En el artículo anterior dimos unos cuantos consejos y trucos para VoIP para sacar el mayor partido de su sistema. La mayoría de ellos, como el aprovisionamiento automático, son tareas que han de hacerse antes o durante el despliegue inicial. En este artículo vamos a echar un vistazo a algunas cosas más que puedes ajustar para mejorar la productividad. Estos consejos y trucos para VoIP deben servir para que saques más partido de tu nuevo sistema durante el uso diario.
Configura la función “Encuentrame y sigueme”
Ya sabes que los sistemas de VoIP modernos permiten usar muchos dispositivos con el mismo número. Es una función muy conveniente para esas veces en las que estás lejos de la oficina o trabajando desde casa o en la carretera o en otro sitio. Puedes seguir haciendo llamadas y estar en contacto con tus clientes, miembros de tu equipo y managers. Pero ¿qué pasa cuando alguien quiere llamarte? ¿Cómo sabe el sistema qué dispositivo llevas encima?
Hay dos maneras de las que un empleado puede manejar las llamadas entrantes. Una opción es prepara el sistema para que todos tus dispositivos suenen a la vez. Así eres libre para responder llamadas en en teléfono u ordenador más cercano. El llamante no tiene porque saber si ha de llamar al fijo o al móvil porque van a sonar todos a la vez. Esto es muy útil si tienes un horario flexible o si estás viajando continuamente.
La segunda opción es configurar ciertas reglas para que sólo suenen ciertos teléfonos en distintos momentos del día. Imagina que trabajas desde casa dos días a la semana. Estos días puedes configurar el sistema para que te suene el móvil y todos los demás días sonará el teléfono que tengas sobre tu mesa del trabajo. La mayoría de los sistemas te permitirán configurar una cadena de dispositivos: primero suena el teléfono IP, después el móvil, luego el softphone, etc. Si no respondes una llamada en un dispositivo se irá al siguiente. Si no respondes a ninguno se irá al buzón de voz.
Se acabaron los problemas con perder llamadas o con un servicio al cliente pobre. Tus trabajadores serán más productivos si sigues nuestros consejos y trucos para VoIP y activas y configuras esta función correctamente.
Usa las operadoras automáticas de manera eficiente
Las respuestas por voz interactivas no son una función nueva y exclusiva de VoIP. Llevan ya un tiempo con nosotros, pero no estaban totalmente disponibles para todas las empresas. Era una función que sólo podían permitirse las compañías más grandes. Con un sistema VoIP las más pequeñas también las tienen con un precio asequible. De hecho, la mayoría de los proveedores las llevan en sus planes, por lo que no hay que pagar extra.
Puedes usar las centralitas automáticas de muchas maneras. Una de las maneras útiles es informar a los llamantes sobre tu negocio mientras esperan a que la persona a la que llaman coja el teléfono. Puede ser sobre cualquier cosa: desde los horarios al calendario de vacaciones, ofertas, o lo que sea. Normalmente los clientes tendrían que preguntar a alguien y ahora tienen esa información en menos tiempo. Libera a tus trabajadores de atención al cliente para que así puedan dedicar más tiempo a las preguntas complejas de otros clientes.
También puedes programar el sistema para dar a los clientes información específica sobre su cuenta o sobre el dinero que han de pagarte dependiendo de desde qué número llamen. Puede parecer algo pequeño, pero el crecimiento de la productividad es muy grande. Lo único más valioso para un negocio que el dinero es el tiempo y un sistema VoIP puede ahorrarte mucho si sigues nuestros consejos y trucos para VoIP.
Configura una transcripción automática de tu buzón de voz
El buzón de voz es útil para cualquier negocio pero el modo de acceder y almacenar cualquier mensaje es un proceso enrevesado. Los sistemas VoIP permiten acceder a los mensajes de una manera más eficiente: puede enviar mensajes directamente al buzón de voz y transcribirlos. Así puedes tratar tu buzón de voz como si fuera tu correo electrónico: borra mensajes, guárdalos más tarde o apunta los detalles. Todo desde la comodidad de tu ordenador.
Puede ahorrar un montón de tiempo a los usuarios que, de otro modo, se pierde en una transcripción manual o en apuntar en papel datos importantes. El ahorro para tu empresa está claro: piensa en todos los datos importantes que tienes en tus viejos buzones de voz: son difíciles de organizar, ocupan un montón de espacio y no hay un método fácil de analizarlos para conseguir información.
Tu sistema VoIP puede pasar esos mensajes de voz a mensajes de texto, que son más fáciles de almacenar y analizar. Puedes activar la transcripción para los mensajes del buzón de voz antiguos y los nuevos a tiempo real. En vez de guardar gigas de voz transformalos en documentos de texto fácilmente ordenables.
Los sistemas VoIP son los cimientos de una comunicación unificada, pero eso no significa que tengas que esperar a tener la comunicación perfectamente desplegada y terminada para empezar a mejorar la información. Esperamos que estos consejos y trucos para VoIP te sirvan.
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