La comunicación es la sangre de cualquier empresa. Las herramientas adecuadas te llevarán al éxito y, retrasos o fallos en tu comunicación te harán perder clientes, o beneficios o incluso imagen de marca.
Cada negocio es único y cada sistema de comunicación es, por tanto, único. Si sigues leyendo encontrarás algunos consejos para preparar las comunicaciones de tu empresa de tal manera que se adapten a tus necesidades.
Lo más importante cuando prepares tus sistemas de comunicación es esto: ¿Qué necesitas? ¿Qué es lo que te piden tus empleados? Es posible que estés pagando por cosas que nadie usa en tu empresa y que no tengas cosas que podrían facilitar la vida a tus empleados. Y, como con todo lo demás: si quieres algo tienes que pagarlo.
Conceptos básicos sobre sistemas telefónicos de VoIP
Antes de meterte en detalles de ajustes y configuración tienes que conocer los conceptos básicos.
¿Qué es exactamente un sistema telefónico VoIP? Funciona como cualquier otro teléfono de empresa, permitiéndote gestionar llamadas entrantes y salientes en bloque. La mayor diferencia es que usa tecnología VoIP para transmitir llamadas.
La mayor parte de las compañías que usan VoIP prefieren servicios alojados porque así el proveedor de la tecnología controla todo entre bambalinas y ellos pueden despreocuparse. Como cliente, tú accedes a los servicios usando un panel de control online. La alternativa es construir tu propio sistema, que es algo que prefieren las grandes compañías y que sólo ellas pueden permitirse.
Los sistemas VoIP tienen una serie interminable de prestaciones que crece día a día. El sistema ayuda a tus empleados a ser más productivos eliminando barreras entre distintos tipos de comunicación: puedes usar un solo sistema que conecta tus mensajes de voz, correo electrónico, fax, teléfono e incluso tus CRM internas.
La mayor ventaja de VoIP es que es mucho más barato que los sistemas tradicionales, pero eso no significa que debas recortar en tus sistemas telefónicos: el hardware dura mucho más, así que adquirir el modelo equivocado hoy puede lastrarte durante años.
Software Vs Hardware
Con un sistema alojado casi todo lo controla el proveedor del servicio, pero necesitas teléfonos en la oficina para hacer y recibir llamadas, como siempre. Con VoIP puedes usar teléfonos basados en software (softphones) o los teléfonos de escritorio de toda la vida.
Los Softphones son programas que puedes descargar en móviles y tabletas y ordenadores para hacer llamadas VoIP. Estas aplicaciones te permiten hacer llamadas desde cualquier sitio sin un teléfono físico.
Los emprendedores, las startups y los negocios pequeños pueden estar sin teléfonos físicos y usar sólo softphones. Es lo ideal si tus trabajadores raramente están en el mismo lugar.
Pero la mayoría de los negocios prefieren tener también teléfonos VoIP físicos. Normalmente tienen mejores componentes para asegurar mejor calidad de audio y la mayoría viene con botones de función para acceder de un solo botón a características específicas. Esto es útil para recepcionistas, personal administrativo, ejecutivos y cualquiera que pase más tiempo en un escritorio que lejos de él.
Ventajas e inconvenientes de comprar hardware telefónico para tu negocio
En este punto, podrías estar preguntándote si el hardware es esencial. Si no lo es, ¿por qué no puedes usar softphones todo el rato? Algunos negocios pueden pasar sin hardware durante mucho tiempo, pero, aunque no sean necesarios, los teléfonos VoIP pueden ofrecer ventajas que no tienen los Softphones, por eso hay muchas razones por la que la mayor parte de los negocios usan una combinación de software y hardware para sus sistemas telefónicos.
Los teléfonos VoIP y otros accesorios mejoran la productividad. No todos los Softphones dan acceso a todos los servicios posibles. Por ejemplo, algunas funciones como llamadas de conferencia se suelen usar mejor con altavoces de calidad y con dispositivos hechos para conferencias. Puedes hacer una llamada de conferencia con un softphone, pero vas a ver limitado el número de participantes porque la calidad del audio no será la mejor.
Invertir en un hardware de calidad no está al alcance de todos los negocios, especialmente si la razón por la que se han pasado a VoIP es por reducir costes. Sin embargo, es importante investigar todas las opciones disponibles para saber qué comprar cuando llegue el momento: estate al día de la novedades y de lo que traen. Cuando llegue el momento de comprar el hardware tendrás el conocimiento necesario para hacer una buena decisión de compra.
Teléfono de escritorio
Un teléfono de escritorio es algo conocido para todo aquel que ha usado un teléfono habitual. Los modelos básicos vienen con altavoces, micrófonos, una pantalla LCD y el número estándar de botones. La mayoría de los teléfonos VoIP vienen también con botones programables que permiten a los usuarios acceder a funciones con un clic.
