Los números virtuales o extensiones son una característica única, pero a menudo olvidada de los sistemas telefónicos de VoIP. Las empresas pueden implementar extensiones virtuales de muchas formas y son especialmente útiles si tienes una importante fuerza de trabajo móvil. Una empresa puede usar números virtuales para dar la impresión de una organización más grande y unificada, permitir que los empleados utilicen dispositivos personales para llamadas comerciales e incluso probar campañas publicitarias en diferentes mercados.
¿Qué es un número virtual?
Una extensión de VoIP es un número de teléfono que no está vinculado a ninguna persona, escritorio o dispositivo en particular. Es un número que desvía las llamadas entrantes a otro número. Este segundo número puede ser desde un teléfono móvil hasta un buzón virtual para atención al cliente fuera del horario de atención. Los números virtuales siguen las mismas reglas de llamada que los números regulares de VoIP. Los usuarios o administradores (dependiendo de cómo esté configurado el sistema) pueden dirigir las llamadas a destinos específicos, dependiendo de la hora del día u otros factores.
Beneficios de las extensiones virtuales
Uno de los usos más comunes para las extensiones de VoIP es entrar en nuevos mercados. Si te estás expandiendo a una nueva ciudad o incluso país, puede ser beneficioso tener un número con el prefijo local. Esto ayuda a una empresa a mantener una presencia local sin tener que estar físicamente presente en esa área. Es más probable que los clientes confíen en las llamadas provenientes de un número con su mismo prefijo que con un prefijo no reconocido. Las empresas también usan extensiones virtuales que permiten llamadas gratuitas en los mercados internacionales y reducen los costes para sus clientes.
Las extensiones virtuales son prácticamente indispensables si tienes una fuerza de trabajo móvil. Algunos de tus empleados pueden trabajar desde su casa, mientras que otros pueden teletrabajar desde los lugares de los clientes. Si tienes una política de BYOD (trae tu propio dispositivo), eso significa que los empleados utilizan su propio móvil Android o iOS para las llamadas de trabajo. Las extensiones virtuales pueden servir como límite entre el número de teléfono personal del empleado y el número de la empresa. Garantiza que las llamadas personales no se muestren en su cuenta comercial y viceversa.
Cada vez es más común que las organizaciones ofrezcan asistencia telefónica en varios idiomas. También puede usar números virtuales en estas situaciones. En lugar de pedirle al cliente que seleccione un idioma después de llamar al soporte técnico, puede ofrecer números virtuales separados para cada idioma. Detrás de escena, todos estos números virtuales se envían al mismo centro de contacto o departamento de soporte. Pero hace las cosas más fáciles para los usuarios y le permite realizar un seguimiento de las llamadas de soporte de manera eficiente.
¡Y aún más usos!
Otro uso para de los números virtuales es testar diferentes campañas publicitarias. Supongamos que estás lanzando un nuevo producto con anuncios de televisión y tienes que elegir entre dos spots. Puedes asignar diferentes números virtuales para cada anuncio y hacer un seguimiento de las llamadas entrantes. El departamento de marketing puede recibir comentarios en vivo sobre qué anuncio es más efectivo antes de lanzarlo en todos los mercados. Las extensiones virtuales son también útiles si estás ejecutando múltiples micro proyectos que no deseas necesariamente vincular con tu marca principal. Las empresas están encontrando muchos usos creativos para las extensiones virtuales en marketing, investigación de mercados y publicidad.
También puedes usar una extensión virtual para que no se conecte a ninguna persona ni oficina. Los números virtuales pueden actuar como soporte de atención al cliente fuera de horario. Por ejemplo, los clientes que llamen durante las vacaciones podrán escuchar una grabación de los horarios comerciales, las próximas ventas o cualquier otra información de la que dispongas. Algunas empresas incluso usan extensiones virtuales como una especie de call center para operadores de soporte técnico. Las llamadas entrantes se desvían al siguiente operador disponible por correo electrónico o mensaje de texto. No necesitas ningún software de call center sofisticado para replicar funciones específicas, especialmente si diriges una empresa pequeña con pocos trabajadores.
¿Necesitas extensiones virtuales?
Es fácil configurar números virtuales en un sistema de VoIP. Algunos proveedores cobran lo mismo por un número real que por los números virtuales, mientras que otros tienen tarifas diferentes. Todo depende de las características que estés buscando y las tarifas del proveedor. Si tienes suerte, tu tarifa incluirá algunos números virtuales gratuitos.
Puedes agregar números virtuales en cualquier momento que lo desees, según sea necesario. No tienes que comprometerse con un conjunto específico de números durante un mes o año. También puedes eliminar los números del sistema cuando ya no los necesites. Si tienes un porcentaje significativo de empleados estacionales, las extensiones virtuales pueden ser una mejor alternativa que comprar nuevos números cada temporada. Los números virtuales tienen la ventaja adicional de poder seguir el mismo esquema que todos tus otros números comerciales y no parecer fuera de lugar.
En lugar de preocuparte de si necesitas extensiones virtuales o no, pruébalas cuando la situación lo requiera. ¡Puede que te sorprenda descubrir nuevos usos para ellas que nunca te hubieras imaginado!
