8 consejos para elegir el mejor sistema telefónico para pymes

Publicado en: 2019-10-14 | Categorías: Funciones de VoIP Proveedores de VoIP empresarial Servicios VoIP Soluciones VoIP para empresas

Las organizaciones tienen una gran cantidad de opciones cuando se trata de sistemas telefónicos comerciales. Cada sistema parece tener las mejores funciones de teléfono VoIP¿Cómo se hace una lista de los cientos de alternativas disponibles? El proceso puede llevar mucho tiempo y ser desafiante para cualquier empresa. 

Casi todas las empresas parecen estar utilizando una solución de VoIP para pequeñas empresas¿Pero es la elección correcta para ti? Echemos un vistazo rápido a los diferentes tipos de sistemas telefónicos comerciales disponibles para las empresas. 

¿Cuáles son tus opciones? 

En 2019, tienes varias opciones. Puede elegir entre líneas fijas analógicas, servicio telefónico virtual, sistemas VoIP en tus instalaciones y servicio VoIP alojado en la nube.  

PSTN y fijos 

La primera opción es ir con lo que es familiar: teléfonos fijos analógicos. Las empresas han estado utilizando estos sistemas telefónicos durante décadas. Es una alternativa probada y comprobada. Obtienes una alta calidad de llamadas y son muy fiables 

Los consumidores simplemente enchufan el teléfono a una toma de corriente y comienzan a hacer llamadas. Las empresas tienen requisitos más complejos. Necesitas algo llamado Intercambio de sucursal privada (PBX) que enruta las llamadas a donde se supone que deben ir. Tienes que comprar mucho equipo y mantenerlo. Estos sistemas PBX generalmente se encuentran en una sala de servidores o en un armario de alguna sala. 

A pesar de sus ventajas, no se adaptan a nuestro mundo moderno y digital. No son flexibles y no funcionan bien con otros sistemas empresariales. Además de eso, muchas compañías telefónicas han anunciado fechas límite para la RTPC en su conjunto. Después de esta fecha, no puedes continuar usando un teléfono fijo aunque quieras. 

Servicio de telefonía virtual 

Estos son diferentes de los sistemas telefónicos tradicionales. Es simplemente un servicio de desvío de llamadas más sofisticado, ideal para emprendedores y autónomos. Cuando alguien llama a tu línea comercial, no está llamando a un número dedicado. Se reenvían al número que especifiques, sin importar dónde estés. 

Desafortunadamente, los sistemas no funcionan bien para más de dos personas en el mejor de los casos. Es más un complemento para los sistemas telefónicos existentes que una opción independiente. Es económico, pero sus capacidades limitadas acabarán por resultarte escasas. 

Soluciones VoIP en las instalaciones 

VoIP es la tecnología de comunicación del futuro. En lugar de depender de líneas de cobre, las señales de voz se transmiten como paquetes de datos en Internet. Las soluciones VoIP locales son similares a los sistemas PBX antiguos. Igualmente tienes que comprar equipo y mantenerlo por tu cuenta. Sin embargo, disfrutas de una tecnología VoIP flexible, fiable y adecuada para las empresas del siglo XXI. 

Servicios de VoIP en la nube 

Estos sistemas también usan VoIP, pero todas las funciones y servicios del teléfono se entregan a través de la nube. Esto significa que no hay hardware para comprar, solucionar problemas y mantener. El proveedor de servicios se encarga de todo. Desde las actualizaciones de software hasta las nuevas funciones, no tienes que hacer nada. 

Estos sistemas telefónicos son especialmente adecuados para pequeñas empresas. No requieren mucha inversión o experiencia interna. Puedes configurar uno en unas pocas horas y usarlo sin ningún problema. 

Por tanto, has decidido optar por las soluciones de VoIP en la nube. ¿Pero qué servicio es el mejor para ti? Aquí hay algunos puntos que debe buscar antes de registrarte. 

1. Características del plan 

Lo primero que debes tener en cuenta son las características incluidas en cualquier plan. ¿Tienes todas las características necesarias que necesitas? ¿Tienes alguna característica adicional que pueda ser útil para tu empresa? También debes consultar con el proveedor sobre tarifas adicionales para herramientas específicas. Es posible que algunas características no estén incluidas en el plan básico que estás viendo.  

Pregúntale al proveedor sobre las opciones de mantenimiento, los cronogramas de actualización y la hoja de ruta para conocer las nuevas funciones. Revisa las versiones anteriores del servicio y comprueba si el proveedor cumple con los horarios prometidos. 

2. Coste total de propiedad 

No hay duda de que las soluciones de telefonía en la nube para pequeñas empresas son económicas. Si bien el precio anunciado parece ser barato, debes considerar el coste total de propiedad (TCO).  

¿Cómo son tus gastos durante el primer año de uso del servicio? Considera el equipo y los teléfonos que necesitas comprar. Considera el coste de actualizar tu red de datos si es necesario. Algunos de tus empleados pueden necesitar capacitación adicional sobre el nuevo sistema. Estos pequeños costes se suman a una parte significativa del presupuesto del proyecto. 

