios de emergencia. Como los números tienen una dirección, los gestores pueden enviar personal para ayudar, incluso si la persona que llama no puede dar una ubicación. Los sistemas telefónicos VoIP tuvieron problemas al principio para igualar esta función.

VoIPstudio, sin embargo, ofrece acceso a este servicio de emergencia. Significa que los usuarios pueden adjuntar una dirección a su cuenta, por lo que el acceso de emergencia está a una llamada de distancia. Protege a tus empleados y ten la tranquilidad de saber que la ayuda está cerca, sin importar dónde se encuentren.

La mejor parte de la oferta de VoIpstudio es que no bloqueamos ninguna función con tarifas adicionales. No hay nada para desbloquear o actualizar. Puedes usar cualquier función cuando quieras. No es necesario cambiar de plan ni pagar más. VoIPstudio es mucho más que un simple servicio telefónico. Regístrate hoy para una prueba gratuita de 30 días y comienza a disfrutar de sus beneficios.

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