5 formas de mejorar la comunicación de tu equipo con un teléfono VoIP

Publicado en: 2019-03-08 | Categorías: Beneficios de VoIP

Las pequeñas empresas están muy condicionadas cuando se trata de invertir en comunicación y es posible que no tengan acceso al tipo de financiación que tienen las empresas más grandes. Pero con un servicio telefónico VoIP, dejará de ser una barrera para proporcionarle a tu organización un sistema de comunicación integral y profesional 

Para que sean rentables y valga la pena la inversión, las pequeñas empresas requieren un servicio telefónico VoIP por varios motivos. El valor añadido de los teléfonos VoIP es que pueden ofrecer beneficios de gran alcance a una organización, mejorando la comunicación y el desarrollo general para las pequeñas empresas. 

1. Impresiona a clientes potenciales 

Cuando se busca competir con empresas más grandes, un obstáculo para las pequeñas empresas es ser tan profesional y fiable como sus competidores más grandes. Es posible que no tengas una gran cantidad de empleados para gestionar las consultas o el presupuesto para contratar a un recepcionista para que atienda tus llamadas, pero con un teléfono VoIP, estos obstáculos serán superados.  

Ganar la confianza de clientes potenciales es imperativo, especialmente en las primeras etapas de la contacto con tu empresa. Tener un servicio telefónico VoIP instalado proyecta la imagen correcta porque le brinda a tu negocio eficiencia y un toque profesional para tus clientes.   

En un día ocupado, es posible que no tengas personal suficiente para que respondan a todas las llamadas de inmediato. Tener música en espera hace que la espera sea más llevadera para sus clientes. Las líneas telefónicas tradicionales pueden permanecer activas durante largos periodos de tiempo, causando líneas telefónicas vinculadas o el temido tono de “ocupado” para las personas que llaman. VoIPstudio tiene capacidad de transferencia de llamadas para que todos los empleados disponibles puedan ayudar a los clientes de manera oportuna. 

Los clientes tendrán confianza en una compañía que crean que es consolidada y fiable. Es por eso que crear la primera impresión correcta puede tener un impacto positivo en tu negocio en los próximos años. Solo tienes una oportunidad de causar una buena primera impresión. El servicio de teléfono VoIP le brinda a tu empresa la mejor oportunidad de hacerlo bien. 

2. Ayuda a la escalabilidad de tu equipo 

A medida que tu negocio crezca, es posible que tengas que contratar personal nuevo; con una línea telefónica tradicional, esto puede ser costoso, con tarifas adicionales para el hardware y el tiempo empleado en formar al personal para usar los teléfonos. Los teléfonos VoIP reducen significativamente estos costes. El ahorro viene al proporcionar a los empleados auriculares en sus computadoras o permitirles usar VoIP móvil, lo que significa que no es necesario comprar teléfonos nuevos para cada empleado.  

VoIPstudio también ofrece prácticos tutoriales paso a paso para ayudar a los empleados a comprender los entresijos del sistema. Cuando tu equipo esté listo para crecer, los costes de comunicación adicionales no deberían ser prohibitivos, y con un servicio telefónico VoIP no lo serán. 

3. VoIP proporciona flexibilidad a su equipo 

Como empresa pequeña, es posible que no puedas competir con empresas más grandes en cuanto a equipamiento de las oficinas. Sin embargo, los beneficios de una mayor flexibilidad podrían ser de utilidad. En un esfuerzo por lograr un mejor equilibrio entre la vida laboral y familiar, un número cada vez mayor de empleadores ofrece a los empleados horarios de trabajo remoto y horarios flexibles. Estar atado a tu escritorio de oficina por un sistema telefónico tradicional prohíbe la flexibilidad que tantas personas están presionando para lograr.  

Un servicio telefónico VoIP le ofrece a tu empresa el software necesario para permitir que tus empleados trabajen desde cualquier ubicación, en cualquier momento, manteniendo una imagen profesional. La investigación del CIPD ha demostrado que las empresas pueden obtener varios beneficios, como el aumento de la productividad, la motivación de los empleados. Esto supone un mayor compromiso con tu empresa al permitir que el personal tenga más libertad para trabajar de una manera más flexible y dinámica. Cuidar de tu equipo es una parte esencial para dirigir una pequeña empresa y es una de las razones por las que a algunas personas les resulta más atractiva la idea de trabajar para una organización más pequeña. 

4. Fomenta un día de trabajo ameno

Hay varias formas en que un servicio telefónico VoIP puede aumentar los niveles de productividad para tu empresa. Reemplazar un sistema telefónico tradicional desactualizado con un servicio telefónico VoIP intuitivo y completo facilitará los trabajos de tus empleados. La comunicación entre compañeros se hace más sencilla con la opción de chat de mensajería instantánea. Los empleados podrán configurar su “estado” para que los compañeros sepan cuándo pueden hablar libremente. Todo esto hace que la distribución del tiempo sea más efectiva 

La videoconferencia se puede utilizar en lugar de reuniones físicas que consumen mucho tiempo, lo que ahorra costes de viaje y de las sala de reuniones. Las llamadas se pueden reenviar cuando sea necesario y los mensajes grabados se pueden reproducir para informar a los clientes sobre información útil, como el horario de apertura. 

5. Ayuda a mantener las relaciones con los clientes

Mantener una comunicación positiva con los clientes es la clave para una relación larga y fructífera. Los clientes pueden sentirse cansados ​​y frustrados cuando se ponen en contacto con tu empresa. La flexibilidad de un servicio telefónico VoIP permite que una empresa esté disponible para los clientes en cualquier momento y lugar.  

Si tu empresa ha decidido permitirles a los empleados un trabajo flexible, las llamadas se pueden recibir en casa desde su ordenador o desde un dispositivo móvil. En caso de que surja un problema, y ​​un miembro del personal necesite la ayuda de un compañero al tiempo que ayuda a un cliente, puede transferir la llamada a otra persona, configurar una llamada a tres bandas o permanecer en la línea mientras se comunica con su compañero en el chat. Esto significa que el cliente no se queda esperando que le devuelvan la llamada y queda satisfecho con el nivel de servicio al cliente que ha recibido.  

Conclusión 

En un mercado cada vez más saturado, las empresas deben esforzarse por distinguirse de la multitud. Un sistema de teléfono VoIP puede beneficiar a una pequeña empresa de muchas maneras, ayudando a tu empresa a proyectar una imagen profesional, ya sea desde la oficina o trabajando desde casa.

VoIPstudio está a tu disposición para adaptarse a los cambiantes requisitos de su negocio, ofrecer una vida laboral más sencilla para sus empleados y permitirte poner siempre el servicio al cliente en primer lugar. Obtén más información sobre cómo implementar un  servicio telefónico VoIP  y permite que tu pequeña empresa evolucione.