Lectura en 5 minutos | 21/04/2020

Los mejores consejos para trabajar desde casa con VoIP

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Los mejores consejos para trabajar desde casa con VoIP
Publicado el 21/04/2020

Trabajar desde casa es una tendencia que está creciendo lenta y constantemente en organizaciones de todo el mundo. En 2020, puede ser una práctica estándar para algunos de nosotros. Incluso si no trabajas desde casa a tiempo completo, muchas empresas permiten a los empleados trabajar de forma remota durante un día o dos durante la semana.

Pero para otros, finalmente, llegar al trabajo desde casa puede ser emocionante y aterrador al mismo tiempo. ¿Cómo equilibras el trabajo y la vida? ¿Qué pasa si tu jefe y tus compañeros se olvidan de ti al no estar en el trabajo todos los días?

Si solo estás haciendo la transición de un trabajo de oficina a tiempo completo a trabajar desde casa, sigue leyendo para obtener nuestros mejores consejos sobre cómo trabajar desde casa.

Conoce tus propios requisitos

Antes de dejar la oficina para comenzar a trabajar desde tu casa, haz un balance de todos los requisitos que necesitarás para hacer tu trabajo en un espacio no convencional. Esto puede ser cualquier cosa, desde equipos como un segundo monitor hasta documentación e información de contacto. Es probable que encuentres más cosas que hayas olvidado después de una semana de trabajar en casa, pero nunca está de más tener lo básico listo antes de salir de la oficina.

Las organizaciones que ya tienen trabajadores remotos probablemente tendrán un presupuesto para equipos de oficina en casa. Averigua cuánto es y qué artículos son elegibles para tu configuración. También es posible que debas determinar quién pagará la devolución del equipo viejo, los costes de envío, el reembolso o el proceso de compra, etc.

Si eres la primera persona en tu empresa en trabajar desde su casa, es importante pedir lo que necesitas de inmediato. Es posible que tu jefe no sepa lo que necesitas y deberás ser tú quien lo indique. El equipo específico que requieras variará según el rol de tu trabajo, pero asegúrate de tener lo básico:

  • Un monitor grande para enchufar tu portátil
  • Teclado y ratón
  • Cámara web
  • Impresora / escáner / máquina de fax
  • Teléfono VoIP o aplicación
  • Auriculares de buena calidad con micrófono

Mantener las horas regulares

Uno de los peligros de trabajar desde casa es que puede ser difícil mantener las horas regulares. Pero tener un horario te ayudará a establecer límites y equilibrar el trabajo y la vida personal. Es tentador levantarse de la cama y sentarse en tu escritorio en pijama. Puede funcionar para algunas personas, pero la mayoría de los demás aprecian tener un horario de oficina regular, incluso si no tienen que ir a una oficina.

Trabajar de forma remota a menudo significa que debes extender tus horas para acomodar otras zonas horarias, especialmente si todo tu equipo está trabajando desde su casa. Pero asegúrate de que esas horas sean excepciones y no la regla. Informa a tus colegas que tu horario de trabajo será de 9 a.m. a 5 p.m. (o el que sea). No contestes correos electrónicos o llamadas fuera del horario normal y asegúrate de cerrar sesión en los sistemas de trabajo como chat o mensajes grupales.

Una nota sobre cómo trabajar en pijama. Por lo general, no es una buena idea trabajar con su ropa de dormir, ya que puede ser difícil mantener un comportamiento profesional. Tendrás que vestirte si tiene una videollamada de todos modos, por lo que es un buen hábito vestirse normalmente. Por lo menos, ponte ropa deportiva cómoda en lugar de pijama.

Hazte con un área separada para trabajar

Si estás trabajando desde tu casa a tiempo completo o incluso a tiempo parcial, es importante tener un área separada para trabajar. No todos tienen el lujo de una oficina en casa, pero debes designar un área para trabajar en tu hogar.

Puede ser un escritorio en la esquina de la sala de estar o incluso la mesa de la cocina, pero trata de evitar sentarte frente al televisor si es posible. Una habitación separada con puertas que puedes cerrar o bloquear es la mejor opción, incluso si es pequeña (como un dormitorio de invitados o un espacio tipo loft).

Un área de trabajo separada es esencial de muchas maneras. Le permite a los miembros de tu familia saber que estás en el trabajo y que no puede ser molestado a menos que sea una emergencia. Esto es especialmente útil si tienes niños pequeños en casa después de la escuela. También te ayuda a concentrarte en el trabajo y minimizar las distracciones.

