La tecnología VoIP ofrece muchos beneficios para las empresas, como reducir los costes mensuales y proporcionar un sistema telefónico flexible. Pero hay muchos beneficios ocultos que deben ser analizados por las organizaciones y los usuarios. La tecnología ofrece muchas características que pueden estar ocultas, pero que pueden importantes.
Enrutamiento de llamadas avanzado
La tecnología VoIP permite a las empresas implementar un enrutamiento basado en reglas o reenvío de llamadas. Muchas de estas funciones estaban disponibles en las cajas PBX basadas en PSTN tradicionales. Sin embargo, solo estaban disponibles para organizaciones que podían permitirse pagar por tales usos. VoIP hace que estas herramientas estén disponibles para pequeñas empresas, proveedores, empresarios e incluso particulares.
Por ejemplo, ¿sabías que puedes reenviar llamadas a más de un buzón de voz o números de teléfono dentro de tu empresa? VoIP no solo puede reenviar llamadas a un móvil o dispositivo externo, sino que también puede hacerlo sin que la persona que llama sepa lo que está sucediendo entre bambalinas. Afortunadamente para los usuarios, configurar esto no requiere un conocimiento experto o procesos que consuman mucho tiempo. En la mayoría de los casos, solo tienes que cambiar algunas configuraciones a través de un panel de control que se encuentra en la web.
Configuración de reglas básicas de desvío de llamadas
Antes de comenzar con las configuraciones avanzadas que ofrece VoIP es importante conocer algunas de las reglas básicas disponibles de forma predeterminada. Una situación común en una empresa es que una llamada no tenga respuesta. O recibir una llamada cuando estás hablando con alguien. ¿Qué pasa con tus llamadas si tu conexión a Internet se cae?
Los usuarios pueden establecer reglas simples para tales situaciones habituales. Estas reglas pueden ser diferentes según las necesidades del empleado. No tienen que ser iguales para todos en el equipo, oficina o departamento. Naturalmente, los administradores pueden configurar reglas similares para toda la organización o departamentos específicos.
Reglas de desvío de llamadas personalizadas
Dependiendo de las características ofrecidas por tu sistema específico, los usuarios pueden crear tantas reglas como quieran para gestionar las llamadas entrantes. Puedes clasificar las llamadas según quién llama, la hora del día o la semana, dentro o fuera del horario comercial, etc. Una vez que el sistema identifica y clasifica la llamada de manera adecuada, puedes decidir qué sucederá con ella. Por ejemplo, puedes elegir enviar a la persona que llama al buzón de voz, pero solo después de llamar primero al número de teléfono de un compañero.
Las reglas personalizadas de reenvío de llamadas pueden ser tan simples o complejas como lo requiera la situación. Un empleado en el departamento de cuentas puede no necesitar más que un puñado de reglas personalizadas, mientras que un responsable de ventas puede querer más flexibilidad y control detallado sobre las llamadas entrantes. Es posible que este último desee que las llamadas durante el horario comercial se envíen al equipo de soporte o que llamadas de números específicos suenen en su dispositivo móvil. Los usuarios también pueden desactivar estas reglas personalizadas según sea necesario. De esta manera, posees el control de cuándo y cómo el sistema enruta las llamadas.
Reenvío de llamadas a varios dispositivos
Una de las opciones más comunes para reenviar llamadas es enviarlas a múltiples dispositivos conectados a la misma cuenta / número de teléfono. Supongamos que un empleado tiene un teléfono de mesa, un dispositivo móvil y también trabaja ocasionalmente desde la oficina de un cliente durante el día. El usuario puede configurar una regla para que las llamadas entrantes durante el horario de oficina se desvíen automáticamente a un dispositivo móvil.
Pero no tienes que detenerte ahí, ya que VoIP te permite ir aún más lejos. Puedes configurar reglas para que las llamadas entrantes primero vayan al teléfono de mesa, luego al dispositivo móvil si nadie responde y, finalmente, al buzón de voz. Esta característica se conoce generalmente como anillo secuencial. Por otro lado, la regla también puede hacer que todos los dispositivos suenen a la vez para las llamadas entrantes. Esto se llama un timbre simultáneo.
Llamadas de emergencia y copia de seguridad
Como puedes ver, las reglas de desvío de llamadas personalizadas son increíblemente útiles para gestionar las llamadas entrantes de manera eficiente. Pero esto también proporciona beneficios para la organización en su conjunto. Parte de la gestión ante alertas implica la planificación de comunicaciones continuas durante una emergencia. Entonces, ¿qué sucede cuando pierdes la conexión a Internet durante una tormenta de nieve?
VoIP puede hacerse cargo de eso por ti. Puedes especificarle dónde reenviar las llamadas en caso de que ocurra algún contratiempo. También garantiza que puedas poner a tus empleados a salvo y continuar trabajando desde una segunda ubicación sin demoras. Algunas organizaciones prefieren que el personal trabaje desde una segunda oficina, mientras que otras optan por enviarlas a casa y trabajar desde allí. Durante este tiempo, las personas que llaman nunca sabrán que el sistema los está enrutando a un número o ubicación externa. Tus empleados pueden continuar atendiendo las llamadas de una manera profesional y normal para todos.
Las reglas avanzadas de reenvío de llamadas ayudan a las empresas a usar su sistema telefónico de acuerdo con sus necesidades. No tienes que cambiar la forma en la que trabajas debido a las limitaciones del sistema telefónico.
