La cuota de mercado de VoIP en la industria de las telecomunicaciones continúa creciendo cada año. Tanto que las implementaciones SIP locales como los servicios VoIP alojados son segmentos multimillonarios dentro de la industria. Si bien SIP se ha establecido como el protocolo dominante muchas empresas siguen favoreciendo los servicios alojados por su facilidad de uso y simplicidad.
Sin embargo, todavía hay muchas empresas que todavía tienen que hacer el cambio por varias razones. La falta de conciencia, conocimiento y experiencia interna es un obstáculo prominente. A los responsables les gusta saber en qué se están metiendo antes de tomar cualquier decisión de compra. ¿Cómo afectará esta nueva tecnología a mi equipo / mi división / mi empresa? ¿Qué cambios debo hacer y cuáles son las consecuencias en el futuro? Echemos un vistazo rápido a cómo VoIP puede cambiar los flujos de trabajo de tu negocio.
Familiar, pero diferente
Cada nueva tecnología tiene su propia curva de aprendizaje tanto para los usuarios como para la empresa en general. Los empleados deben familiarizarse con las nuevas herramientas e incorporarlas a sus flujos de trabajo existentes. Una de las cosas que VoIP alojado no cambia es la experiencia actual de las llamadas de voz.
La función más básica de hacer o recibir una llamada sigue siendo familiar. Si tienes un teléfono de escritorio, lo levantas para contestarlo y marcas un número para hacer una llamada. La situación no es muy diferente en un teléfono inteligente o tablet. Tienes el paso adicional de descargar e instalar una aplicación de softphone, pero el resto permanece sin cambios. Lo mismo ocurre con los equipos de escritorio y portátiles. Aquí, el paso adicional será conectar un auricular con cable o inalámbrico al ordenador.
Donde cambian las cosas es en cómo configurar y usar funciones más avanzadas como el buzón de voz visual o el fax digital. Con los sistemas telefónicos empresariales tradicionales, muchas empresas no podían permitirse que todos los empleados tuvieran acceso a todo el conjunto de funciones disponibles para los altos ejecutivos. VoIP te permite dar estas características a todos los que lo necesitan. Así que configurar una llamada de conferencia grupal donde algunas personas marcan y otras usan vídeo requiere un poco más de trabajo.
Pero aprender a usar estas funciones no necesita un seminario ni una sesión de formación. La mayoría de los proveedores tendrán seminarios online, manuales y preguntas frecuentes para que tus empleados puedan acceder. De esta manera, las personas pueden buscar la información que necesitan de forma fácil.
VoIP cambia los flujos de trabajo en las empresas
Las divisiones que más utilizan los teléfonos: ventas, marketing, servicio al cliente, call centers, etc. experimentarán la mayoría de los cambios. Al principio, VoIP no era más que un reemplazo para la línea telefónica tradicional. Los servicios de VoIP de hoy ofrecen más funcionalidades y complementos. Los proveedores de renombre ofrecen integraciones entre su oferta de VoIP y varias herramientas empresariales populares como los sistemas CRM. Esto significa que tu equipo de ventas podrá realizar llamadas desde la aplicación CRM a través de las líneas de VoIP empresariales. Una vez que se realiza la llamada, las marcas de tiempo y otras notas se pueden agregar al registro de ventas / clientes. Naturalmente, estos cambios afectarán a cómo se hacen las cosas dentro del departamento.
VoIP trae una gran cantidad de características cuando se trata de interactuar con los clientes. Los representantes de los clientes podrán retener a las personas que llaman, invitar a sus jefes a escuchar o incluso interrumpir las conversaciones, acceder a las llamadas de un grupo disponible o reenviar las llamadas al buzón de correo de voz correspondiente. Los procesos que requerían una docena o más de pasos con el sistema anterior ahora pueden necesitar solo un solo clic para funcionar.
VoIP ofrece nuevas características para complementar las mejoras existentes. Por ejemplo, los empleados que interactúan regularmente con los clientes a menudo necesitan tomar notas sobre las conversaciones. Los servicios VoIP que vienen con la grabación automática de llamadas pueden mejorar la productividad y la eficiencia. No tienes que confiar en que los miembros del personal recuerden completar los detalles al final de la llamada. Puedes capturar los detalles relevantes para su posterior revisión de forma automática.
Las personas dentro de la organización también pueden cambiar sus flujos de trabajo personales en respuesta a las características ofrecidas por VoIP alojado. Supongamos que el trabajo de un empleado requiere que realicen visitas de rutina fuera del sitio a ciertas ubicaciones de clientes. Antes, habría tenido que programarlas para el final del día porque no puede permitirse estar lejos del teléfono en ningún otro momento. VoIP te permite utilizar un smartphone mientras viajas con el número de tu oficina. Así que ahora puedes visitar al cliente cuando sea necesario y no preocuparte por las llamadas perdidas.
Estos son solo algunos ejemplos para resaltar las formas en que VoIP puede cambiar los flujos de trabajo de tu empresa. Una vez que implementes VoIP dentro de la empresa, es posible que los empleados encuentren nuevas formas de integrarlo en sus flujos de trabajo. ¡No te sorprendas si tu productividad aumenta después de cambiar a VoIP!
