Todas las empresas tienen reuniones a diario, ya que son una herramienta esencial para comunicarse con los compañeros. Sin embargo, estas reuniones no siempre son cara a cara. Mientras que las reuniones en persona son efectivas y productivas, no siempre es posible llevarlas a cabo. Muy a menudo, puedes tener conferencias telefónicas efectivas que logran los mismos objetivos que una reunión.
La pandemia actual es un buen ejemplo de cómo las reuniones no siempre tienen que ser en persona. Incluso antes de esta pandemia, miles de organizaciones estaban teniendo reuniones virtuales a través de llamadas de conferencia. A medida que tu empresa crece, es posible que todos tus empleados trabajen desde diferentes lugares. Quizá tengas que reunirte con proveedores o socios de diferentes países.
En la mayoría de estas situaciones, puede que todavía sea posible reunirse en persona, pese a la pandemia. Pero eso significa que las reuniones pueden ser costosas, llevar mucho tiempo o simplemente ser poco prácticas. En cambio, una conferencia telefónica eficaz puede permitir a los equipos hacer más en menos tiempo y con menos recursos (tiempo, energía y dinero) desperdiciados.
CONSEJOS PARA LLAMADAS DE CONFERENCIA EFECTIVAS
No todas las llamadas en conferencia son iguales. Hay algunas en las que los asistentes llegan tarde, se genera confusión y al final, todos sienten que fue una pérdida de tiempo. También hay otras en las que el organizador se prepara la reunión, los participantes tienen una buena conversación y se toman decisiones importantes. Naturalmente, los líderes empresariales quieren más de esto último y menos confusión.
Pero para dirigir conferencias telefónicas efectivas se necesita habilidad y práctica. Algunos de los consejos que se dan a continuación son comunes a cualquier reunión, en persona o de otro modo. Pero debes tener en cuenta algunos aspectos adicionales o diferentes cuando la reunión es virtual, con o sin vídeo. Por lo tanto, te ofrecemos algunos consejos que te ayudarán a realizar las llamadas de conferencias más eficaces para tu negocio.
CONSIDERACIONES ANTES DE EMPEZAR LA LLAMADA
Como en cualquier reunión, deberías ocuparte de algunas cosas antes de que empiece la llamada. Recuerda que las llamadas de conferencia dependen de la tecnología y puede requerir más preparación que el simple hecho de reservar una sala de reuniones. Para aquellos que nunca han usado una solución de llamadas en conferencia o nunca han asistido a una llamada en conferencia, incluso unirse a una puede ser una aventura.
Ten en cuenta que todas las llamadas de conferencia son únicas, así que las presentaciones pueden ser o no necesarias. Lo mismo ocurre con una llamada en conferencia en la que todos están alejados.
1. Prueba el equipo
Antes de iniciar una llamada de conferencia, prueba tu equipo. Y no sólo tu ordenador. Comprueba tu conexión a Internet, el auricular que usarás, así como cualquier otro equipo que puedas necesitar. Tampoco te olvides del software, especialmente si no has usado esta solución específica antes. Una vez que te hayas asegurado de que todo funciona como debe, recuerda a los demás participantes que hagan lo mismo. Ofrécete a ayudarles a configurar su equipo si es necesario. Puede parecer mucho más trabajo, pero te sorprenderás de la eficacia de tus conferencias telefónicas.
Muchas empresas utilizan un sistema de conferencias separado que no está conectado a los teléfonos normales. Esto hace que sea más difícil que todos estén de acuerdo, ya que no utilizan la solución todos los días. En su lugar, tal vez quieras considerar un sistema telefónico para empresas que incluyan una opción de conferencia incorporada. Los servicios alojados de VoIP como VoIPstudio son una solución fantástica si tienes la intención de hacer llamadas de conferencia regulares.
2. Comprender el software y el hardware
Ahora que sabes que el hardware y el software funciona, es hora de conocerlo mejor. Deberías conocer el software y los botones físicos para silenciarte y poder hablar. Lo último que quieres es escuchar ruido de fondo de varios participantes o gritos de fondo porque alguien está trabajando desde casa.
Otras características con las que deberías estar familiarizado son el encendido y el apagado de la cámara de vídeo. Muchas veces una conferencia telefónica se ha interrumpido por salidas bruscas o porque los participantes encendieron la cámara cuando no tenían intención de hacerlo. Además, asegúrate de que sabes cómo volver a unirte a la llamada si por casualidad se detiene.
