Al igual que la mayoría de las empresas, tu organización ha decidido cambiar a VoIP y alejarse de las líneas fijas tradicionales. Un proyecto como este requiere que la empresa tome muchas decisiones, incluido el tipo de servicio VoIP, qué proveedor satisface mejor tus necesidades, etc. También debes considerar qué tipo de teléfonos necesitan tus empleados para hacer llamadas.
Los teléfonos IP: de todos los tipos y tamaños
Casi todo el mundo está familiarizado con el teléfono fijo tradicional. Los teléfonos IP son muy similares a los dispositivos más antiguos, pero la tecnología VoIP te permite usar diferentes tipos de dispositivos como teléfono. Por ejemplo, un empleado puede instalarse un softphone en su portátil y hacer llamadas mientras viaja. Los usuarios también pueden descargar Apps para los diferentes sistemas operativos y usar VoIP para responder llamadas comerciales.
Los teléfonos IP están disponibles en una gran variedad de formatos, -desde auriculares pequeños con funciones básicas hasta modelos ejecutivos con funcionalidades avanzadas-. Algunos teléfonos ni siquiera tienen pantallas (como los teléfonos de conferencia), mientras que muchos cuentan con una pantalla LCD básica. Como propietario o director de una empresa, no tienes que quedarte con un solo tipo de dispositivo. Puedes utilizar una combinación de software, hardware compatible con SIP e incluso herramientas analógicas de una oficina.
Características de un teléfono VoIP VS Características de tu sistema telefónico
Antes de comenzar con las diferentes funciones que puedes encontrar en un VoIP, recuerda que esto es distinto a la funcionalidad que tu proveedor de servicios te ofrece para el sistema en general. Algunas características pueden requerir equipos de hardware específicos para funcionar correctamente. Tu proveedor de servicio de VoIP puede permitir videollamadas en grupo, pero si los teléfonos de tu oficina no tienen pantallas, no puedes beneficiarte de esa característica en particular.
Por el contrario, solo porque tengas un tipo de hardware no significa que tengas que usar todas las funciones. VoIP es flexible y permite a los usuarios, -y a los administradores del sistema-, varios niveles de control sobre la configuración, características y funcionalidades. La mayoría de las organizaciones intenta evitar la compra de modelos costosos para los empleados que no los necesitan, lo que reduce el coste total del sistema.
Considera el ejemplo de una oficina con un departamento de ventas. Si la mayoría de sus vendedores se mueven constantemente y rara vez están en la oficina, realmente no necesitan teléfonos de mesa. La mayoría de ellos preferiría usar una aplicación en sus smartphones y poder tener acceso a la mayoría de las funciones disponibles en el sistema VoIP que utilices.
Características básicas de un teléfono IP
A menos que estés utilizando un softphone o una App, la mayoría de los teléfonos IP vienen con la misma configuración básica. Un teléfono de escritorio tendrá un auricular para realizar llamadas, múltiples puertos para la conexión a Internet e incluso uno o dos puertos analógicos, una pantalla LCD, botones, altavoces y micrófonos. Los modelos básicos tendrán componentes más baratos, pantallas más pequeñas y no demasiados botones adicionales. Los modelos más caros pueden tener múltiples altavoces, componentes de mayor calidad, pantallas más grandes, etc.
La pantalla LCD en la mayoría de los teléfonos IP es monocromática, es decir, es una pantalla en blanco y negro. Esto es suficiente para la funcionalidad básica, como el identificador de llamadas, acceso a la pantalla de configuraciones, cambio del idioma, etc. Los teléfonos de modelos Premium pueden tener pantallas a color para la navegación web básica o videollamadas. Algunos fabricantes están experimentando con pantallas táctiles en lugar de botones, aunque la gran mayoría de los teléfonos tienen aún botones físicos.
Cualquier teléfono VoIP debe tener puertos para la conexión de red, así como para conectarse a un escritorio y a otros ordenadores. Los teléfonos IP también pueden tener múltiples puertos y actuar como un interruptor en la red. A menos que el teléfono tenga soporte para PoE (Power over Ethernet), necesitará un enchufe. A diferencia de las líneas fijas tradicionales, los teléfonos IP no pueden funcionar sin electricidad.
Los botones físicos son estándar en la mayoría de los teléfonos IP. Además de las teclas alfanuméricas tradicionales, también encontrarás botones de funciones predeterminados para funciones específicas. Un buen ejemplo es la marcación rápida o los botones de transferencia de llamadas. Si te gastas un poco más en un teléfono IP, podrás obtener modelos que tengan botones de función programables.
Los teléfonos IP Premium cuentan con un amplio soporte para funciones de software como el cifrado, administración de red, múltiples idiomas, etc. Si tienes una nómina de empleados diversa, lo mejor es tener teléfonos que puedan soportar diferentes idiomas. Las empresas también deben buscar modelos que admitan el cifrado a medida y que cumplan con las exigencias de seguridad y privacidad de las distintas industrias.
Como norma general, obtienes lo que pagas con los teléfonos IP. Los modelos de gama más alta generalmente tienen un sonido de más calidad, ofrecen soporte para funciones avanzadas y duran más tiempo sin causar problemas. Encontrar teléfonos IP adecuados para tu negocio puede aumentar la productividad de tus empleados, pero una mala elección puede obstaculizar seriamente tu capacidad de trabajo.
