Puede resultar tentador deshacerse del servicio de buzón de voz en la era de las redes sociales y la conectividad instantánea. Después de todo, cuando los clientes pueden contactarte en Twitter o Facebook, quién necesita buzón de voz, ¿verdad ? ¡Error!
Incluso cuando ofreces todas estas opciones, muchos clientes siguen prefiriendo llamar. Mientras te esfuerzas por ofrecer la mejor experiencia al cliente, tendrás situaciones en las que no podrás contestar las llamadas. Si no tienes un mensaje de saludo profesional en el buzón de voz, las personas que llamen simplemente colgarán. La mayoría de ellos no se molestarán en devolverte la llamada y es más probable que llamen a tu competidor.
Con un poco de tiempo y esfuerzo, puedes aprovechar esta situación y utilizarla como una oportunidad para cultivar una relación con clientes potenciales. Tu audiencia respetará una empresa con un mensaje de buzón de voz profesional, especialmente cuando mantengas el contacto y te comuniques con ellos más tarde.
La función de los mensajes de buzón de voz en empresas
¿Cuándo fue la última vez que actualizaste el saludo del buzón de voz de tu empresa? No es algo en lo que los dueños de empresas dediquen tiempo a pensar a menos que sea en un problema. A continuación, te mostramos una forma rápida de averiguar si tu mensaje actual te funciona:
- Comprueba cuántas llamadas recibes regularmente (diarias o semanales) cuando las personas que llaman no pueden hablar con una persona o cuelgan debido a los largos tiempos de espera.
- Rastrea cuántos mensajes de buzón de voz dejan las personas que llaman en tus números de servicio.
Si tienes 10 llamadas perdidas por día y solo 2 personas que llaman dejan un mensaje, tu mensaje actual no está haciendo su trabajo. Tu objetivo es asegurarte de que los clientes dejen su información de contacto para que puedas devolverles la llamada. Desde la perspectiva del cliente, dejar un mensaje de buzón de voz no es lo ideal, pero es mejor que la frustración de no saber cuándo o cómo debe comunicarse con la empresa nuevamente.
Un buen mensaje de buzón de voz empresarial crea una impresión favorable en el cliente, ya sea la primera o la decimoquinta vez que llama a tu empresa.
Qué decir en un mensaje de buzón de voz empresarial
Como mínimo, debes decir el nombre de la persona o el departamento y el nombre de la empresa para que la persona que llama sepa que ha llegado al lugar correcto. Podrías dar una razón para no contestar el teléfono, como que no estás en el despacho o que todos tus representantes de servicio están ocupados con los clientes. Pero definitivamente deberías disculparte por no poder hablar con ellos de inmediato.
Dependiendo del tipo de mensaje que estés usando, también puedes incluir información como:
- Horario comercial si estás grabando un mensaje fuera de horario de servicio.
- Últimas promociones si el mensaje es para el departamento de ventas o servicio.
- Información de contacto alternativa, como una dirección de correo electrónico o un sitio web para un número general.
Por último, asegúrate de invitar a las personas que llaman a dejar un mensaje. Puede parecer intuitivo, pero muchas personas cuelgan en lugar de dejar un mensaje si no les preguntas. Tranquilízalos diciéndoles que les devolverá la llamada en 1 o 2 días hábiles y cumple con esa promesa.
Consejos para grabar mensaje de buzón de voz empresarial
Si quieres un mensaje de buzón de voz para una persona, como un gerente o un director ejecutivo, está bien pedirle a la persona que grabe su propio mensaje. Pero para los mensajes de buzón de voz de negocios, como tu departamento de ventas o servicio, es posible que prefieras un profesional. Si no es un profesional, al menos asegúrate de que la misma persona registre todos los mensajes para mantener la coherencia.
El mensaje debe ser de audio de alta calidad sin distorsiones ni ruido de fondo. Evita la jerga y utiliza un lenguaje que sea familiar y cómodo para tu audiencia . Si tu público objetivo es multilingüe, es posible que debas grabar varias versiones en diferentes idiomas.
Pautas para grabar un mensaje de buzón de voz profesional
- No utilices frases enlatadas como “Tu llamada es muy importante para nosotros”. A la mayoría de la gente no le gusta porque se usa en exceso y suena poco sincero. En su lugar, habla directamente con la persona que llama y dile “No queremos perder su tiempo en espera, así que deje un mensaje”.
- Nunca olvides mencionar a la persona o al departamento al que se dirige el mensaje de voz. El buzón de voz puede parecer impersonal en el mejor de los casos, no aumentes la frustración del cliente.
- Discúlpate por no responder a su llamada, pero igualmente, evita usar palabras cliché. Usa una voz cálida y sé sincero al decirlo. Trata de evitar un tono impersonal y monótono.
- Evita dar demasiados detalles. Si quieres ofrecer alternativas, mantenlo simple como un sitio web u otro número de teléfono. Las personas que llaman no necesitan saber tu horario comercial, las direcciones a tu oficina y toda la información de tus redes sociales en el mensaje.
