Si trabajas en recursos humanos, sabrás que tus habilidades más valiosas se centran en trabajar con personas y no metiendo datos en un ordenador. Pero eso no cambia el hecho de que el software de recursos humanos se está volviendo cada vez más popular.
Desde la supervisión del proceso de contratación hasta la mejora del compromiso de los empleados, los departamentos de recursos humanos suelen gestionar varios procesos, se comunican con muchas personas y manejan muchos formularios. No hace falta decir que la simplificación de todas estas tareas puede ahorrar tiempo y recursos.
Aquí es donde entra en juego la elección de la mejor plataforma de automatización. La automatización de recursos humanos puede ayudarte a centrarte en un trabajo más estratégico, lo que permite que tu pequeña empresa tenga éxito a largo plazo y se enfoque en el crecimiento futuro. Veamos el poder de la automatización en la práctica.
Qué es la automatización de RRHH
La automatización de recursos humanos agiliza y optimiza varias funciones de recursos humanos utilizando herramientas digitales vanguardistas. De esta forma, las empresas pueden mejorar significativamente la eficiencia de su departamento de recursos humanos al utilizar plataformas que automatizan tareas y procesos manuales, como la introducción de datos, la administración de beneficios, la incorporación de empleados y la gestión de nóminas.
El software de automatización puede ayudar a reducir el error humano, aumentar el cumplimiento normativo, mejorar las experiencias de los empleados y crear oportunidades para la toma de decisiones basada en datos. Hacer esto también permite que el equipo de recursos humanos se concentre en áreas clave de su función, como la búsqueda de nuevos talentos y la capacitación y crecimiento del talento que ya tienen.
Algunos ejemplos de automatización de recursos humanos incluyen:
- Sistemas de seguimiento de candidatos (ATS): se utilizan para automatizar las ofertas de trabajo, las evaluaciones de CV’s y los procesos de entrevista.
- Herramientas de autogestión: guían a los nuevos empleados a través de manuales de incorporación, desde correos electrónicos de bienvenida y configuración de cuentas hasta materiales de orientación e inscripción en beneficios.
- Herramientas de gestión del rendimiento: realizan un seguimiento automático de las métricas de rendimiento de los empleados y ayudan a gestionar las revisiones de rendimiento.
- Software de control horario: los empleados y los directores de recursos humanos pueden controlar las horas, las horas extra, las vacaciones pagadas, etc. Este software también puede recopilar datos de diferentes fuentes para que sean claros y fiables.
- Herramientas de encuestas para empleados: hacen que medir el compromiso y la satisfacción de los empleados sea sencillo para todos.
- Plataformas de comunicación: herramientas como los sistemas VoIP facilitan la incorporación, el enrutamiento de llamadas, las llamadas en conferencia y la formación para el personal del call center.
La automatización de RRHH beneficia a las pymes
Independientemente de la industria o tamaño, cada empresa debe tomar nota de las últimas tendencias de automatización. Pero, ¿cómo puede beneficiar a los departamentos de recursos humanos en una pequeña empresa?
Agiliza los procesos de contratación
Las herramientas de automatización permiten a las empresas atraer, captar y seleccionar a los candidatos más adecuados de manera eficiente. Esto tiene un valor incalculable en un mundo remoto donde muchos de candidatos pueden presentar solicitudes de todo el mundo.
Mediante el uso de tecnologías como el aprendizaje automático y el procesamiento del lenguaje natural, la automatización puede ayudar a los responsables de contratación a revisar los currículum, programar entrevistas y monitorear la comunicación de los candidatos, reduciendo la carga de trabajo administrativo y los errores humanos.
La automatización de los recursos humanos puede incluso mejorar el proceso de contratación al:
- Identificar las habilidades fundamentales y los requisitos del puesto.
- Predecir el comportamiento y desempeño de los candidatos.
- Garantizar el cumplimiento de las cambiantes leyes laborales.
