La administración del buzón de voz es una parte integral de cualquier sistema telefónico empresarial. El saludo de voz que escuchan los clientes cuando se conectan a un buzón de voz, y la rapidez con que los empleados pueden recuperar sus mensajes de voz y responderlos ayudan mucho a presentar una imagen profesional para cualquier negocio.
Existe una multitud de opciones disponibles para que los clientes lleguen a un negocio en particular, incluido el correo electrónico, el móvil, la voz, etc. Con todos ellos, la administración del buzón de voz se ha vuelto más complicada.
Los empleados no siempre están en su oficina. Es posible que no tengan acceso al teléfono de su escritorio. O que se olviden de anotar un mensaje del buzón de voz importante que puede derivar en pérdida del negocio.
Las funciones de buzón de voz VoIP en los sistemas VoIP alojados son mucho más avanzadas que las disponibles en las tecnologías heredadas y permiten a los empleados administrar sus buzones de buzón de manera más efectiva.
Acceso al buzón de voz VoIP
La configuración y el acceso a un mensaje de buzón de voz en una red VoIP se pueden realizar de varias maneras. El usuario puede revisar los correos de voz desde su teléfono VoIP, externamente marcando el número del buzón de voz, iniciando sesión en su panel de control online o por correo electrónico.
La disponibilidad de estas opciones reduce significativamente el riesgo de que se pierdan nuevos correos de voz o que se olviden los viejos. Los usuarios también pueden realizar cambios en la configuración del buzón de voz a través de su teléfono o el tablero en línea.
Del buzón de voz a correo electrónico
El correo electrónico se ha vuelto tan esencial para cualquier profesional que trabaja que hay muchas circunstancias en las que un empleado puede no tener acceso a su teléfono pero puede recuperar correos electrónicos (a través de tabletas, computadoras cliente, etc.)
La mayoría de los proveedores de servicios de VoIP ofrecen a los clientes la capacidad de reenviar los mensajes de voz como archivos adjuntos de audio a través del servicio de correo electrónico.
Los empleados pueden elegir recibir notificaciones de buzón de voz, el mensaje de voz real o una versión transcrita en su bandeja de entrada. Las organizaciones pueden incluso añadir funciones más sofisticadas que permiten a los empleados responder directamente a dichos mensajes, reenviarlos a otros usuarios para compartir información o enviar el buzón de voz a un software CRM para su posterior seguimiento.
Dado que los mensajes de buzón de voz se reciben en la bandeja de entrada, se pueden guardar en un equipo de trabajo en particular, hacer una copia de seguridad para guardarlos, o guardarlos en carpetas para una mejor organización.
Buzones personales frente a departamentos
Algunos departamentos como ventas y servicio al cliente pueden requerir su propio buzón de voz para atender mejor a los clientes. El sistema de buzón de voz VoIP se puede configurar para dirigir las llamadas al buzón del departamento si no hay empleados disponibles o si es después del horario comercial.
Los clientes también pueden optar por ser redirigidos al buzón de voz individual si conocen el número de extensión de la persona con la que desean contactar.
De esta manera, los clientes pueden ser atendidos por quien esté disponible dentro del departamento lo antes posible en lugar de tener que esperar a un individuo en particular, especialmente si cualquier empleado puede resolver el problema.
Saludos personalizables
Muchos proveedores de VoIP ofrecen la posibilidad de personalizar el saludo del buzón de voz para usuarios individuales, departamentos y para el buzón de la empresa. La empresa puede incluso cambiar el saludo según la hora del día, si la oficina está abierta o cerrada, por vacaciones, etc.
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