- Mantén el mensaje breve, preferiblemente dentro de los 25 segundos aproximadamente. A partir de ese tiempo, nadie dejará un mensaje.
- Invita a la persona que llama a dejar un mensaje y no olvides mencionar cuándo y cómo le devolverás la llamada.
- Trata de evitar el humor u otros toques personales a menos que sepas que reflejan los valores de tu marca. Si crees que incluso a algunas personas no les gustan las palabras divertidas, es mejor usar un lenguaje sencillo.
Comprueba y actualiza los mensajes del buzón de voz
Una vez que hayas grabado los distintos mensajes, es hora de probarlos. No esperes a que los clientes llamen y te dejen un mensaje. Pide a los empleados u otros contactos de confianza que llamen a tu número y escuchen el mensaje del buzón de voz. Escucha sus comentarios. Si dicen que el volumen es demasiado bajo o que el altavoz va demasiado rápido para entenderlo, es posible que debas realizar ajustes.
Asegúrate de actualizar los mensajes del buzón de voz de tu empresa si es necesario. Con el tiempo, tu negocio crecerá y cambiará. Tu audiencia también puede ser diferente. Por lo tanto, un mensaje que funcionó bien cuando era una pequeña empresa con 2 empleados puede ser inapropiado cuando tienes un departamento de servicio al cliente de 10 personas.
Recuerda que necesitas diferentes mensajes de buzón de voz para diferentes fines. No puedes usar el mismo para un empleado y un departamento completo. Los mensajes de buzón de voz de vacaciones o días festivos pueden necesitar un contenido diferente al de un mensaje fuera de horario.
Ejemplos de mensaje profesionales
Hola, se ha puesto en contacto con el departamento “X” de la “empresa ABC”. No podemos atender su llamada en este momento, pero deje su nombre e información de contacto. Uno de los miembros de nuestro equipo se comunicará con usted en un plazo de 24 horas.
Gracias por llamar a “Nombre de la empresa”. Todos nuestros representantes están actualmente ayudando a los clientes a lograr el “objetivo”. Déjenos su nombre, número de teléfono y mensaje después del pitido, y le ayudaremos dentro de las próximas 24 horas. Tenga un buen día.
También puedes incluir un sitio web o una dirección de correo electrónico que puedan usar u otro número de teléfono en caso de que se trate de una emergencia.
Ejemplos de mensaje navideños
Los mensaje navideños son esenciales, ya que las personas que llaman desean saber cuándo volverás a abrir o cuándo pueden esperar una respuesta.
Hola, ha llegado a “nombre” en “empresa”. Nuestra oficina está cerrada hasta la “fecha X”, pero déjenos su nombre y número de teléfono y nuestro equipo se comunicará con usted lo antes posible. ¡Disfrute de las “X vacaciones” y gracias por llamar!
¡Felices vacaciones! Ha llegado a la “empresa X”. No podemos contestar el teléfono en este momento, pero nos comunicaremos con usted inmediatamente después de las vacaciones en la “fecha”. Asegúrese de dejar su nombre, número de teléfono y un breve mensaje. Gracias.
Ejemplos de mensaje personales
Si tus empleados tienen una relación cercana y directa con los clientes, entonces el mensaje de buzón de voz puede reflejarlo. Si no es así, es apropiado un mensaje más general.
Hola, ha llegado a “nombre” en “empresa”. Estoy ayudando al “tipo de empresa” a obtener “metas o resultados”. Deje su nombre y número, y podemos discutir cómo obtener resultados similares para su negocio.
Hola, ha llegado a “nombre” en “empresa”. Estoy de vacaciones desde la “fecha” hasta la “fecha”. Comuníquese con “compañero” al “número” o envíe un correo electrónico a la “dirección de correo electrónico”. Que tengas un gran día y nos vemos en “Y días o mes”.
Saludos fuera de horario
Si estás grabando un saludo para los momentos en que tu oficina está cerrada, las personas que llaman apreciarán medios alternativos de comunicación. Así que asegúrate de incluir tu sitio web, dirección de correo electrónico o páginas de redes sociales. No incluyas todas las opciones disponibles, sé breve y simple.
Hola, se ha comunicado con la “empresa XYZ”. Actualmente estamos cerrados y nuestro horario de oficina es de “x hora” a “x hora” “zona horaria”. Visítenos en el “sitio web de la empresa” para obtener más información, o déjenos su nombre y número de teléfono y nos comunicaremos con usted el “X día”. Gracias por llamar a “empresa X”.
Gracias por llamar “nombre comercial”. Actualmente no podemos responder a su llamada porque nuestro horario de atención es “horario comercial” de lunes a viernes. Siempre puede contactarnos a través del chat en vivo en nuestro sitio web “URL” y nuestra tienda está abierta los fines de semana de “X hora a Y hora”. Si desea que le devolvamos la llamada, deje su nombre y número después del pitido.
Comienza a usar VoIPstudio en el sistema telefónico de tu empresa y te ayudaremos a configurar los mejores mensaje de buzón de voz.