- Ofrecer una experiencia positiva al candidato, con comunicación personalizada e interacción fluida.
Mejora la incorporación de empleados
La automatización de recursos humanos mejora significativamente la incorporación de los empleados al optimizar los procesos, reducir los errores y ayudar a trabajar de manera más eficiente.
La simplificación de procedimientos como la verificación de antecedentes y la recopilación de documentación acelera el proceso de incorporación. Esto ayuda a garantizar que los empleados puedan adaptarse a sus roles y trabajar productivamente cuanto antes.
Las plataformas automatizadas también permiten una experiencia más personalizada y atractiva para los nuevos empleados a través de funciones como:
- Sesiones de orientación virtuales.
- Sesiones de formación guiadas.
- Seguimiento de rendimiento automatizado.
Todo ello contribuye a la satisfacción de los empleados desde el primer día de trabajo. A largo plazo, esto conduce a un lugar de trabajo más positivo con una mayor retención de empleados.
Administra la gestión de la asistencia
La gestión del tiempo es vital para las pequeñas empresas. La implementación de tecnología de automatización como el software de gestión de tiempo puede transformar tu productividad, ayudándote a administrar los horarios de los empleados y cumplir con sus plazos.
Este software utiliza los datos en todo su potencial, lo que permite que todos los miembros de tu equipo realicen un seguimiento de los plazos de los proyectos, identifiquen las áreas en las que están trabajando en exceso y deleguen tareas a los miembros del equipo con más flexibilidad.
Además, los directivos pueden usar los datos para obtener una vista en tiempo real de la asistencia de los empleados, las solicitudes de vacaciones y la disponibilidad del equipo. Con esta información, puedes ajustar los plazos o mover empleados entre proyectos según sea necesario.
Esto no solo reduce los errores, sino que también te ayuda a comprender los patrones de trabajo de los empleados y la productividad general, permitiéndote aprender y hacer mejoras cuando sea necesario.
Simplifica la gestión del rendimiento
Con sistemas de automatización dedicados, puedes optimizar y simplificar las tareas de gestión del rendimiento, como el establecimiento de objetivos y el seguimiento del progreso de los empleados, dando apoyo en su debido momento.
En lugar de dedicar tiempo a recopilar datos manualmente, tienes más tiempo para analizarlos, lo que te permite concentrarte en administrar y desarrollar empleados. Un proceso automatizado basado en datos también te ofrrece la base para un enfoque justo y consistente para la gestión de empleados.
Mejora la autogestión de los empleados
En la cultura laboral de hoy en día, es esencial que los empleados tengan la libertad y flexibilidad para administrar y acceder a la información relevante.
La implementación de herramientas como el software de recursos humanos ofrece a los empleados acceso instantáneo a sus datos personales, como días de vacaciones, nóminas e información sobre beneficios. Dicho software mejora la experiencia de los empleados, fomentando la transparencia y la confianza en su lugar de trabajo al permitir que los empleados accedan y verifiquen sus propios registros.
Con la adopción del software de nómina, los empleados pueden solicitar fácilmente tiempo libre, actualizar sus datos personales, acceder a los servicios de soporte de la empresa e incluso realizar un seguimiento de su desarrollo profesional. Hacer que estos procesos sean de “autoservicio” brinda a los empleados un sentimiento de propiedad y autonomía, lo cual es muy beneficioso para aumentar la satisfacción de los empleados.
Ayuda en el cumplimiento y la presentación de informes
Las herramientas de automatización ayudan con el cumplimiento normativo y la generación de informes dentro de las empresas. Aquí no hay lugar para el error humano, y al reemplazar los procesos manuales, puedes eliminar las inconsistencias de los datos que pueden conducir al incumplimiento.
