La comunicación eficaz, tanto interna como externa, es fundamental para el buen funcionamiento de cualquier organización. La pandemia actual y el cambio brusco hacia el trabajo a distancia solo han servido para resaltar el valor de una comunicación eficaz. Incluso antes de la actual crisis mundial, muchas empresas se encontraban con problemas de comunicación casi a diario. Con el trabajo desde casa convirtiéndose en la nueva normalidad, las empresas necesitan ahora más que nunca una mejor plataforma de comunicación.
Consecuencias de las ineficiencias de la comunicación
La mayoría de las empresas no cuentan con una plataforma de comunicación integral. Las aplicaciones se añaden cuando surge la necesidad y no se integran. Los usuarios no pueden pasar datos de un software a otra aplicación, por lo que es tedioso buscar y compartir información relevante.
Las ineficiencias de comunicación pueden tener consecuencias bastante dramáticas como:
- Pérdida de ingresos
- Quejas de clientes y pérdida de confianza
- Fechas límite incumplidas
- Rotación de empleados
- Demandas y acciones legales
Por lo tanto, las organizaciones deben invertir en una plataforma de comunicación, no solo en una o varias aplicaciones desconectadas.
¿Qué es una plataforma de comunicación?
Una plataforma de comunicación es una solución que facilita a las empresas la comunicación interna y externa. Abarca diferentes métodos de comunicación, como videollamadas, mensajería, uso compartido de documentos y administración de tareas. No todas las plataformas de comunicación ofrecen todas las funciones. Cada una puede centrarse en un área diferente, como la comunicación con el cliente o la gestión de proyectos.
Dependiendo de las necesidades de tu empresa, es posible que debas invertir en más de una plataforma. Debes proporcionar opciones de comunicación flexibles para tus empleados para que puedan cumplir sus objetivos y trabajar eficazmente entre ellos. ¿Cómo esperas que su personal cumpla o supere las expectativas sin las herramientas adecuadas?
Una plataforma de comunicación no tiene por qué estar basada en la nube, aunque es lo que utilizan la mayoría de las soluciones de software. Incluso un sistema de teléfono fijo antiguo con un PBX es una plataforma de comunicación. Sin embargo, las soluciones analógicas siempre han tenido limitaciones sobre cómo utilizarlas. Los sistemas actuales son mucho más potentes, utilizan múltiples herramientas y ofrecen mucha flexibilidad.
Ejemplos de plataformas de comunicación modernas incluyen sistemas telefónicos VoIP, soluciones de call center en la nube, sistemas de comunicación con el cliente, etc. Cada uno de estos sistemas utilizará una amplia variedad de software e incluso herramientas de aprendizaje automático para facilitar la comunicación. Algunas herramientas también ofrecen capacidades analíticas.
Tipos de plataformas de comunicación
Comunicaciones internas
Como su propio nombre indica, estas plataformas se enfocan en mejorar las comunicaciones comerciales internas entre tus empleados. Estas plataformas pueden incluir herramientas tanto en tiempo real como asincrónicas, por lo que los usuarios pueden elegir la mejor para una situación determinada. Las ventajas de utilizar una plataforma integral incluyen:
- Inicio de sesión único para todas las aplicaciones de la plataforma
- Interfaz de usuario similar en todas las herramientas
- Una vista de panel que proporciona una instantánea de todas las comunicaciones.
- Capacidad para reenviar mensajes de una herramienta a otra
Un sistema de comunicación unificado basado en VoIP como base puede ayudar a una empresa a optimizar los canales de comunicación interna. Estos sistemas deben ser fiables, seguros y, en algunos casos, también deben cumplir con los requisitos reglamentarios (industrias de servicios de salud, educación, financieros).
Comunicaciones con el cliente
Una herramienta de comunicación con el cliente permite a las empresas gestionar las solicitudes de los clientes, realizar un seguimiento de los tickets de soporte y comunicarse con los clientes. Varias herramientas pueden incluir chat en vivo en el sitio web de la empresa, administrar el correo electrónico entrante de los clientes y analizar las tendencias de los clientes. Una aplicación de CRM también puede ofrecer automatización basada en inteligencia artificial, para ayudar a administrar múltiples solicitudes de clientes de manera más efectiva.
La falta de comunicación con los clientes puede tener consecuencias graves, como pérdida de ingresos, pérdida del valor de la marca, errores publicitarios e incluso acciones legales. El uso de una plataforma de comunicación con el cliente puede ayudarte a mejorar la experiencia del cliente.
Gestión de proyectos
Toda empresa, pequeña o grande, tiene plazos y objetivos que cumplir. En este caso, una plataforma de gestión de proyectos integral es crucial. Estos sistemas ayudan a las organizaciones a dividir proyectos más grandes en partes más pequeñas y compartirlas con los equipos. Puedes asignar tareas a usuarios específicos, realizar un seguimiento de la finalización y ver los plazos del proyecto.
Puedes administrar varios proyectos, como lanzamientos de productos, campañas de ventas, proyectos de marketing y otros eventos ad-hoc.
Herramientas de colaboración
Las plataformas de colaboración permiten a los usuarios trabajar en el mismo conjunto de documentos necesarios para un proyecto. Cuando los equipos de proyectos trabajan desde casa o en otras ubicaciones remotas, la colaboración es vital. Necesitas herramientas para administrar la comunicación virtual en torno a archivos específicos, lo que permite a los usuarios editar documentos o comentar ediciones y cambios.
