A pesar del crecimiento de los canales de comunicación en línea, como el chat y el correo electrónico, la voz sigue siendo la número uno. La voz es la forma más rápida y sencilla para que no solo los empleados de tu empresa se comuniquen entre ellos donde sea que estén, sino también para que las empresas se comuniquen con sus clientes. Si bien algunas preguntas de los clientes pueden responderse online, muchos todavía tienen preguntas específicas y prefieren el “trato humano” y hablar con una persona.
Esto significa que un servicio de telefonía comercial no fiable no solo puede dañar la eficiencia y la productividad entre los empleados, sino que también puede dar como resultado una experiencia y un servicio al cliente deficientes. Pero, ¿cómo sabes lo que hace que un sistema telefónico sea fiable?
La elección de un sistema de telefonía comercial fiable puede parecer desalentadora, pero no necesitas ser un experto para detectar un buen sistema telefónico. Sigue nuestra sencilla guía práctica para ayudarte a identificar el mejor sistema telefónico para tu negocio.
Necesitas un sistema telefónico de negocios fiable
La elección del sistema de telefonía comercial adecuado se reduce esencialmente a dos opciones: líneas fijas tradicionales a través de un contrato de proveedor de servicios; o un servicio de Protocolo de Voz sobre Internet (VoIP). Cada opción tiene sus propios usos, por lo que depende de cómo funciona tu negocio y para qué se utiliza el sistema telefónico. Las líneas terrestres son esencialmente sistemas de escritorio que requieren una conexión por cable tradicional desde el enchufe de la pared del teléfono a la red pública del operador. En contraste, las soluciones VoIP usan un teléfono IP o “teléfono virtual” y convierten las comunicaciones de voz en paquetes de datos para transmitirlos a través de tu línea de banda ancha. Los sistemas VoIP también ofrecen características y capacidades avanzadas .
Sistemas de telefonía fija vs. telefonía VoIP
La única forma de decidir cuál es lo mejor para tu negocio es investigar las características y los beneficios que ambos ofrecen, y luego considerar qué opción se adapta mejor a las necesidades de tu empresa. Por ejemplo, ¿es la fiabilidad la mayor consideración?. ¿O necesita más funciones?. ¿O quizás el coste sea el factor principal que determina su decisión?. ¿Y qué pasa con la seguridad?.
Las siguientes secciones describen las características y los beneficios clave de las líneas terrestres y los sistemas de telefonía VoIP, para ayudarte a tomar una decisión.
Cómo funcionan
Un teléfono fijo utiliza una conexión de cable de metal, generalmente cobre o fibra óptica para transmitir señales de voz analógicas a través de la red de un operador de un teléfono a otro. Los teléfonos de líneas terrestres son los teléfonos fijos, conectados a través de un enchufe de pared, con los que todos hemos crecido. En general, se alimentan a través de la línea en lugar de a través de una toma de corriente.
Los teléfonos fijos son generalmente de escritorio y es posible que tengan auriculares inalámbricos. Sin embargo, la estación base siempre estará conectada a la toma de pared. Las líneas terrestres son operadas por proveedores tradicionales, y se suministran bajo contrato, ya sea como líneas únicas o múltiples que generalmente se pagan mensualmente.
Un servicio de VoIP, por otro lado, requiere un teléfono IP (o softphone) y se refiere a las llamadas telefónicas que se realizan a través de Internet, en lugar de hacerlo a través de una red fija o móvil. Las señales analógicas se convierten a digitales y los datos se envían a través de banda ancha de alta velocidad a su destino. Skype es probablemente el ejemplo más conocido de un servicio VoIP.
El dispositivo final puede ser un teléfono fijo tradicional con un adaptador VoIP conectado a la toma de corriente de la pared o un “teléfono virtual”, que es esencialmente cualquier dispositivo que ejecute el software VoIP, por lo que podría ser un teléfono de escritorio, una computadora o una aplicación en un teléfono inteligente , lo que significa una flexibilidad mucho mayor. Los teléfonos VoIP de escritorio generalmente funcionan con electricidad, lo que puede ser algo a considerar como se describe más adelante en este artículo.
Podría decirse que las líneas fijas ofrecen una mejor capacidad de recuperación, ya que no están alimentadas por electricidad, lo que significa que si se produce un corte de energía por cualquier motivo, tu actividad no se detendrá. Otro argumento para los teléfonos fijos es que proporcionan una mejor calidad de voz.
