Cómo funciona VoIP para empresas

Publicado en: 2018-10-24 | Categorías: Proveedores VoIP Servicios VoIP Soluciones VoIP para empresas VoIP empresarial

En la actualidad, muchas personas están familiarizadas con VoIP, sus características y sobre cómo ahorrar dinero en comparación con las llamadas de voz convencionales.

Millones de consumidores ya han cambiado a los servicios de VoIP y el uso de VoIP móvil también se está generalizando. A fin de cuentas, ¿por qué pagar más por hacer llamadas cuando hay alternativas más baratas?

Pero VoIP empresarial es otra cuestión totalmente diferente. Aunque la tecnología es la misma, el tipo de características que se ofrecen son completamente distintas en comparación con VoIP para particulares.

Naturalmente, los servicios tendrán un precio adecuado, pero las organizaciones también pueden beneficiarse de enormes ahorros al igual que el consumidor promedio.

Cómo funciona VoIP dentro de una empresa

Las soluciones de VoIP alojadas suprimen una gran parte de la inversión y el mantenimiento que requieren los sistemas telefónicos empresariales tradicionales.

En comparación con los largos procedimientos que implica la compra de equipos, la firma de contratos de mantenimiento con proveedores de servicios y la instalación de líneas telefónicas, las empresas pueden comenzar a usar VoIP simplemente suscribiéndose a un plan que se ajuste a sus necesidades.

La forma en la que funciona es muy simple: el proveedor es responsable del hardware físico y del suministro del servicio telefónico. La empresa puede realizar llamadas sin tener realmente un sistema PBX, ya que las llamadas se enrutan a través de la red de datos de la empresa y la conexión a Internet.

En esencia, el sistema PBX reside en la nube y la gestión de funciones / servicios se realiza fácilmente a través de paneles online.

Qué puede hacer VoIP empresarial

La actualización a VoIP abre nuevas oportunidades para las empresas y mejores formas de optimizar los procesos comerciales existentes. Las soluciones de VoIP ofrecen escalabilidad y flexibilidad, dos aspectos que son de vital importancia para las empresas que operan en un entorno global dinámico y cambiante.

Pocas empresas pueden predecir con precisión la magnitud y el crecimiento de su negocio. Esto significa que una pequeña empresa con un puñado de empleados puede convertirse rápidamente en una empresa mediana en pocos años y quedarse atascada con un sistema heredado que no es suficiente para sus necesidades.

Por otro lado, incluso una empresa grande puede transformarse en una más pequeña debido a factores internos (pérdidas, desaceleración de los ingresos, etc.) o causas externas (efectos de recesión, mayor competencia, etc.).

En ambas circunstancias, VoIP puede escalar hacia arriba o hacia abajo para que las organizaciones no tengan que comprar o vender equipos costosos. Las empresas pueden simplemente agregar personas, líneas o números según sea necesario y eliminarlos cuando ya no sean útiles.

Ser capaz de escalar rápidamente puede ser la diferencia entre mantenerse en el negocio y quebrar, especialmente para organizaciones pequeñas y medianas.

Lo que VoIP puede ofrecer a los empleados

Aunque VoIP puede hacer mucho por la empresa en su conjunto, la tecnología también ofrece características increíbles que hacen que los empleados sean más efectivos y productivos. Un pequeño beneficio, como reenviar mensajes del buzón de voz a la bandeja de entrada del correo electrónico, puede suponer una gran diferencia en la productividad.

Con los sistemas telefónicos analógicos, los mensajes de voz generalmente están vinculados a un número particular y, si un empleado está de vacaciones, es posible que las llamadas no sean atendidas a tiempo. Con VoIP, el buzón de voz se puede reenviar a las bandejas de entrada de grupos para que cualquier empleado del grupo pueda recuperarlos y responderlos.

Tampoco se limita a pequeñas mejoras. Las soluciones VoIP ofrecen toda una serie de características innovadoras que pueden integrarse con otro software empresarial en una herramienta integral para la comunicación.

Dado que la mayoría de los trabajadores hacen malabarismos con múltiples dispositivos que van desde teléfonos móviles y tabletas a ordenadores de mesa y portátiles, la necesidad de hacer y recibir llamadas desde cualquier ubicación es una necesidad.

Las funciones tales como encuéntrame / follow me, timbre de dispositivos múltiples, recepcionista automático, etc., que eran caras y usadas solo por grandes corporaciones, ahora están al alcance incluso de las pequeñas empresas.

¿Cuánto cuesta VoIP?

Muchos responsables asumen que la actualización a VoIP sería costosa, ya que la nueva tecnología generalmente lo es, sin embargo, se sorprenden cuando descubren que el cambio a VoIP no es caro ni a corto ni a largo plazo.

Para las organizaciones que eligen soluciones alojadas, es necesaria muy poca o ninguna inversión de capital. Esto significa que la empresa no tiene que de qué preocuparse por la depreciación, el reemplazo de activos o las actualizaciones periódicas. Como no hay equipo en las instalaciones tampoco se necesita mantenimiento.

También se pueden obtener ahorros significativos las llamadas reducidas. En su mayor parte, las llamadas entre oficinas y empleados son gratuitas. Algunos planes pueden estar limitados a una cierta cantidad de llamadas por mes mientras que los planes ilimitados no tienen ningún límite.

Las empresas que realizan miles de llamadas a la semana obtendrán enormes ahorros solo con las llamadas locales. Cuando se tienen en cuenta las tarifas reducidas para llamadas internacionales, los costes mensuales de las llamadas pueden disminuir a una fracción de lo que solían ser. Además, las organizaciones pueden presupuestar mejor los recursos financieros, ya que no habrá grandes fluctuaciones en los gastos mensuales.

El tercer aspecto que reduce el coste total de propiedad de los sistemas de VoIP es que no hay necesidad de contratos de mantenimiento o servicio. Dado que el equipo es propiedad del proveedor es responsable de actualizar a una tecnología más nueva, el mantenimiento regular y cualquier reparación que pueda ser necesaria.

Muchas empresas descubren que pueden eliminar trabajos relacionados con el mantenimiento de los sistemas telefónicos y, en cambio, utilizar a esos empleados en otros departamentos más importantes. Al menos con los sistemas locales, la organización puede necesitar expertos para configurar el sistema o implementar cambios de configuración. Con soluciones alojadas, no hay tal requisito.

VoIP es para todas las empresas

Gracias a los beneficios dobles de precios más bajos y un amplio conjunto de funciones, el cambio a VoIP ofrece un retorno de la inversión positivo para organizaciones de cualquier tamaño. Las pequeñas empresas podrán proyectar una imagen profesional a los clientes y competir con grandes corporaciones.

Las empresas más grandes pueden reducir los gastos y la molestia de mantener sus propios sistemas telefónicos. Dado que VoIP reemplazará a la mayoría de los POTS que hemos conocido hasta ahora, la actualización a VoIP también es una inversión de futuro para las empresas.