El buzón de voz es uno de esos servicios que todos saben que no pueden vivir sin él. Es cierto, el buzón de voz te permite dejar mensajes incluso cuando alguien está hablando con otra persona, por lo que es muy útil. Sin embargo, el proceso para recuperar y acceder a tus mensajes de voz puede ser un fastidio.
¿Cuándo fue la última vez que estuviste encantado de tener que revisar tu buzón de voz? ¿La luz parpadeante en tu teléfono te da ansiedad? Sabes que tienes que pasar los próximos 10 minutos escuchando mensajes, al menos la mitad de los cuales son inútiles, pero no puedes permitirte el lujo de no escucharlos porque algunos de ellos serán importantes. Para ser honesto, el buzón de voz no ha cambiado mucho desde que se lanzó por primera vez. Por supuesto, no necesitas un dispositivo independiente para usar esta función, pero no ha habido mucha innovación en este sentido.
Las frustraciones del buzón de voz
El buzón de voz garantiza que no se pierdan mensajes importantes de clientes, compañeros y otros socios comerciales cuando estés en una reunión o estés ocupado. Pero el proceso para acceder, escuchar y recuperar la información de los mensajes de voz no es simple ni eficiente.
Desde la perspectiva del usuario, debes marcar un número y escuchar las indicaciones de voz antes de escuchar los mensajes. Es posible que tengas que escuchar el mismo mensaje varias veces para obtener la información clave como el número de devolución de la llamada. Es posible que te encuentres en un entorno ruidoso que dificulte la escucha. Si no revisas tu bandeja de entrada con regularidad, los mensajes pueden acumularse y debes perder aún más tiempo para separar los importantes del resto.
Los problemas se agravan en un contexto empresarial. Los mensajes de voz son archivos de audio que ocupan mucho espacio y no proporcionan datos útiles. Piénsalo, tus empleados reciben cientos de mensajes de voz cada semana. Algunos de ellos incluso tienen información valiosa que podría ser útil en el futuro. ¿Pero cómo puedes acceder a ellos? ¿Quién tiene el tiempo para escuchar todos esos mensajes con la esperanza de que algunos puedan ser útiles?
También es muy fácil cometer errores con el buzón de voz. Algunos mensajes pueden perderse por el camino porque el usuario olvidó recuperarlos. Los empleados pierden tiempo cuando intentan escribir información relevante y, a menudo, cometen errores al hacer malabares con varias cosas a la vez. Pero los pequeños errores pueden sumarse, especialmente en ciertos departamentos como el servicio de atención al cliente y el soporte técnico.
Transcripción del buzón de voz con VoIP
Desde que la tecnología VoIP entró en escena, los sistemas de telefonía empresarial han cambiado bastante en muy poco tiempo. Los proveedores de servicios han lanzado nuevas características innovadoras y también han transformado las herramientas existentes. El buzón de voz es una de esas cosas que se ha vuelto más cómodo y fácil de usar con los servicios VoIP alojados.
La primera mejora en el buzón de voz llegó en forma de poder reenviar los mensajes a las bandejas de entrada del correo electrónico. Esto solucionó el problema del acceso inconveniente. Los usuarios no tenían que recordar llamar a un número y recuperar los mensajes de voz. Podían recibir notificaciones del buzón de voz en su bandeja de entrada, algo de lo que todos estamos atentos. No solo significa que nunca pierdes un buzón de voz, sino que también recibes la notificación inmediatamente después de que alguien haya dejado un mensaje. Si se trata de un cliente que llama por un problema de servicio o una solicitud de venta, no querrás demorarte en atenderlos.
Una innovación reciente ha cambiado aún más el buzón de voz. Ahora los proveedores de servicios de VoIP ofrecen servicios de transcripción de buzón de voz para clientes empresariales. ¿Qué significa esto? Los usuarios ahora pueden optar por recibir sus mensajes de voz en forma de texto, por correo electrónico o enviarlos directamente a su teléfono. La transcripción del correo de voz te ahorra tiempo: la mayoría de las personas pueden leer el texto más rápido de lo que pueden escuchar los archivos de audio. También puede mejorar la productividad, los empleados no cometen errores al intentar escribir información porque ya está allí en formato texto.
Los proveedores de servicios incluso ofrecen almacenamiento ilimitado en la nube para estos mensajes transcritos, para que puedas conservarlos para siempre. Dado que se convierten en texto, se puede buscar en el archivo y puedes acceder a él fácilmente cuando lo desees. ¿Necesitas el número de devolución de llamada para ese cliente tan importante? Una búsqueda rápida en tu buzón de voz te da esa información. ¿Te cuesta recordar cuándo tu jefe quería el último informe? Puedes obtener la fecha y la hora con unos pocos clics.
Cualquier organización puede reducir los errores y aumentar la eficiencia al cambiar a la transcripción del buzón de voz. Desafortunadamente, no todos los proveedores de servicios ofrecen servicios de transcripción. Es posible que desees preguntarle a tu proveedor si tiene la función y cuánto tendrás que pagar por ello. ¡Compruébalo! Podría ser justo lo que tu empresa necesita.