Estas herramientas no se limitan a documentos de texto. Puede tener paneles virtuales para intercambiar y compartir ideas. Compartir pantalla puede ayudar a los equipos a ver al presentador trabajar en algo, en lugar de simplemente escuchar una grabación. Estas herramientas son mejores que usar el correo electrónico, ya que puede interrumpir los flujos de trabajo, o intentar encontrar una sala de reuniones y tiempo para que todos se reúnan.
Videoconferencia
Las herramientas de videoconferencia son bastante comunes en organizaciones más grandes, pero incluso las pequeñas empresas pueden beneficiarse de estas herramientas. Es un sustituto de las reuniones en persona, los talleres, la incorporación de empleados, la capacitación y los seminarios.
Las plataformas de videoconferencia ofrecen muchas funciones, además del video en vivo. Puedes grabar reuniones y compartirlas con aquellos que no pueden asistir. Los asistentes pueden llamar a través de sus teléfonos si no tienen acceso a una cámara. Esto permite a los usuarios participar incluso cuando están de viaje. También tiene acceso a las opciones de chat grupal para compartir comentarios, realizar encuestas para medir el interés de los usuarios y permitir que los participantes se hagan cargo de la presentación de una parte de la reunión.
Son muchos los beneficios de sustituir las reuniones en persona por videoconferencias. No es necesario encontrar un buen momento para todos los asistentes, lo cual es importante si tus equipos están dispersos por varios lugares. Nadie tiene que viajar o gastar en habitaciones de hotel solo para 1 o 2 reuniones. Puedes tener reuniones frecuentes para las actualizaciones del estado del proyecto, ya que puedes configurarlas al instante.
¿Cuál es la mejor plataforma de comunicación?
Como propietario o gerente de un negocio, debes pensar qué plataforma se adapta mejor a tus necesidades. Esto significa que en lugar de lanzarte de cabeza a comprar un montón de herramientas que quizás no utilices, debes considerar tus flujos de trabajo y procesos.
Si tienes problemas para administrar las interacciones con los clientes, una plataforma de comunicación con el cliente puede ser la opción correcta. Casi todas las empresas querrán una herramienta para gestionar las comunicaciones internas. Sin embargo, es posible que no todo el mundo necesite herramientas de videoconferencia o gestión de proyectos.
Al evaluar cualquier plataforma de comunicación, analiza las siguientes características:
Características y precio
Existen varias plataformas de comunicación en el mercado y puede resultar difícil seleccionar la correcta. No es necesario comprar la opción más cara si no necesitas todas las funciones. Algunas plataformas tienen la opción de comprar funciones individuales como una actualización o agrupar diferentes funciones en una sola opción. Otros tendrán una opción de pago por uso en la que se incluyen todas las funciones.
Seguridad y fiabilidad
Cualquier plataforma de comunicaciones debe ser segura contra el uso no autorizado y fiable en circunstancias normales. Eso podría significar tener una opción de respaldo o conmutación por error, la capacidad de descargar y tomar tus datos si eliges cambiar de proveedor y acuerdos de nivel de servicio para delimitar las responsabilidades del proveedor en caso de tiempo de inactividad.
Casi todas las plataformas de comunicación utilizan la nube para una parte o toda su funcionalidad. Significa que debes proteger tus comunicaciones de las mismas amenazas que el resto de su red, como spam, intentos de piratería, fraude, etc. Dado que el proveedor controla la mayor parte del servicio, también debes verificar su postura de seguridad.
Flexibilidad y escalabilidad
Una plataforma de comunicación, sin importar cómo de completa sea su funcionalidad, deberá poder personalizarse para tu empresa y usuarios en particular. Así que busca opciones de personalización potentes que te permitan adaptar tus necesidades. Deberías poder activar y desactivar las funciones que ya no usas sin tener que esperar a un técnico. Si bien un administrador tendría el control general del sistema, los usuarios individuales también deberían poder cambiar la configuración.
Cualquier plataforma de comunicación tiene que crecer con la organización. No deberías tener que cambiar de proveedor simplemente porque no pueden satisfacer tu demanda. Así que busca una plataforma que pueda escalar fácilmente el número de usuarios activos. Incluso si esa trayectoria de crecimiento llevase años, es mejor estar preparado para el futuro que tener que abandonar el barco cada pocos meses en busca de una mejor opción.
Una plataforma de comunicaciones unificadas basada en VoIP es una buena opción para tus comunicaciones internas. VoIPstudio ofrece de todo, desde videoconferencias hasta correo de voz visual y la capacidad de usar dispositivos móviles con tu sistema VoIP, lo que lo convierte en una opción perfecta para la organización moderna.
Implementar una plataforma de comunicaciones
El hecho de que compres e instales la mejor plataforma de comunicación dentro de la empresa no significa que vaya a ser efectiva al instante. Solo obtienes lo que obtendrías en cualquier sistema. Por tanto, un uso eficaz de la nueva plataforma depende de tus empleados.
Obtén la aceptación de los usuarios permitiéndoles realizar una prueba de manejo y dejar comentarios sobre las diversas opciones antes de elegir una. Obtendrás el máximo provecho de la plataforma cuando los usuarios participen con entusiasmo y utilicen las diversas herramientas. La usabilidad y la interfaz son tan importantes como tener características sólidas.