Además, el software de automatización recopila datos en tiempo real, por lo que puedes verificar regularmente tu cumplimiento, ayudándote a mantenerte a la vanguardia de la legislación. Al mantener todos los datos en un solo lugar, el software de compliance puede generar la documentación requerida y los formularios que necesitas, lo que hace que el cumplimiento sea mucho más ágil.
Estrategias de automatización de RRHH
Ahora que sabemos lo que puede hacer la automatización inteligente, ¿cómo puedes implementarla?
Busca soluciones de automatización de recursos humanos
Para comenzar, busca opciones online acreditadas, como blogs de tecnología de recursos humanos, informes de la industria y revisiones para recopilar información sobre tendencias de automatización, proveedores conocidos y soluciones apropiadas. Mira los foros de recursos humanos o los grupos de LinkedIn para preguntarles a las personas con experiencia de primera mano sobre cómo usan estos sistemas y los principales beneficios.
Si has echado el ojo a una solución, comprueba si el proveedor ofrece recursos formativos como ebooks y webinars. Estos te dan una idea del producto y la empresa antes de realizar una compra.
Una vez que sepas lo que estás buscando y te estés listo para tomar una decisión, ponte en contacto con el equipo de ventas y haz preguntas sobre las funciones y el soporte necesarios.
Comienza con los procesos fundamentales
Cuando estás implementando la automatización de recursos humanos, es importante comenzar con los procesos más cruciales.
Esto incluye:
- Búsqueda de talento, selección de CV y entrevistas.
- Incorporación de empleados.
- Gestión de nóminas.
- Gestión del rendimiento y la productividad.
- Aprendizaje y desarrollo.
- Baja de empleados.
Al automatizar estas tareas rutinarias y administrativas, puedes reducir significativamente el tiempo dedicado al trabajo manual repetitivo y pasar a proyectos más estratégicos.
En lugar de simplemente permitirte estar al tanto del trabajo que ya estás haciendo, mejorará de manera proactiva la gestión de tu empresa.
Personaliza la automatización de flujos de trabajo
Todo el mundo quiere trabajar más rápido y de forma más consistente. Pero el proceso de automatización no es una solución única para todos.
Al configurar la automatización de recursos humanos, es esencial personalizar los flujos de trabajo de según las necesidades específicas de tu equipo, creando una experiencia perfecta tanto para los empleados como para la dirección.
Permite que los problemas de los equipos te den pistas sobre la solución. Por ejemplo, tu equipo de atención al cliente puede estar haciendo un buen trabajo por su cuenta, pero necesita ayuda para comunicarse con otros equipos. En este caso, valora integrar una solución de VoIP con tu otro software para compartir información entre departamentos.
De esa forma, el equipo de ventas puede ver las notas de soporte en su CRM. Al hacer que tus equipos trabajen juntos con mayor frecuencia, aumentará el compromiso de los empleados y facilitará su desarrollo.
Formar al personal de recursos humanos y a los empleados
El software de automatización de recursos humanos es una inversión que vale la pena, pero debes asegurarte de que tus equipos lo aprovechen. Eso significa dedicar tiempo y recursos a capacitar al personal de recursos humanos y a los empleados que harán uso de la solución.
Es fundamental para garantizar que los procesos automatizados funcionen sin problemas dentro de la organización. Al formar adecuadamente al personal de recursos humanos, comprenderán mejor los matices del software y sus capacidades, lo que les permitirá solucionar cualquier problema que pueda surgir.
Recuerda dar a los empleados instrucciones claras o tutoriales para usar la nueva plataforma y los nuevos servicios para que puedan adaptarse más fácilmente a los nuevos procesos. De este modo, los empleados que estén acostumbrados a trabajar con métodos anticuados aceptarán el cambio.
Finalmente, asegura una sólida línea de comunicación entre Recursos Humanos y otros equipos, para que los empleados puedan plantear problemas rápidamente con los nuevos sistemas.
