La comunicación es un factor organizativo esencial para el éxito de un negocio, como son las finanzas, los recursos humanos o la tecnología de la información. La comunicación es el nexo de unión entre el CEO y los empleados que interactúan con los clientes. Sin embargo, en el último siglo, los canales de comunicación han aumentado con cada nueva generación tecnológica.
Se ha llegado al punto en que los empleados pierden tiempo cada semana buscando la herramienta adecuada para usar en cada momento. ¿Deberías enviar un correo electrónico al equipo del proyecto? ¿Tu jefe está en la aplicación de mensajería de la empresa o deberías enviarles la información del contrato? ¿Tu compañero está disponible para una videoconferencia o es demasiado tarde en su zona horaria?
Comunicación unificada (CU)
No debería sorprender a nadie que la comunicación unificada se esté convirtiendo rápidamente en una prioridad para las organizaciones, independientemente de su tamaño o industria. Tanto si se trata de una pyme que busca competir con organizaciones más grandes como si es una empresa mediana interesada en reducir los costes de comunicación, la comunicación unificada es probablemente la solución para ti. El objetivo de la comunicación unificada (CU) es reunir varias herramientas en un entorno unificado.
La mayoría de las soluciones de UC integran una variedad de canales que incluyen, entre otros, voz, vídeo, texto, buzón de voz, correo electrónico y otras formas de comunicación tanto en tiempo real como asíncrona. Permite a una empresa racionalizar los flujos de trabajo, mejorar la productividad y también ayudar al personal a rendir mejor.
CU móvil
¿Dónde entra la comunicación unificada móvil (CUM)? A medida que la movilidad se vuelve crucial para las organizaciones, la CUM ha comenzado a tomar protagonismo. Cualquier herramienta de CU decente integrará dispositivos móviles, pero la CUM va más allá. La diferencia clave entre un proveedor de CU que integra móviles y un proveedor de CUM es el factor movilidad. Para el primero, los dispositivos móviles son sólo otro dispositivo/servicio a consolidar en el entorno general de la CU.
Pero para el proveedor de CUM, la movilidad es el núcleo central de su cartera de servicios. Un plan de servicios típico de CUM integrará voz, correo electrónico, texto, intercambio de archivos y herramientas de colaboración, así como servicios de gestión como la analítica. Con la pandemia en curso que obliga a las empresas a replantearse los espacios de trabajo y los roles tradicionales, la CUM está preparada para transformar la forma en que las empresas se comunican.
Componentes de la CUM
Los operadores de redes móviles utilizan diversos componentes para intercambiar la seguridad, eficiencia y productividad de la empresa. Es básicamente un servicio de telefonía todo en uno, análogo a la comunicación unificada pero que se extiende al panorama de la telefonía móvil.
Voz
La voz es el corazón de cualquier plataforma CUM, sin duda. A menudo viene en forma de VoIP que es el estándar de voz para el futuro. Este servicio de voz es muy diferente de las llamadas de voz analógicas tradicionales, ya que incluye funciones de conferencia. Las soluciones CUM también permiten conversiones de formato entre varios canales, como los mensajes de voz transcritos que se envían a la bandeja de entrada.
Email
El siguiente componente esencial del CUM es el correo electrónico. Incluso cuando los expertos declaran que el correo electrónico está muerto, sigue siendo un canal de comunicación prioritario, especialmente para uso interno. Sin embargo, los equipos se están alejando del correo electrónico como su principal herramienta de colaboración. La mayoría de las empresas están optando por servicios de colaboración especializados o aplicaciones para sus necesidades.
Mensajes
La mensajería es donde el campo se vuelve mucho más diverso. Puede incluir las opciones típicas de los operadores como SMS, así como servicios OTT como Facebook Messenger. Las organizaciones más grandes también pueden incluir sus propias implementaciones personalizadas.
Colaboración
La CU impulsa la colaboración y el intercambio de contenidos a través de los canales y la CUM no es diferente. Pero con este último, se pretende hacerlos accesibles a través de hardware y software móvil. Así que los usuarios móviles ya no tienen que lidiar con aplicaciones de escritorio. En un contexto empresarial, también significa que los proveedores de CUM tienen que adherirse a las normas de la industria para el cumplimiento de la seguridad, las copias de seguridad y las capacidades de almacenamiento.
Como con cualquier solución moderna basada en TI, las suites CUM vienen con multitud de herramientas de gestión para el despliegue, la supervisión y el análisis. Los proveedores de CUM ofrecen todo, desde gestión de identidades hasta análisis de uso para oficinas. Estas ofertas han madurado hasta el punto de que los proveedores ofrecen servicios ampliamente personalizables que pueden satisfacer todas sus necesidades.
¿Quién necesita la CU móvil?
Podría ser más simple preguntar quién no necesita CU móvil en este momento. Casi todas las organizaciones necesitan algún tipo de CU móvil. Una pequeña empresa con personal de campo puede usar la CU móvil para mejorar la eficiencia. Una organización de tamaño medio puede beneficiarse de la CUM si tiene personal que está de viaje o en la ubicación de los clientes con regularidad. Una corporación más grande puede utilizar fácilmente la CUM para fomentar un sentido de identidad compartida entre equipos globalmente distribuidos. Cualquier empresa con trabajadores remotos o empleados que trabajan a distancia se beneficiará de la CU móvil de una forma u otra.