También debes mirar el retorno de la inversión (ROI). Querrás un ROI positivo en tu inversión inicial. Eso significa que deberías ver ahorros desde el primer mes de propiedad. Cuanto menor sea la inversión inicial, mayores serán las posibilidades de un ROI positivo. 

3. Infraestructura existente 

También debes considerar si el sistema telefónico comercial que estás buscando funcionará con tu infraestructura existente. ¿Tienes equipo antiguo que debe ser reemplazado o actualizado? Quizá tengas que obtener una segunda conexión a Internet dedicada a VoIP. Hacer estos cambios requiere tiempo y recursos financieros. 

Si no tienes expertos internos, es posible que debas contratar a alguien para evaluar tu red existente. Algunos proveedores ofrecerán este servicio internamente por un pequeño pago o incluso lo incluirán de forma gratuita. Dedica mucho tiempo y presupuesta algunos recursos para evaluar (y actualizar) tu configuración actual. 

4. Necesidades actuales y futuras 

Debes verificar si la solución del teléfono satisface tus necesidades actuales y tu crecimiento futuro. Tu negocio puede ser pequeño ahora, pero nunca se sabe lo que sucederá en el futuro. Se podría ver un crecimiento espectacular y expandirse bastante en los próximos años. Alternativamente, tu empresa puede ser estable durante la próxima década sin grandes cambios. 

Tu sistema telefónico debe ser capaz de acomodar cualquiera de los escenarios. Con VoIP en la nube, puedes añadir y eliminar líneas fácilmente según tus requisitos. Solo pagas por lo que necesitas. Puedes asignar números a nuevas contrataciones en minutos.  

Pero pregúntale al proveedor si los cambios son gratuitos, requieren pago y cómo de rápido se implementan. No todos los servicios telefónicos funcionan igual. 

5. Soporte para dispositivos móviles 

Algunas encuestas han encontrado que alrededor del 43% de los usuarios estadounidenses trabajan de forma remota en algún momento u otro. Tu sistema telefónico tiene que soportar teletrabajo y trabajadores remotos. Eso significa soporte para dispositivos móviles de todo tipo. Tus empleados pueden estar usando teléfonos inteligentes, tablets y computadoras portátiles para trabajar mientras viajan. El sistema telefónico debería: 

  • Ofrecer aplicaciones de softphone para múltiples sistemas operativos móviles. 
  • Trabajar con aplicaciones de softphone de terceros. 

En el futuro, el soporte móvil será aún más crucial para las pequeñas empresas. Así que asegúrate de que el sistema que selecciones tenga capacidad. El soporte móvil garantiza que tus empleados estén siempre conectados, sin importar dónde se encuentren. 

6. Facilidad de uso 

Una razón importante de la popularidad de VoIP en la nube es la facilidad de uso. Muchos sistemas no necesitan ningún tipo de capacitación. Tus empleados pueden comenzar desde el primer día. Sin embargo, cada sistema es diferente.  

Evalúa los sistemas que estás considerando en función de lo fáciles que son de usar para tus empleados. No te limites simplemente a los materiales de marketing o publicidad. El sistema más fácil de usar puede no ser el más adecuado para tu empresa.  

Además, recuerda que puedes probar diferentes sistemas durante un corto período de tiempo (hasta 30 días en algunos casos). Algunos vendedores ni siquiera necesitan una tarjeta de crédito registrada. Así que asegúrate de que tus usuarios prueben el sistema en condiciones reales.  

7. Soporte para funciones antiguas 

Muchas organizaciones usan tu sistema telefónico para algo más que comunicación. Por ejemplo, los teléfonos fijos pueden conectarse a sistemas de seguridad o alarmas de puerta. Otras empresas necesitan capacidades de fax incluso en 2019. Entonces, si cumple con estos requisitos, asegúrate de que el sistema admita lo que necesitas 

Los servicios de telefonía VoIP en la nube más reputados son compatibles con el fax digital. Eso significa que no puedes deshacerte de tus máquinas de fax por completo. Los faxes se entregan como correos electrónicos a tu bandeja de entrada. Los empleados también pueden enviar faxes de la misma manera. No tienes que imprimir todos los faxes que recibes, solo los importantes. 

8. Experiencia y soporte del proveedor 

Además de estos aspectos importantes, hay otras cosas que debes considerar. Por ejemplo, echa un vistazo al historial y la experiencia del proveedor. ¿Tienen un buen historial de apoyo a las pequeñas empresas? Si operas en una industria regulada, ¿cumple el sistema con algún requisito obligatorio? 

Otra cosa que las empresas suelen pasar por alto es la atención al cliente. El proveedor de servicios de VoIP en la nube debe ser tu socio comercial, no solo otro proveedor. Cuando tu sistema falla, ¿cuánto esperas para recibir ayuda? Si el servicio telefónico se detiene, ¿cómo de rápido lo recuperarás? Todas estas son preguntas importantes para hacer y obtener respuestas del proveedor antes de tomar una decisión. 

Dicho esto, actualizar a los sistemas telefónicos comerciales VoIP puede ser lo mejor que puedes hacer por su negocio. Inmediatamente verás ahorros en tus facturas mensuales. Estos sistemas telefónicos también hacen maravillas para la productividad y la colaboración de los empleados. Llama a un proveedor de servicios y comienza el proceso hoy mismo.