3. Decide los términos
Esto también es algo que debes hacer con mucha anticipación, incluso antes de enviar una agenda. Decide los términos de tu conferencia telefónica:
- ¿Permitirás o bloquearás el video?
- Si alguien quiere unirse por audio, ¿está bien?
- ¿Pueden los participantes unirse y salir según requiera su participación, o todos tienen que estar ahí de principio a fin?
- ¿Tendrá la llamada una hora fija o tiene que continuar hasta que se tome una decisión en particular?
Estos detalles son importantes para que todos puedan prepararse. No querrás sorprender a la gente con una conferencia telefónica el lunes por la mañana que dura 4 horas sin previo aviso.
4. Envía una agenda
Una vez que tengas los parámetros, es hora de enviar una agenda. Puede sonar anticuado pero una agenda ayuda a todos a entender el propósito de la llamada. Tener una agenda para la llamada aumenta las posibilidades de tener una conferencia telefónica efectiva. Indica claramente el tema o temas de la reunión, cuándo comenzará y terminará la llamada, los nombres y las funciones de todos los participantes, junto con cualquier otro detalle. Si la llamada tiene muchos participantes, puede ser útil designar a una persona que tome notas o grabar la llamada para poder anotar los detalles más tarde.
5. Únete antes de la hora fijada
El líder – en este caso, tú – siempre debe unirse a la llamada al menos 5 minutos antes de que empiece. A nadie le gusta una reunión en la que el líder llega tarde. Prepárate para charlar y hacer una pequeña introducción mientras esperas que todos se unan. No empieces la presentación formal antes de que todos se unan.
DURANTE LA LLAMADA
Una vez has empezado la conferencia telefónica, ¿qué es lo siguiente?. ¿Ir a la reunión una vez todos se conocen? No importa el contexto, hay algunas cosas que debes hacer durante la llamada para que puedas tener una reunión productiva.
1. Establecer la agenda
Esta es una forma fácil de iniciar la conversación. Presenta la agenda que has enviado y pregunta si alguien quiere añadir algún punto importante de inmediato. Esto te permite controlar la reunión y asegurarte de no terminar perdiendo el tiempo en temas irrelevantes.
2. Preséntate
No sólo debes presentarte a ti mismo al principio, sino también a los demás. Aunque conozcas a todos los participantes, siempre es una buena idea. También puedes pedirles que se presenten. La única vez que esto puede ser olvidado es si tienes reuniones regulares con el mismo grupo o todos trabajan juntos.
3. Referirse a las personas por su nombre
Este consejo es crucial para evitar la confusión, pero no mucha gente lo hace. A lo largo de la reunión, siempre refiérete a la gente por su nombre cuando hagas una pregunta o esperes una respuesta. Esto evita la incómoda confusión de quién debe responder a algo o cuando todos están esperando que alguien más hable a continuación. También permite a la gente saber quién está respondiendo, ya que la gente puede sonar igual por teléfono.
4. Silencio para ti y los demás participantes
Este es un consejo básico para una llamada en conferencia, pero es sorprendente cuánta gente necesita recordarlo. Ya estés en una cafetería, en la oficina o en tu casa durante la conferencia, ¿realmente quieres que todos lo sepan?. Aún peor, los ruidos de fondo de muchos micrófonos serán desorientadores o incluso ensordecedores para los demás participantes. Como la persona que lidera la llamada, puede que tengas las herramientas para silenciar a otros también, así que úsalas.
5. Comprobación de la hora durante la llamada
Haz comprobaciones periódicas de tiempo durante la llamada. Sirve como un recordatorio para todos de no distraerse. También es una buena manera de mostrar a todos que la llamada está cerca de finalizar.
6. Concluir apropiadamente
Cuando finalmente finalices tu speech, concluye apropiadamente. Esto puede significar resumir la discusión, reiterar cualquier decisión que se haya tomado, o instar a los participantes a tomar medidas de seguimiento. Si se trata de una reunión recurrente, recuerda a todos la hora y la fecha de la siguiente llamada.
DESPUÉS DE LA LLAMADA
¿Es todo lo que se necesita para dirigir una conferencia telefónica efectiva? No, aún tienes trabajo que hacer incluso después de terminar la reunión. Una vez que tengas las notas de la reunión listas, envíaselas a todos. No olvides incluir cualquier decisión acordada y recuerda a todos la necesidad de continuar donde lo dejaste si es necesario.
Por último, asegúrate de programar reuniones de seguimiento o cualquier otra acción que necesites tomar como resultado de la discusión. También puedes solicitar comentarios sobre la conferencia telefónica y considerar cualquier mejora para la próxima vez.
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