En el mundo actual de las comunicaciones digitales, donde las empresas confían en VoIP, en la mensajería instantánea, las redes sociales y una gran variedad de canales para comunicarse, el envío de fax a menudo puede parecer un anacronismo.
Puede parecer que es una vuelta a los tiempos antiguos, a pesar de que el fax sigue usándose en numerosas industrias. Probablemente esto se deba a que el envío de faxes ha dejado de ser el principal medio de envío de documentos en el trabajo y muy pocos lo utilizan fuera de este ámbito.
A pesar de todo esto, algunas organizaciones aún necesitan enviar faxes. Puede deberse a requisitos establecidos por sus reglamentos internos, al cumplimiento de la seguridad de los datos o a las leyes de privacidad, o porque los proveedores y socios de otros países tienen más confianza en él.
Hay empresas que solo envían faxes un par de veces al año, mientras que en otras es parte del trabajo diario. Independientemente de cuál sea la situación de la empresa, enviar faxes se convierte en una cuestión importante a tener en cuenta al cambiar a los sistemas de VoIP.
Al analizar los requisitos para enviar faxes por VoIP, algunas compañías llegan a la conclusión de que no lo necesitan. Pero para las empresas que sí necesitan enviar un fax ocasionalmente se convierte en una pregunta difícil porque el fax no funciona través de líneas VoIP (con máquinas analógicas en cada extremo).
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Cómo mandar un fax usando VoIP o por qué mandar fax por VoIP no funciona
Códecs de compresión y audio
Uno de los principios básicos que hace que VoIP sea más eficiente que el resto es que los datos de voz se comprimen y se convierten en señales digitales que viajan a través de Internet.
Lamentablemente, este hecho hace que sea difícil enviar faxes, ya que la compresión provoca que los datos resultantes sean ininteligibles en el otro extremo. Los códecs de audio que no utilizan compresión son relativamente mejores para el envío de fax aunque usan más ancho de banda.
Jitter, pérdida de paquetes y latencia
Incluso si el códec de audio no está comprimido, la transmisión de datos a través de Internet implica la pérdida de paquetes y la inestabilidad. Esto quiere decir que algunos de los paquetes de datos no llegarán a su destino. Para el envío de voz no es demasiado importante, ya que no afecta a la conversación.
Sin embargo, los faxes no podrán volver a elaborar el documento si se pierden algunos paquetes. Esto no tiene nada que ver con la velocidad real de la conexión a Internet, por lo que obtener una línea más rápida no será de ayuda.
Conversiones y traducciones
La forma en la que se transmite la voz en Internet implica convertir señales de audio en paquetes de datos y luego volver a convertirlos en voz en el otro extremo. El envío de fax implica un paso adicional: la imagen tiene que convertirse en lenguaje de ordenador y luego en ondas de sonido que pueden viajar por líneas de teléfono.
En el destino, las ondas de sonido deben convertirse a lenguaje binario (de ceros y unos) y luego volver a la imagen original. Con todo esto podemos concluir que hay demasiados pasos para que el proceso funcione de manera correcta y los datos recibidos en el destino a menudo se confunden o se distorsionan. No debería sorprendernos que las máquinas de fax no completen el complejo proceso cuando se utilizan datos comprimidos y se descartan paquetes de datos.
¿Es imposible mandar un fax a través de VoIP?
Afortunadamente para las muchas empresas que necesitan enviar y recibir faxes que tienen redes VoIP hay una forma de que se puedan mandar archivos. Un protocolo llamado T38 hace posible que los proveedores ofrezcan Fax sobre IP o FoIP. Similar a la función de una puerta de enlace VoIP, las pasarelas de fax facilitan el envío y recepción de faxes y evitan los problemas que surgen al intentar enviar documentos a través del método convencional.
Enviar faxes a través de VoIp Studio
VoIP Studio es un servicio de VoIP empresarial que también ofrece fax por ordenador o Fax sobre IP. Gracias al soporte integrado para el protocolo T38 las organizaciones tienen un método confiable para enviar y recibir faxes. Significa que el envío de faxes y VoIP pueden funcionar juntos y eso es una herramienta en la que las empresas pueden confiar.
Otra ventaja de implementar el envío de fax a través de IP es que permite a las empresas obtener los beneficios de los servicios digitales cuando se aplican a tecnologías más antiguas. A pesar de que el envío de faxes a través de líneas telefónicas convencionales era completamente normal hace un par de décadas, actualmente las organizaciones no integran este flujo de trabajo con otros sistemas.
Con FoIP, los empleados pueden enviar faxes seleccionando el archivo en su ordenador. No es necesario bajar al aparato de fax solo para enviar una transmisión. Con bastante frecuencia esto también elimina el paso adicional de imprimir los documentos, ya que la mayor parte ahora se envía digitalmente. El fax digital puede simplemente imprimirse en el otro extremo eliminando por completo la necesidad de utilizar máquinas de fax tradicionales.
Esto se aplica también en la otra dirección: los empleados pueden recibir faxes en el ordenador como imágenes digitales y solo imprimirlos si es necesario. Este proceso significa que los empleados pueden recibir y enviar faxes incluso cuando están lejos de la oficina. También reduce la cantidad gastada en suministros de impresión por la organización y la necesidad de archivar, almacenar o triturar documentos no deseados.