Debido a que los datos de VoIP se transmiten a través de Internet, puede verse afectado por una conexión deficiente o por un tráfico intenso de red. Por el contrario, si la conexión de banda ancha es de fibra óptica, la calidad de voz en VoIP puede ser mejor que una línea fija.
Para aquellas empresas con un personal que no necesita capacidades avanzadas, como ubicaciones flexibles y conferencias, y que basan su decisión en la resistencia y seguridad absolutas, las líneas fijas pueden ser la mejor opción.
Sin embargo, para una empresa en la que muchos empleados hacen y reciben llamadas constantemente, VoIP es una mejor opción, ya que evita el costo de pagar y alquilar múltiples líneas fijas. Además, para compañías más ágiles, con una fuerza de trabajo remota y móvil, o aquellas que necesitan proyectar una imagen profesional de una compañía mucho más grande con características avanzadas tales como centralita virtual, número único, enrutamiento de llamadas, conferencias, etc., la telefonía VoIP puede ser la mejor y más barata opción.
VoIP también facilita mucho más la incorporación o eliminación de nuevos usuarios, según las fluctuaciones de la demanda, y puede escalar rápidamente para cumplir con los requisitos comerciales durante los períodos de mayor carga de trabajo. Con los teléfonos fijos, la capacidad de llamadas está limitada por el número de líneas que tiene. También puede estar vinculado a un contrato de 12 meses con un teléfono fijo, mientras que muchos proveedores de servicios de VoIP ofrecen un contrato móvil de 30 días, que puede ser útil para las empresas que tienen una alta rotación estacional o picos y depresiones en la demanda.
También vale la pena señalar que, si bien las líneas fijas pueden ofrecer muchas de las funciones avanzadas ofrecidas por VoIP, requieren un PBX local para hacerlo. Un PBX requiere hardware costoso y experiencia técnica para proporcionar mantenimiento y actualizaciones.
Comparando costes
Una de las principales ventajas de VoIP, junto con sus características avanzadas y flexibilidad, es el coste . Las líneas terrestres requieren una inversión inicial en hardware costoso y configuración de línea, así como el mantenimiento del hardware en el futuro. Las llamadas también son más baratas.
Como una guía general, los sistemas de VoIP pueden ser alrededor de un 50% más baratos que los teléfonos fijos, dependiendo del número de líneas, llamadas realizadas y paquetes de llamadas. Instalar un teléfono fijo comercial puede costar alrededor de 115 €, pero cuantas más líneas opte, más barato será. Algunos proveedores pueden instalar un teléfono fijo gratis si estás preparado para regatear y si, por ejemplo, también contratas una línea de banda ancha para tu conexión a Internet.
Además, el alquiler de líneas puede costar entre 13 € y 18 € por mes, por lo que para aquellas empresas que requieren varias líneas, el coste puede aumentar rápidamente con las líneas fijas. También vale la pena considerar si la mayoría de tus llamadas se realizarán a números locales o internacionales, ya que esto afectará considerablemente al coste. Por ejemplo, las llamadas ilimitadas cuestan alrededor de 7 € adicionales por mes, mientras que las llamadas ilimitadas en cualquier momento cuestan alrededor de 13 € adicionales al mes con un paquete de línea fija.
Por otro lado, VoIP es considerablemente más barato, con paquetes telefónicos VoIP en un contrato anual disponible de entre 3,5 y 5,5 € al mes, o 11,5 € al mes para pagos mensuales.
Los costes de llamadas también son al menos un 30% más baratos con los sistemas VoIP. Por ejemplo, una llamada a un número del Reino Unido desde un teléfono VoIP puede costar alrededor de 90 céntimos de € por minuto, en comparación con hasta 10 € por minuto con una línea fija. Además, las llamadas VoIP a menudo se cobran por segundo. Las llamadas internacionales a través de VoIP también pueden tener el mismo coste que una llamada local. Por supuesto, las llamadas realizadas entre números VoIP, es decir, a través de una conexión a Internet, son gratuitas.
Diferencias tecnológicas
Como se mencionó, las líneas fijas requieren hardware tradicional, que también necesita mantenimiento y actualizaciones a lo largo del tiempo, lo que se suma a los costes iniciales de inversión. Agregar un PBX en las instalaciones al sistema, para obtener funciones avanzadas y muchas líneas, también significa una inversión inicial costosa y un mantenimiento continuo.