Beneficios de la CUM
Entorno integrado
La CU móvil permite a las empresas alejarse de los servicios heredados que tradicionalmente estaban cableados o conectados físicamente a todos los dispositivos. La mayoría de las organizaciones tienen un sistema de comunicaciones confuso. A menudo incluye una mezcla de aplicaciones del operador, servicios de organización, aplicaciones para el consumidor y herramientas de integración de terceros. Con las comunicaciones unificadas móviles, tienes un proveedor que administra toda la plataforma.
Reducir los costes
Esto es algo que todas las organizaciones quieren, estén o no actualmente con problemas financieros. ¿Quién no quiere mejores servicios que cuesten menos? Los proveedores de CU móviles pueden ofrecer precios competitivos gracias a la consolidación e integración. Ellos transmiten estos ahorros a sus clientes.
Facilidad de gestión y contabilidad
Un único proveedor con una solución hacen que las cosas sean más fáciles de manejar para tu empresa. Cuando algo sale mal, no tienes que llamar a infinidad de números diferentes tratando de obtener una respuesta. No tienes que transitar entre varios proveedores, cada uno negando que haya causado el problema o culpando a otra persona por los retrasos. Con una sola factura a pagar a fin de mes, será una buena noticia para tu departamento de cuentas.
Seguridad
Ninguna solución moderna basada en la tecnología de la información puede existir en un entorno corporativo sin características de seguridad esenciales. Al igual que tu correo electrónico puede ser pirateado, los servicios de comunicaciones unificadas móviles también son vulnerables a los ataques de seguridad. En lugar de preocuparte por la seguridad de infinidad de servicios diferentes, las comunicaciones unificadas móviles te permiten centrarte en un solo sistema. Cualquier buen proveedor debería ser capaz de asegurar tu sistema – y el suyo propio – a través de protocolos de seguridad efectivos.
Habilitar el trabajo a distancia
Este es quizás el beneficio más significativo de la CU móvil que será la tónica general en los próximos años. Los expertos predicen que el trabajo a distancia se convertirá en la nueva normalidad para miles de empresas en la próxima década. Desde una perspectiva empresarial, el trabajo a distancia tiene múltiples beneficios, pero no se puede ofrecer a los empleados sin contar con la infraestructura necesaria. Las comunicaciones unificadas móviles son una parte del puzzle que permite a tus trabajadores realizar sus tareas desde cualquier lugar del mundo, incluso desde casa.
Las preocupaciones de la CU móvil
Todo el mundo sabe que no hay nada gratis, así que, ¿cuáles son los inconvenientes de la CU móvil, si es que hay alguno? La nube y la tecnología móvil han avanzado hasta el punto de que las ofertas de CU móviles rara vez tienen algún inconveniente, pero hay que estar preparado antes de la implementación. Las CU móviles pueden no encajar en el presupuesto de tu empresa. O puede que no tengas la infraestructura necesaria para desplegar las CU móviles. Algunas empresas también pueden tener problemas de cumplimiento legislativo que les impiden usar las CU móviles de cualquier forma.
Preparación para la CU móvil
Entonces, ¿qué necesitas saber o hacer antes de implementar las comunicaciones unificadas móviles en tu empresa? Aquí mostramos algunas cosas para tener en cuenta:
Selecciona el proveedor correcto
La importancia de seleccionar el proveedor adecuado no puede ser subestimada cuando se trata de CU móvil. Un buen proveedor será tu socio a medida que el negocio crezca y cambie. Te ofrecerá orientación sobre las mejores herramientas y parámetros de implementación que se adapten a los requisitos de tu empresa. Deberías poder confiar en ellos cuando las cosas se pongan difíciles o cuando tengas problemas.
Evaluar la red actual
¿Cómo es tu red de datos actualmente? ¿Tiene suficiente ancho de banda o Internet rápido para hacer uso de la CU móvil? Si tienes un equipo anticuado, puede que no seas capaz de manejar la carga de trabajo adicional o los nuevos estándares. Asegúrate de actualizar todo el hardware y el software con los últimos parches de seguridad y firmware. También es posible que necesites nuevos equipos si tus empleados no tienen ya dispositivos móviles o auriculares.
Establecer un presupuesto
Es fácil dejarse llevar cuando se despliega una CU móvil o cualquier sistema de nueva tecnología. Los proveedores desglosarán sus precios en “precio por empleado” o “coste por minuto”, etc. para persuadirte de que cambies a un plan o servicio más caro. Los gerentes a veces sienten la necesidad de incluir todas las características posibles “por si acaso” las necesitas en el futuro.
Pero como las comunicaciones unificadas móviles permiten crecer y añadir recursos cuando se necesitan, no hay necesidad de comprar nada por adelantado. Sólo asegúrate de que estás pagando por lo que usas, en lugar de comprometerte a un pago por adelantado/servicio mensual. Siempre puedes actualizar o comprar más recursos más adelante.
Las comunicaciones unificadas móviles pueden parecer un lujo reservado a las grandes empresas, pero incluso una pequeña empresa puede beneficiarse enormemente de esta solución. Haz una pequeña investigación y puede que te sorprendas de lo asequible y útil que puede ser.
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