Los teléfonos de escritorio son impagables para un empleado que pasa la mayor parte de su tiempo delante de un escritorio. También es algo muy beneficioso para ejecutivos o recepcionistas o para el departamento de atención al cliente. Pero un Softphone es útil para la gente de ventas u otra que viaje todo el rato.
Teléfonos DECT
DECT significa Digital Enhanced Cordless Telecommunications (Telecomunicaciones digitales mejoradas sin cables) y es un protocolo que permite teléfonos inalámbricos. Estos teléfonos liberan al usuario de ningún cable y así pueden caminar y no quedarse en la silla esperando llamadas. Dependiendo del rango del teléfono incluso podría estar en el exterior de la oficina mientras habla.
Los teléfonos inalámbricos son más móviles que un teléfono de escritorio, pero no son teléfonos móviles: tienen un rango restringido. Son perfectos para trabajadores que necesitan moverse libremente por la oficina.
Teléfonos de conferencia
Los teléfonos VoIP de conferencia usan tu conexión de internet para conferencias en vez de atarte a líneas telefónicas. Puedes iniciar video llamadas o conferencias de audio y pasar de una a otra. Los modelos de conferencia vienen con muchos altavoces y micrófonos para capturar bien la voz de todos los que están en la habitación. Estos modelos sirven para que las conferencias suenen mucho mejor que los teléfonos regulares.
Podrías no necesitar ninguno si tus empleados no hacen muchas conferencias, pero si usas conferencias, ya sea de audio o de vídeo como sustitutos de citas en persona, los teléfonos de conferencia son prácticamente imprescindibles.
Como la mayoría de los teléfonos VoIP, los teléfonos de conferencia tienen un abanico de precios muy amplio. Un teléfono tope de gama cuesta varios miles de dólares, pero te permite tener conferencias con mucha gente y con muy buena calidad de audio. Pero incluso un modelo básico funcionará mejor para una conferencia que confiar en los teléfonos de siempre.
Adaptadores VoIP
Los adaptadores VoIP funcionan como un intermediario entre teléfonos analógicos y sistemas VoIP. Imagina que quieres pasarte a VoIP pero tienes unos teléfonos muy buenos. No hay necesidad de tirarlos y comprar teléfonos VoIP. Puedes, simplemente, conectar un adaptador VoIP a tus teléfonos.
Sin embargo, debes considerar comprar teléfonos VoIP cuando los teléfonos analógicos fallen. Un adaptador VoIP es bueno para pasar el bache pero no es una solución permanente. Antes o después encontrarás limitaciones por usar un hardware antiguo.
Esto es, principalmente, porque no puedes usar todas las características de tu teléfono VoIP con un sistema analógico. Algunas características necesitan un hardware específico como botones programables o una pantalla.
Accesorios
Hay un gran número de accesorios que puedes usar con tu telefonía VoIP. Desde manos libres a módulos de expansión para tus teléfonos de escritorio que harán más fácil la vida de tus trabajadores.
Lo más común son cascos Bluetooth: incrementan la libertad de movimientos con teléfonos de escritorio y pueden mejorar la calidad del audio si el hardware de tu teléfono está estropeado o, por lo que sea, no es adecuado.
Otro accesorio muy usado son los módulos de expansión. Estos, típicamente, tienen botones extra y ofrecen ciertas características para personas específicas. Por ejemplo: un empleado en una recepción puede recibir más llamadas que la media de tus empleados, por lo que sacarían provecho de un módulo que tenga funciones dedicadas como llamada en espera, transferir llamadas, etc.
Otros accesorios son adaptadores de corriente extras, terminales extra e incluso soportes que cambien el ángulo del teléfono. Algunos no añaden ninguna función extra, pero a veces es mejor tener varios por si acaso: es mejor que buscar apresuradamente un modelo que te sirva si se estropea alguno de los que tienes.
VoIP para las comunicaciones de tu empresa
Así que, ¿qué necesitas exactamente cuando configuras las comunicaciones en tu empresa? Es difícil dar una respuesta concreta que funcione para todas las compañías. Una compañía pequeña tendrá necesidades que no tendrá una grande y viceversa. Una gran cadena de supermercados no tendrá las mismas necesidades que una panadería de barrio.
Investiga las opciones disponibles antes de elegir lo que mejor se adapte a ti. Un sistema de comunicaciones VoIP puede mejorar tu negocio de muchas maneras. ¿Quieres ver lo fácil que es instalar VoIP en tu negocio? Visita nuestras páginas de tutorial para aprender más. ¡Pruébanos y empieza con VoIP!