Las llamadas VoIP se realizan mediante un software, que el proveedor de servicios VoIP puede actualizar de forma gratuita, lo que significa que las empresas tienen una selección mucho más amplia de equipos que pueden usar para realizar llamadas VoIP.
Sin embargo, las líneas terrestres ofrecen una seguridad más estricta, ya que la única forma en que pueden ser “pirateadas” es mediante el “tapping” por una agencia externa. Los sistemas VoIP que utilizan software y una conexión a Internet son, por lo tanto, más propensos a ser pirateados. Aunque esto todavía es raro, muchos proveedores de servicios de VoIP ofrecen diferentes niveles de seguridad de software para sus sistemas.
Características disponibles
En general, tanto los sistemas fijos como los sistemas VoIP ofrecen algunas funciones básicas, como el desvío de llamadas, el bloqueo, el buzón de voz, las llamadas a tres bandas (aunque solo VoIP puede manejar conferencias de llamadas múltiples) y los mensajes en espera. Sin embargo, los sistemas VoIP lo hacen mucho más simple, puesto que gestiona y controla estas características.
VoIP definitivamente tiene la ventaja aquí, ya que ofrece características avanzadas como la consola de recepción, IVR, grabación de llamadas, conferencias, grupos de timbre y números virtuales de serie. Las líneas terrestres requerirían un costoso sistema PBX para ofrecer capacidades similares.
Así, por ejemplo, una empresa que maneja muchas llamadas entrantes de clientes que deben manejarse de manera oportuna se beneficiará de los Grupos de llamada, que aseguran que si un empleado o agente del cliente no está disponible, la llamada se desviará instantáneamente a la siguiente empleado disponible Además, los grupos de timbre pueden configurarse para incluir solo a aquellos empleados que estén calificados o tengan la experiencia suficiente para responder a llamadas específicas.
Mientras tanto, un número virtual le permite a una empresa digital (es decir, sin una oficina dedicada) o una empresa con un equipo con desplazamientos constantes, mantener la imagen de una única empresa profesional, ya que no está vinculada a una ubicación física. Esto significa que cualquier empleado puede responder a una llamada entrante de un cliente desde cualquier dispositivo habilitado para VoIP, pero la persona que llama cree que está marcando una única ubicación física.
Fiabilidad
Ambos sistemas ofrecen una fiabilidad del 99,9%. La única ventaja que puede ofrecer un teléfono fijo es durante un apagón. Los teléfonos tradicionales no se verán afectados ya que no están conectados a la fuente de alimentación principal. Los sistemas de VoIP se han vuelto cada vez más fiables y se asocian con la creciente penetración de la fibra óptica y la banda ancha de alto ancho de banda, continuarán igualando e incluso superando la confiabilidad de las líneas terrestres.
Proveedores de servicios de telefonía VoIP
Las empresas que buscan un proveedor de servicios VoIP deben buscar un proveedor con cierta experiencia en el trabajo con pequeñas y grandes empresas. Busca un proveedor que no te vincule con un contrato a largo plazo y que ofrezca una amplia gama de funciones incluidas en el paquete. Evita los que se benefician de las funciones premium y cobra extra por ellos.
Los sistemas de VoIP deben ser fáciles de usar e instalar, así que elige un proveedor de servicios de VoIP que ofrezca un paquete único y fácil de usar, con una tarifa mensual simple y de bajo costo, sin extras ocultos. La solución correcta no debería requerir un título en TI para instalar y configurar.
Además, un proveedor de servicios de VoIP es esencial para obtener una sólida asistencia al cliente en aquellos momentos en que las empresas pueden necesitar un poco de ayuda adicional para administrar su sistema, por ejemplo, para optimizar algunas de las funciones avanzadas ofrecidas.
Conclusión
VoIPstudio es una solución VoIP alojada sin complicaciones que ofrece un sistema de telefonía comercial simple, fácil de instalar y usar. Además, ofrece múltiples funciones avanzadas de telefonía en un paquete simple y mensual. Nuestra solución puede adaptarse a tus requisitos exactos y, a diferencia de algunos proveedores, no solo ‘venderemos y ejecutaremos’.
Nuestra contrastada solución está respaldada por nuestro sólido historial de brindar un excelente servicio de atención al cliente las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Solo lee nuestras reseñas de TrustPilot para ver nuestros comentarios.
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