Una comunicación eficaz es la piedra angular de cualquier negocio exitoso, sea cual sea su tamaño. Los consumidores en el 2021 tienen múltiples alternativas para comunicarse, como el correo electrónico, el chat online y las redes sociales. Sin embargo, la gran mayoría prefiere comunicarse mediante una llamada cuando necesita ayuda.
No se trata solo de clientes y proveedores. La comunicación interna también es vital para una empresa. Las pequeñas empresas se enfrentan a la incertidumbre en varios frentes y la capacidad de comunicarse rápidamente puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Los empleados pueden tener horarios laborales específicos, pero necesitan colaborar con frecuencia. Las comunicaciones eficientes permiten ahorrar, mejorar el rendimiento y no perder oportunidades de negocio.
Ningún sistema de comunicación empresarial sería completo o eficaz sin llamadas de voz. Es un componente crucial y es un diferenciador significativo entre organizaciones. Entonces, ¿por qué las pequeñas empresas continúan luchando con tecnologías analógicas deficientes?
Las pymes y el problema de la centralita
Las empresas más grandes siempre han disfrutado de los beneficios de contar con una centralita privada (PBX). Este sistema permite a las empresas administrar un gran volumen de llamadas, dispositivos y líneas. Con esta solución, puedes dirigir a los clientes a la persona que mejor pueda atenderlos, sin tener que dejar mensajes o escuchar una señal de ocupado. Por otro lado, un vendedor puede iniciar una conversación por teléfono y cambiar sin problemas al correo electrónico cuando discuta los detalles. Con menos llamadas perdidas y tiempos de espera más cortos, las grandes corporaciones mejoraron la experiencia de sus clientes.
Desafortunadamente, las pequeñas empresas no pudieron beneficiarse de estas herramientas por varias razones. Quizás la razón más importante es el coste de comprar y mantener un sistema PBX. Requiere presupuestos altos, contratos de servicio plurianuales e inversiones significativas en todos los aspectos. Pocas empresas podrían permitirse ese lujo, y mucho menos aquellas con menos de 10 empleados.
Además, el mantenimiento de esos sistemas requiere una experiencia que las empresas más pequeñas no tienen. Cuando ya tienes empleados que comparten roles laborales, es posible que no tengas los recursos para contratar a alguien solo para administrar el sistema telefónico. Además, muchas empresas sienten que no necesitan un sistema PBX cuando los teléfonos móviles o incluso una sola línea fija satisfacen sus necesidades bastante bien.
Comunicaciones en la nube para pequeñas empresas
Si bien existen razones válidas para que una empresa pequeña evite los sistemas PBX tradicionales, no existe tal obstáculo cuando se trata de herramientas modernas de comunicación en la nube. Puedes pensar que tu negocio está bien con tan solo una línea. Pero, ¿sabes cuántos clientes potenciales has perdido porque no pudieron hablar con tu vendedor?. ¿Sabes cuántos clientes compran algo de un competidor porque escuchan una señal de ocupado cada vez que te llaman?. ¿Cuántas oportunidades has perdido porque no tenías las herramientas adecuadas para aprovecharlas?
El hecho es que la falta de herramientas de comunicación eficaces puede limitar el crecimiento de cualquier compañía. Esto es precisamente la razón por la que las organizaciones más pequeñas necesitan capitalizar las comunicaciones en la nube. Los sistemas de comunicaciones en la nube son flexibles, escalables y rentables. También son rápidos y fáciles de implementar, y requieren poco o ningún mantenimiento de forma regular.
¿Cómo lo gestionan los sistemas de comunicaciones en la nube? En una plataforma de nube típica, la infraestructura pertenece y es mantenida por un proveedor que se especializa en ese dominio. Luego, otras empresas pueden compartir esos recursos a través de un sistema seguro basado en la nube según sus requisitos individuales. El mejor ejemplo de ello son los servicios de correo electrónico alojados. Muchas empresas ya no tienen sus propios servidores de correo electrónico. En cambio, confían en proveedores externos.
Los sistemas de comunicación por voz basados en la nube no son diferentes. En lugar de gastar un presupuesto de capital en la compra y configuración de tu sistema telefónico, pagas un precio mensual por acceder a los servicios de voz proporcionados por un experto externo. Estos servicios generalmente se ofrecen a través de la nube, de ahí el término.
Si todavía tienes dudas, aquí hay 5 razones por las que la comunicación en la nube es el buen camino para una pequeña empresa:
1- Un número para gobernarlos a todos
Cada empresa tiene un número de teléfono que es reconocible y familiar para todas las personas con las que trabajan. Desde clientes hasta proveedores, ese número es la cara de tu negocio. Pero, ¿qué pasa si tienes una sola línea vinculada?
Es posible que una sola línea no tenga la capacidad que necesitas, ahora o en el futuro. Cuando tienes un cliente en la línea y alguien más llama, todo lo que escuchan es una señal de ocupado. Del mismo modo, cuando un empleado llama a un cliente desde esa línea, está atado. Si otro personal hace una llamada desde su teléfono móvil, no es su número comercial familiar el que aparece en la pantalla del cliente. Es una experiencia inconsistente y definitivamente no es ideal para el cliente.
