La recuperación tras un percance no es la máxima prioridad para la mayoría de las empresas, pero realmente debería serlo. Ya sea que uses el término ‘recuperación de desastres’ o ‘gestión de emergencias’, la esencia es la misma. Cuando suceda algo, ¿tu negocio está preparado para ello? ¿Cuánto tiempo puedes seguir trabajando con menos recursos de lo habitual? ¿Cómo de rápido puedes reanudar el servicio de tus clientes?
Desafortunadamente, muchas organizaciones se dan cuenta de la necesidad de un sistema integral para la recuperación solo en medio de una crisis o después de ella. Pero la planificación, la previsión y los presupuestos son necesarios para configurar y probar un sistema de respaldo efectivo. La planificación ante un desastre o una emergencia es un esfuerzo a gran escala y un proceso largo. Debes pensar en todos y cada uno de los procesos, todos tus activos y datos en su empresa.
Una vez que sepas qué proteger, es hora de crear un programa de recuperación eficaz. Un buen programa protege a las personas, la tecnología y los datos. También debería ayudarte a recuperar el negocio tan pronto como sea posible después de la crisis. Un buen plan de recuperación en caso de desastre debe cubrir todos los riesgos a los que podrías enfrentarte, desde incendios o inundaciones hasta la pérdida de luz o incluso un ataque malicioso por parte de piratas informáticos en los sistemas de TI.
La comunicación es fundamental para una rápida recuperación
El pánico y la confusión son parte durante una crisis, pero imagina la situación si no puedes comunicarte con nadie. ¿Qué sucede cuando el teléfono se cae durante un desastre como una tormenta de nieve? Los mejores planes de recuperación se convierten en polvo cuando no tienes forma de enviar un mensaje de ayuda ni averiguar si todos tus empleados están a salvo. Es posible que tengas estrategias y procedimientos detallados sobre quién debe hacer qué en cada situación. ¿Cómo puedes poner en práctica ese plan cuando no puedes comunicarte con el mundo exterior?
Tu sistema de comunicación debe ser la piedra angular de cualquier planificación de recuperación ante desastres. Necesitas teléfonos que puedan funcionar de manera eficaz durante una crisis. Pero con demasiada frecuencia, la red de comunicación se cae junto con todos tus otros sistemas. ¡Entonces también necesitas tener un plan de gestión de emergencias para tus teléfonos! Ahora que sabemos lo importante que son los teléfonos durante una crisis, veamos cómo podemos continuar durante esos momentos estresantes.
Disponer de alternativas
La primera y quizás la regla más importante para la recuperación de desastres es simple: siempre tener un plan B. Sin importar cómo de detallado sea tu plan, puede fracasar. Ya sea tu sistema de comunicación, red de datos o sala de servidores, siempre deber tener una alternativa disponible. Esto puede ser algo tan simple como usar teléfonos móviles si la línea fija se cae. Por supuesto, los planes de respaldo para sistemas más sofisticados serán más completos y requerirán más recursos para implementar.
Si ya estás utilizando una solución VoIP, es posible que tengas un plan B incorporado. Algunos proveedores acreditados, como VoIPstudio, te permiten dirigirte a una línea fija o móvil específica en caso de una emergencia. Normalmente, si tu oficina experimenta un desastre como un incendio o incluso una pérdida de luz, los teléfonos no serán podrán utilizar. ¡Pero puedes hacer y recibir llamadas en una ubicación alternativa con VoIP alojado! Puede ser en otra oficina, dispositivo móvil designado o cualquier otra cosa que no se encuentre en el mismo lugar que tu oficina.
Comprueba que tus planes funcionarán cuando sea importante
La segunda parte de la gestión de desastres es asegurarse de que las opciones de copia de seguridad funcionan. También deberían funcionar durante una crisis. ¿Cómo te enteras de eso? Es bastante simple, solo compruébalo. Y continúa revisándolo regularmente. Esto se aplica a cualquier sistema, pero más aún para tus teléfonos. Si bien no puedes recrear algunos escenarios fácilmente, otros pueden simularse para ver si tus planes funcionan.
Por ejemplo, apaga la alimentación de tus teléfonos y comprueba si las copias de seguridad funcionan. Si tienes dispositivos móviles como respaldo, asegúrate de que tengan baterías adicionales y que estén cargados. Ya que VoIP alojado necesita Internet para funcionar, verifica que tus planes de respaldo y recuperación para Internet se activen correctamente cuando surja un problema. Si tus sistemas están configurados para entregarse automáticamente a un servidor secundario o conexión de datos, asegúrate de que están funcionando como deberían.
La comunicación es clave para la gestión de desastres, pero también necesitas mantener tu negocio funcionando en una crisis. Debes mantenerte en contacto con los clientes, responder las llamadas entrantes y atender las quejas de los clientes. No puedes hacer nada de eso si tus teléfonos no funcionan. Entonces, si tienes una solución VoIP o ejecutas tu propia implementación SIP, siempre debes tener un plan B.