También es una buena idea mantener tu equipo personal y de trabajo separado. Esto ayuda a la seguridad de tu empleador y no tiene que preocuparse por enviar accidentalmente fotos de vacaciones a sus clientes.
Manté tu VoIP comercial y tu número de teléfono personal también. La mayoría de los servicios modernos de VoIP, como VoIPstudio, te permiten usar una aplicación de softphone en tu dispositivo para hacer llamadas, así que usa esa función.

Evita las distracciones

El hecho de que esté trabajando desde casa no significa que estés solo. Es posible que estéz compartiendo el espacio con un compañero que también trabaja desde casa o niños y mascotas. Evitar distracciones mientras trabajas desde casa puede ser difícil cuando puedes ver las pilas de ropa y platos en el fregadero. O cuando los niños te piden que juegues con ellos.

Como siempre, es importante establecer límites y expectativas. Cuéntales a tus amigos y familiares acerca de tus horas de trabajo, para que sepan que no deben venir sin avisar. Únicamente estarás disponible para responder al timbre de las personas de servicio y aceptar entregas. Es una de las ventajas de trabajar desde casa después de todo. Pero eso no significa que tengas tiempo para tomar un café y conversar en medio de la jornada laboral.

Tómate un descanso

¿Cuál es la política de tu empresa en los horarios de almuerzo y descanso? Sé consciente de ellos y tómalos incluso si estás trabajando desde casa. Programa tus descansos en el calendario si es necesario, ya que muchos trabajadores remotos se olvidan de tomar sus descansos. Incluso si tu casa es más cómoda que la oficina, es importante alejarse del ordenador y el teléfono por un tiempo.

No vuelvas a tu escritorio antes de la hora del almuerzo o el descanso. Tómate toda la hora, incluso si solo comes durante 20 minutos. Aprovecha esta oportunidad para salir a caminar y tomar aire fresco o pasear al perro. Tomar descansos a la misma hora todos los días también ayuda a los niños a comprender que estarás disponible en ciertos momentos, pero no en otros. Si tienen una pregunta, pueden esperar hasta que tomes un descanso.

Si te resulta difícil dejar de trabajar y tomar un descanso, puedes usar aplicaciones que te bloquearán el ordenador cuando llegue el momento. O configuras un protector de pantalla que te permita saber cuánto tiempo te queda de descanso. Asegúrate de establecer también tu información de presencia en el sistema de VoIP de la oficina, la mayoría tiene opciones incorporadas, como almuerzo o fuera para los usuarios en los descansos.

Comunícate con su equipo 

La comunicación es crucial si quieres tener éxito y ser productivo cuando trabaja desde casa. De hecho, no está de más comunicarse cuando estás fuera de la oficina. Los malentendidos simples tienen el potencial de provocar una crisis cuando no puedes ver a la otra persona o juzgar su tono de voz. Es importante tener un tono positivo al redactar correos electrónicos, no quieres sonar como impertinente.

Si tu jefe aún no tiene un buen servicio de VoIP, es hora de invertir en uno. Tu sistema telefónico debe cubrir a todos los empleados, ya sea en la oficina o en el hogar, para llamadas grupales, chats y videoconferencias. Las reuniones virtuales y los chats grupales son una necesidad cuando la mitad del equipo está disperso por todo el mundo.

Diviértete con tus compañeros

También es importante divertirte con tus compañeros. Una cosa que la mayoría de los empleados que trabajan desde su hogar extrañan es la interacción social informal a la hora del café. Entonces, haz lo que puedas para fomentar una camaradería similar, incluso si no hay nadie en la misma oficina durante el día.

Una hora social improvisada o una hora feliz virtual al final de la semana es una gran idea para los equipos remotos. Comparte bromas y GIF con tus compañeros de equipo, habla sobre los peligros de trabajar desde casa con los niños o pasa fotos de tu perro o gato interrumpiendo tu trabajo. Combínalo con llamadas grupales y chats de vídeo. Incluso puedes reunirte como un equipo en persona en un café local si es posible.

Un buen servicio de VoIP debe ser lo suficientemente flexible como para satisfacer tus necesidades de comunicación, ya sea que asista a una sesión de capacitación virtual o salgas con compañeros después del trabajo. Deberías poder cambiar entre llamadas de voz, chat y sesiones de Skype con facilidad.

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