Una de las razones de la popularidad de la VoIP es lo fácil que es empezar. Si una empresa quiere iniciarse en la VoIP tarda cinco minutos en tener una cuenta y, como casi todos los proveedores ofrecen demostraciones gratuitas, es rápido y gratis empezar a experimentar. Pero ¿qué diferencia hay entre teléfonos VoIP y softphones?
Para las Pymes el único requisito para usar VoIP en la nube es tener banda ancha: si la conexión es suficientemente rápida no hay que comprar nada ni actualizar nada: el proveedor gestiona todo lo que se necesita.
Aunque, por supuesto, para usar la VoIP se necesitan teléfonos digitales. Y aquí hay que tomar una decisión: usar softphones, o sea, teléfonos virtuales, esto es, programas de ordenador que simulan un teléfono, o comprar teléfonos VoIP dedicados.
Cada alternativa tiene pros y contras y no hay una respuesta única sobre qué es mejor. Vamos a analizarlos.
Pros y contras de los softphones
El término “Softphone” es confuso para los legos en VoIP. Un softphone no es más que un programa que se instala en móviles u ordenadores. Una vez configurado con las credenciales correspondientes los empleados pueden hacer y recibir llamadas.
Es algo muy flexible porque se puede instalar en cualquier dispositivo y viene estupendamente para los trabajadores que viajan con frecuencia o, al menos, que se están moviendo por la empresa y no están pegados siempre a un escritorio.
Otra de las grandes diferencias que hay entre teléfonos VoIP y softphones es que estos últimos pueden añadir los botones que quieran -ya que es algo virtual- mientras que los teléfonos VoIP vienen con los que vienen y no se pueden aumentar.
Esta flexibilidad implica un problema: dado que un trabajador puede utilizar estas aplicaciones en cualquier dispositivo, no se puede garantizar que la conexión a internet que se vaya a usar sea siempre segura. Por ejemplo, un trabajador llama a un cliente desde la wifi pública de un hotel. ¿Quién garantiza que esa wifi es segura?
Muchas empresas no se preocupan por la seguridad, pero hay muchas herramientas que pueden capturar datos a través de conexiones wifi abiertas o poco seguras. Si tienes muchos trabajadores que se conectan muchas veces a través de conexiones no seguras, entonces hay mucha probabilidad de que antes o después te enfrentes a un problema de seguridad.
Pros y contras de los teléfonos VoIP
A grandes rasgos, los beneficios de los softphones son las desventajas de los teléfonos VoIP y viceversa. Los teléfonos VoIP son iguales que los teléfonos de toda la vida, pero soportan SIP. Como tiene hardware dedicado a ello, la calidad de las llamadas es, por lo general, mejor que la de los softphones. Y tienen funcionalidades adicionales, tipo conferencias o poner llamadas en espera.
Al contrario que los teléfonos tradicionales, sí necesitan energía, pero no es necesario cargarlos regularmente ni vigilar la batería, no es algo que se suela robar ni perder y minimizan el riesgo de una violación de seguridad.
Eso sí: comprar uno por empleado es costoso incluso en los modelos de gama baja: si tienes 35 trabajadores y cada teléfono puede costar unos 100€, es un precio significativo para una PYME que busca reducir gastos con la VoIP. Por eso las empresas tienen siempre la tentación de quedarse con softphones o de reutilizar los teléfonos de escritorio con adaptadores.
La otra desventaja es que están más o menos fijos. Son piezas que se apoyan en el escritorio y que se enchufan con un cable. Incluso si el teléfono es inalámbrico tiene cierto radio de uso. Otro problema es la compatibilidad de red. Algunos servicios sólo funcionan con determinados modelos de teléfonos VoIP. Por eso es importante elegir un proveedor que use el protocolo SIP y no un protocolo propietario.
Algo muy habitual es que las empresas usen ambos tipos de teléfonos: softphones y teléfonos VoIP. En la oficina se usa uno y cuando se está fuera se usa otro. Así además se minimizan los riesgos de seguridad provenientes de usar los softphones en redes no seguras.
