A simple vista, el proceso de configuración de un sistema de telefonía VoIP en pequeños negocios puede parecer bastante similar al que pueden tener otras empresas. Cuando consideramos instalar servicios de VoIP alojados, parece que no hay mayor diferencia que el número de sillas que tenemos que poner para los empleados.
Sin embargo, las pequeñas empresas tienen requisitos y necesidades diferentes, por lo que es necesario elegir un proveedor que esté especializado en este tipo de compañías o cuyos clientes pertenezcan principalmente a este segmento.
¿Por qué el tamaño de la empresa importa ?
El concepto “pequeña empresa” abarca un campo muy amplio en términos de tamaño. Un pequeño negocio puede ser de cualquier tipo, desde una panadería local con 8 empleados a una compañía de tecnología de 50 trabajadores repartidos en tres ciudades diferentes.
El tipo de negocio también puede marcar la diferencia: una empresa profesional que ofrezca servicios de contabilidad, impuestos o informática tendrá requisitos diferentes para su sistema telefónico, si lo comparamos con una tienda que vende productos para mascotas.
Hay ciertos servicios que están enfocados exclusivamente en empresas muy pequeñas, como pueden ser autónomos, trabajadores independientes trabajando desde sus hogares con dos o tres empleados a su cargo, etc.
Naturalmente, estos servicios pueden no ser adecuados para pequeñas empresas que se están consolidando y empezando a crecer rápidamente.
La misma lógica se aplica también en sentido contrario, es decir, hay bastantes proveedores de servicios que solo atienden a organizaciones de gran tamaño, y lo reflejan en sus planes de suscripción. Pueden llegar a ofrecer servicios que para una pequeña empresa no sean relevantes en los paquetes más básicos, haciendo que terminen pagando un precio mucho más alto por un paquete del que no usarían todas las características disponibles.
Entre estos dos tipos de proveedores encontramos a aquellos especializados en ajustar las ofertas especialmente a negocios pequeños. Esto implica que una empresa no tenga que dedicar tiempo a personalizar los planes para satisfacer sus requisitos y a ser capaces de obtener el soporte que necesitan porque el vendedor tiene experiencia en el trato con empresas más pequeñas.
VoIPStudio es uno de los sistemas de telefonía VoIP alojado dedicado especialmente a empresas pequeñas en cuanto a características, planes de suscripción y soporte técnico. ¿Qué características deberías buscar?
Características comerciales
Los sistemas de telefonía VoIP ofrecen una multitud de características que pueden clasificarse de manera aproximada en funciones comerciales y técnicas.
Algunas de las características comerciales más importantes a tener en cuenta pueden ser los contratos no anuales, la portabilidad de números y la capacidad de trabajar en dispositivos móviles, a través de clientes nativos o de terceros.
Incluso si un proveedor ofrece precios más bajos para los contratos es más razonable que la empresa pruebe el servicio durante unos meses antes de comprometerse.
Las pequeñas empresas confían en la buena voluntad del cliente en gran medida y la capacidad de llevar su número de teléfono consigo incluso si cambia de servicio, opción que está muy infravalorada.
VoIP Studio proporciona todas esas características y muchas más. Por ejemplo, nuestros servicios permiten una segunda facturación, lo que significa que los cargos por llamadas no se redondean al minuto más cercano a diferencia de otros proveedores. Una llamada de 43 segundos se cobrará como una de 43 segundos y no como una de un minuto.
El ahorro de unos céntimos en cada llamada puede no ser significativo de manera aislada, pero acaba siendo importante al final del mes. Este pequeño ahorro es significativo para pequeñas empresas que a menudo no pueden darse el lujo de pagar un exceso para los servicios esenciales.
Puedes leer sobre los beneficios del sistema de telefonía VoIP para pequeños negocios aquí.
Características técnicas
Los vendedores llevan consigo una enorme lista de las características técnicas de los servicios de telefonía, por lo que en ciertas ocasiones puede ser complicado distinguir que características que son absolutamente esenciales para la empresa.
Para muchas organizaciones pequeñas, las características que les permiten proyectar una imagen profesional y competir con otras empresas de mayor tamaño son esenciales. Estas pueden ser características como la respuesta de voz interactiva que conecta a los llamantes con las personas adecuadas o el departamento correcto sin perder tiempo.
Puede que tu empresa sea pequeña y no tenga un departamento dedicado en exclusiva a la atención al cliente. De hecho, puede que seáis solo dos empleados quienes responden al teléfono, pero eso no significa que tu sistema telefónico tenga que ser rudimentario.
VoIP Studio te ofrece la opción de utilizar Call Centers de ACD en los que los clientes pueden dirigirse automáticamente al primer operador disponible, incluso se puede configurar para que los llamantes estén informados de su posición en línea y de los tiempos medios de espera.
Otra característica importante es la cantidad de espacio disponible para el buzón de voz, la grabación de llamadas y otras características de uso intensivo de datos.
Si bien algunos servicios imponen un límite estricto en el que se eliminarán las grabaciones de voz antiguas, con VoIPStudio tendrás la posibilidad de almacenar de manera ilimitada para que nunca más te vuelvas a preocupar de que los llamantes no puedan dejar sus mensajes debido a que la bandeja de entrada está llena.
Hay muchas otras características incluidas por los proveedores de VoIP, pero puede que no sea necesario pagar por todas ellas. Siempre y cuando las características más esenciales estén incluidas en el paquete básico, tu empresa siempre puede añadir servicios extra más adelante.
