La comunicación de voz empresarial es muy diferente de la experiencia del consumidor en muchos aspectos. La mayoría de las personas y los hogares usan teléfonos fijos para sus llamadas y el buzón de voz.
Aunque tu operador de telefonía puede ofrecer muchas otras funciones, pocas personas las conocen. De hecho, el aumento de los teléfonos inteligentes ha reducido significativamente la necesidad de teléfonos fijos entre los consumidores.
La historia es bastante diferente para las empresas. Aunque gran parte de la comunicación empresarial se han trasladado a otros formatos y canales como el correo electrónico, la mensajería instantánea e incluso las redes sociales corporativas, los teléfonos fijos, o más bien la comunicación de voz, siguen siendo parte integral de la mayoría de las organizaciones. Aunque se trate de una pequeña empresa que depende de recibir pedidos por teléfono o de una gran corporación que necesita brindar un amplio soporte al cliente, las llamadas de voz son una parte crucial de la empresa.
Es parte de la razón por la cual las organizaciones invierten en sistemas de calidad que pueden proporcionar fiabilidad y flexibilidad. Incluso un corto periodo de inactividad puede causar una disminución significativa en los ingresos a través de la pérdida de ventas o contratos, empañar la imagen de la marca y generar clientes molestos.
Sin embargo, la tecnología de línea fija no había cambiado mucho durante décadas hasta que apareció VoIP.
VoIP mejoró la comunicación empresarial
Una vez que las personas se acostumbran a la nueva tecnología, comienzan a preguntarse cómo funcionaban con los sistemas antiguos.
Por ejemplo, nadie puede imaginar volver a los días en que el correo electrónico no se usaba ampliamente para la comunicación empresarial.
Una perspectiva similar es útil cuando se analiza cómo VoIP ha afectado la comunicación empresarial en la última década.
VoIP ayuda a administrar los costes comerciales
Este es quizás el primer impacto que sienten las empresas después de cambiar a VoIP. Hay una serie de factores que contribuyen a hacer que VoIP sea significativamente más barato que los teléfonos fijos tradicionales.
Las empresas no solo pueden reducir sus gastos mensuales para la comunicación de voz. También pueden administrar mejor las funciones que se obtienen a cambio.
El modelo de suscripción mensual preferido por los proveedores de VoIP permite a las empresas estimar los gastos mensuales con mayor precisión y planificar los flujos de efectivo. Las empresas no tienen que preocuparse por los picos repentinos en los cargos por llamadas, o el pago de equipos / funciones que ya no usan.
VoIP libera a las empresas de estar vinculadas a contratos anuales que benefician más al vendedor que al cliente.
VoIP hace que la comunicación empresarial sea más eficiente
Para una organización empresarial, el tiempo es dinero. Cada momento adicional o innecesario dedicado a configurar o solucionar problemas con el sistema telefónico es tiempo que se desperdicia de manera efectiva.
Supón que el negocio pasa unas pocas horas cada semana para mantener el sistema PBX funcionando correctamente. Este es el tiempo que podría haberse invertido en atender a los clientes, optimizar los flujos de trabajo, asegurar nuevas ventas, etc.
Dependiendo del tamaño de la empresa, puede traducirse en miles de euros perdidos por semana.
Además, las empresas también tienen que pagar salarios a los empleados que se encargan de mantener el sistema telefónico. Si la organización puede reducir la cantidad de personas requeridas para tales tareas de rutina, el exceso de personal puede pasar a otros roles de más valor para el negocio.
Los sistemas de VoIP logran esto de muchas maneras. Los servicios alojados proporcionados por un contratista externo eliminan la necesidad de actuar con frecuencia o solucionar errores en el servicio telefónico.
Las funciones requeridas se pueden activar o desactivar a través de paneles de control web fácilmente accesibles, incluso por usuarios sin conocimiento técnico. Los gerentes pueden controlar mejor el acceso de los usuarios y los flujos de trabajo para optimizar la productividad.
VoIP ofrece valiosas características comerciales para un entorno digital
Durante gran parte del siglo XX, las empresas quedaron satisfechas con los servicios y características ofrecidas por los proveedores tradicionales. Sin embargo, el entorno empresarial ha cambiado considerablemente en las últimas dos décadas.
Este cambio ha venido de la mano de la varios conceptos novedosos. Algunos de ellos son computación en la nube, smartphones e incluso los conceptos de software como servicio (SaaS), plataforma como servicio (PaaS) e infraestructura como servicio (IaaS).
En este panorama, las organizaciones encontraron cada vez más difícil administrar la comunicación de voz. La explicación radica en que los teléfonos fijos no utilizaban completamente la tecnología.
Las llamadas de voz continúan existiendo en su propio silo separado. Los datos valiosos no eran transferibles o interoperables con otros sistemas de TI empresariales.
Una empresa puede tener un sistema separado para las llamadas telefónicas, otro para vídeo y llamadas en conferencia, y otro servicio de software CRM.
VoIP aúna la gestión en un sólo sistema
VoIP lleva las llamadas de voz a la era digital a través de características innovadoras como correo de voz visual, fax digital, IVR, contestador automático, etc.
La grabación de llamadas, los grupos de llamadas, el desvío de llamadas, etc. se pueden configurar rápidamente para cualquier usuario.
A cambio, la recompensa para las organizaciones ha sido significativa. Los empleados ya no están atados a una ubicación o dispositivo en particular. Pueden manejar la comunicación empresarial desde cualquier lugar, en cualquier momento.
VoIP aumenta automáticamente la productividad entre los usuarios y permite un uso más efectivo de los recursos. Las empresas dedican menos tiempo a administrar sus sistemas telefónicos y pueden concentrarse en aumentar su valor.
VoIP aún no ha alcanzado la madurez de otras tecnologías comerciales y se están introduciendo continuamente características innovadoras. Una vez convertido en el estándar para la comunicación de voz, posiblemente las empresas obtengan aún más valor de los sistemas VoIP en el futuro.