Con las comunicaciones en la nube, puedes aumentar la capacidad para múltiples llamadas simultáneas según lo necesites. Tus trabajadores pueden realizar llamadas salientes desde diferentes dispositivos utilizando el mismo número comercial. Es más probable que los clientes se comuniquen con una persona en lugar de escuchar una señal de ocupado o tener que dejar un mensaje de voz.
2- Gestión de llamadas eficiente y eficaz
La eficiencia está muy bien, pero no sirve de mucho cuando los clientes son transferidos al departamento o persona equivocados. Las comunicaciones en la nube te permiten comunicarse de manera eficaz . Generar una buena primera impresión por teléfono será muy importante cuando:
- Des la bienvenida a las personas que llaman con un mensaje agradable y ofreciéndoles información importante como el horario de atención.
- Automatices el enrutamiento de llamadas mediante el uso de indicaciones IVR para asegurarte de que los clientes sean dirigidos a la cola correcta.
- Ayudes a los clientes a llegar a la persona adecuada la primera vez, sin tener que esperar ni transferirlos a varios departamentos
- Utilices la música de espera y dejes que los clientes sepan cuánto dura el tiempo de espera actual.
- Si los tiempos de espera son demasiado largos, ofrezcas devolver la llamada a los clientes cuando sea su turno en lugar de dejarlos en espera.
Ya uses algunos o todos los anteriores, puedes ver que la experiencia es mucho mejor que la que puedes ofrecer con líneas fijas o móviles exclusivamente.
3- Combinando líneas fijas y móviles
Los dispositivos móviles se están afianzando cada vez más en el mundo empresarial. Desde ordenadores portátiles, hasta tablets y teléfonos, la movilidad es crucial. Permite que tu personal responda a los clientes de manera eficaz. Pueden trabajar desde cualquier lugar, lo que les da la flexibilidad de hacerlo desde casa, una cafetería o cualquier otro sitio. Los beneficios de la movilidad para cualquier empresa son inmensos. Por ejemplo, podrías:
- Contratar al mejor talento de cualquier parte del mundo y no tienes que reclutar solo de tu ciudad / provincia.
- Dar a los empleados la opción de trabajar en parte desde la oficina y en parte desde casa.
- Permitir que parte del personal trabaje a distancia de forma permanente, para que no tengas que perder personal valioso cuando las circunstancias cambien (tienen que cuidar a los niños o miembros de la familia mayores).
- Permitir al personal continuar trabajando desde una ubicación alternativa en caso de una emergencia, como un desastre natural o una pandemia.
Pero la integración de dispositivos móviles en un sistema telefónico tradicional a menudo es casi imposible. Si es posible, es rudimentario y no permite mucha flexibilidad. En un sistema de comunicación en la nube, sin embargo, esa integración es totalmente factible. De hecho, la mayoría de los servicios de telefonía en la nube ofrecen aplicaciones para teléfonos inteligentes. Todo lo que tus empleados deben hacer es instalar una de las aplicaciones y comenzar a realizar llamadas comerciales. Puedes usar una ordenador portátil, una tablet o un teléfono móvil personal para hacer llamadas con tus números de oficina. También puedes utilizar varios dispositivos con el mismo número y alternar entre ellos sin problemas.
4- Portabilidad
La portabilidad del número es una consideración importante cuando se cambia a un proveedor de servicios telefónicos. Teniendo en cuenta todos los lugares donde usas tu número de teléfono, desde el membrete hasta los anuncios, es un activo valioso que no deseas cambiar. Con la portabilidad de números, puedes mantener tu número existente incluso cuando cambias el servicio que lo respalda. La mayoría de los proveedores de comunicaciones en la nube pueden transferir tu número en unos días.
Las comunicaciones en la nube permiten la portabilidad en otras situaciones, además de ofrecer números virtuales. ¿Qué es un número virtual? Es un número que no está vinculado a una ubicación o dirección física en particular. Si deseas expandirte a un nuevo mercado pero aún no tienes una oficina, aún puedes obtener un número local para que los clientes llamen.
5- Colabora en todos los canales
Otro beneficio de las comunicaciones en la nube es que se integran con varios sistemas empresariales. La utilización de un software CRM, herramientas de programación y calendarios de reuniones pueden convivir en tu empresa. Tus trabajadores pueden cambiar entre correo electrónico, texto, voz y videollamadas sin tener que usar varias aplicaciones. Todas tus conversaciones están en un solo lugar y se pueden recuperar fácilmente más tarde. Esta integración te ayuda a ahorrar tiempo, ya que los usuarios no tienen que detenerse y utilizar varias aplicaciones para realizar una sola tarea. También puede mover datos de un sistema a otro.
El precio de las comunicaciones en la nube
El uso de las comunicaciones en la nube tiene muchas ventajas, pero no significa mucho si no puedes pagarlo. Afortunadamente, estos sistemas no requieren mucha inversión inicial. Pagas cargos mensuales como cualquier otro servicio e incluso puedes añadir o eliminar servicios según tus necesidades.
Es posible que algunas empresas tengan que actualizar la velocidad y el ancho de banda de Internet para permitir las comunicaciones en la nube. De todos modos esto no es un gran esfuerzo. Invertir en un sistema de comunicaciones en la nube podría ser lo mejor que puedes hacer hoy por tu pequeña empresa.
