VoIP ofrece un conjunto amplio de características, pero no todas son conocidas. La mayoría de las organizaciones son conscientes de que la tecnología les permite ahorrar en gastos mensuales, inversiones de capital y mantenimiento.
Ciertos aspectos de VoIP lo hacen flexible, escalable y eficiente. Sin embargo, no mucha gente conoce las características específicas que permiten estos beneficios.
De hecho, algunos de los inconvenientes de VoIP ya no son desventajas, ya que muchos proveedores han mejorado su servicio en esas áreas.
Envío por fax a través de VoIP
Por ejemplo, las empresas generalmente mantenían un teléfono fijo específicamente para su uso con fax, ya que los sistemas VoIP no podían manejar la comunicación por fax. Si bien puede parecer un canal anticuado, todavía es una necesidad para algunas industrias y mercados. Sin embargo, muchos proveedores ofrecen faxes digitales a través del servicio VoIP. Esto elimina la necesidad de mantener un teléfono fijo y una máquina de fax física.
Con el fax digital, las empresas pueden enviar y recibir faxes a través de su bandeja de entrada de correo electrónico.
Los faxes entrantes se adjuntan a los correos electrónicos como imágenes que se pueden imprimir si es necesario.
Los faxes salientes se pueden enviar de la misma manera. Desde hace un tiempo, las empresas han asumido que el envío de faxes era imposible a través de VoIP, pero ya no es así.
Integración con sistemas de seguridad.
Esta fue una razón más para tener un teléfono fijo o dos en el edificio de oficinas. La mayoría de los sistemas de seguridad se integran con teléfonos analógicos para permitir operaciones, permitir visitas dentro, etc.
Durante mucho tiempo, esto simplemente no fue posible con la tecnología VoIP. Aunque esta característica aún no está extendida, algunas implementaciones pueden funcionar bien con sistemas de seguridad para permitir la entrada de visitantes, el bloqueo de puertas, las conversaciones bidireccionales y otras opciones.
Esta es una buena noticia para las empresas que están considerando los sistemas VoIP y la mejora de la seguridad de sus instalaciones al mismo tiempo.
Analítica de llamadas
El elemento vital de la mayoría de las empresas ya no es el equipo o el dinero, sino los datos. Los datos se utilizan en todos los procesos comerciales para impulsar la eficiencia y la productividad. La comunicación de voz no es diferente.
Con los teléfonos analógicos, había un conjunto muy limitado de información que se podía recopilar y analizar. Dado que VoIP opera a través de la red de datos y se integra con otro software, periódicamente se pueden generar informes detallados sobre costes de llamadas, destinos, frecuencia, calidad y otros atributos para su análisis.
Estos informes pueden ser útiles para mejorar la calidad de las llamadas y evaluar la necesidad de nuevas funciones. Incluso, para determinar la satisfacción del cliente con los departamentos de soporte o los centros de llamadas. ¿Tus clientes reciben señales de ocupado en lugar de estar conectados a un operador?. ¿Se dirigen las consultas al correo de voz en lugar del equipo de ventas?.
Estas preguntas y más se pueden responder fácilmente con datos de llamadas.
Cribado de llamadas
A menos que tengas una secretaria, las opciones de detección de llamadas con teléfonos analógicos eran bastante limitadas. Podías contestar la llamada, dejarla ir al correo de voz o poner la llamada en espera.
Todas estas opciones requieren alguna acción por tu parte y las llamadas pueden interrumpir tu trabajo en momentos cruciales. La tecnología VoIP permite a los usuarios establecer reglas sobre qué números pueden sonar en tus teléfonos y cuándo.
Por ejemplo, un ejecutivo puede bloquear tres horas cada día durante las cuales las llamadas telefónicas se redirigen automáticamente a un compañero.
O crear una regla para que un número específico de un cliente importante pase a tu oficina pero todo lo demás se envíe al correo de voz.
Encuéntrame / sígueme
Independientemente del nombre real de esta característica por varios proveedores, la forma en que funciona es bastante similar. Los usuarios simplemente pueden añadir una lista de números que pueden usarse para comunicarse con ellos cuando alguien llama.
Todos estos números pueden sonar simultáneamente o uno tras otro para que la persona que llama pueda comunicarse con el usuario, independientemente de su ubicación o dispositivo.
Esta característica se puede combinar con la detección de llamadas para garantizar que solo números específicos puedan llegar a dispositivos particulares. Estos pueden ser muy importantes para los gerentes o ejecutivos. Un empleado puede configurarlo para que las llamadas entrantes suenen primero en tu teléfono de oficina, luego en tu móvil y finalmente en tu teléfono de casa antes de ser enviado al correo de voz.
En otras situaciones, todos los teléfonos pueden sonar simultáneamente para que el usuario pueda responder usando el dispositivo más cercano a ellos.
‘Susurrar’ a los empleados
A veces, los empleados necesitan ayuda para manejar las interacciones con los clientes o para hablar con ellos. Sobre todo, equipos de ventas o representantes de soporte técnico. Esta característica permite a los gerentes escuchar esas conversaciones sin que el cliente se dé cuenta.
Luego pueden optar por dar consejos más adelante. O incluso durante la llamada para ayudarlos a cerrar la venta, proporcionar detalles adicionales o resolver un problema complicado.
A medida que la tecnología VoIP madure, la lista de características solo seguirá creciendo. Tal como está, la brecha entre POTS y VoIP ya es muy amplia, pero con el tiempo, hay menos razones para mantener los teléfonos fijos.