Monitorizar y optimizar el rendimiento
La implementación exitosa de herramientas de automatización es un proceso continuo. Debes seguir monitorizando y optimizando tu nuevo sistema para asegurarte de obtener los resultados que quieres.
Al igual que con muchos proyectos comerciales, puedes hacer esto mediante el seguimiento de los KPI, que pueden incluir los siguientes:
- Rotación de empleados
- Satisfacción del empleado
- La satisfacción del cliente
- Momento de contratar
- Número de empleados que se quedan después de un año
Automatización de recursos humanos para pequeñas empresas
La automatización es una tendencia creciente que llegó para quedarse. En las pymes, las soluciones de automatización de recursos humanos pueden aumentar la productividad, garantizar que cumplas con las normas y mejorar la experiencia de los empleados, tanto para el personal existente como para los nuevos contratados.
Los equipos de recursos humanos que puedan implementar con éxito la automatización con la personalización y la formación adecuadas, obtendrán los beneficios, lo que permitirá desarrollar y escalar sus sistemas en el futuro.
VoIP puede integrarse con soluciones de recursos humanos
Las soluciones de comunicación en la nube de VoIP también pueden integrarse con las soluciones de recursos humanos para aumentar la productividad de los departamentos de recursos humanos de las siguientes maneras:
Comunicación optimizada: al integrar las soluciones de comunicación en la nube de VoIP con los sistemas de recursos humanos, los profesionales de recursos humanos pueden tener canales de comunicación fluidos para diversas tareas de recursos humanos, como entrevistas de candidatos, incorporación de empleados y comunicación interna de los empleados. Esta integración elimina la necesidad de cambiar entre diferentes plataformas, ahorrando tiempo y aumentando la eficiencia.
Automatización de procesos de recursos humanos: las soluciones de comunicación en la nube de VoIP se pueden integrar con los sistemas de recursos humanos para automatizar los procesos de recursos humanos de rutina. Por ejemplo, el enrutamiento automatizado de llamadas puede dirigir las llamadas al personal de recursos humanos adecuado según la naturaleza de la consulta o automatizar la comunicación de seguimiento con los candidatos. Esto reduce el esfuerzo manual, minimiza los errores y acelera las operaciones de recursos humanos.
Canales de comunicación unificados: la integración permite a los profesionales de recursos humanos acceder a herramientas de comunicación, como llamadas telefónicas, videoconferencias y mensajería instantánea, desde sus soluciones de recursos humanos. Este entorno de comunicación unificado mejora la colaboración entre los miembros del equipo de recursos humanos, lo que permite una rápida toma de decisiones, resolución de problemas y coordinación eficiente de tareas.
Accesibilidad móvil: las soluciones de comunicación en la nube de VoIP proporcionan aplicaciones móviles que permiten a los profesionales de recursos humanos mantenerse conectados y acceder a la comunicación con recursos humanos sobre la marcha. Esta flexibilidad garantiza que el personal de recursos humanos pueda abordar asuntos urgentes con prontitud, independientemente de su ubicación, lo que mejora la capacidad de respuesta y la productividad.
Sincronización de datos: la integración entre la comunicación en la nube de VoIP y las soluciones de recursos humanos permite la sincronización de los datos de los empleados. Cuando se realiza o recibe una llamada, se puede mostrar información relevante de los empleados, lo que ofrece a los profesionales de recursos humanos un contexto inmediato y facilita una mejor comunicación e interacciones personalizadas.
Análisis e informes mejorados: la integración de la comunicación en la nube de VoIP con soluciones de recursos humanos permite la recopilación y el análisis de datos de comunicación, como la duración de la llamada, el volumen de llamadas y los tiempos de respuesta. Estos datos se pueden utilizar para generar informes detallados, identificar tendencias y tomar decisiones basadas en datos para optimizar los procesos de recursos humanos y mejorar la productividad general.
Si quieres obtener más información sobre cómo integrar VoIP con soluciones de recursos humanos, contacta con nosotros.
