Si tienes o diriges una empresa, probablemente hayas oído hablar de VoIP. A veces puede parecer que todo el mundo se ha desprendido de los teléfonos fijos tradicionales. Tal vez pienses que es demasiado complicado trasladar a todos tus empleados a un nuevo sistema telefónico. O te preguntas si es rentable. Incluso si está convencido de los beneficios de la actualización, es posible que no sepas cuándo es el mejor momento para hacerlo.
Si todavía estás dudando si hacer el cambio a VoIP comercial, aquí hay 5 señales de que está listo para ello.
1. Tus facturas telefónicas son altas o crecientes
Tu empresa se está expandiendo, tus empleados están contentos y las cuentas son buenas. Pero si simplemente pudieras reducir tus elevadas facturas de alguna manera, o tu empresa atraviesa tiempos difíciles y estás buscando formas de reducir costes. O quizá notas que tus facturas telefónicas son muy altas, mucho más de lo que puedes pagar. Y lo que es más, han ido aumentando lentamente a lo largo de los años. El aumento ha sido tan gradual que apenas prestas atención. Pero lo que pagas por el servicio telefónico es mucho más de lo que solías hacer.
Si tu empresa enfrenta problemas similares, entonces es hora de considerar cambiar a VoIP. ¿La actualización a una nueva tecnología no será aún más costosa? Aquí es donde la mayoría de la gente está equivocada. Comenzar a usar el servicio telefónico VoIP es rápido, sencillo y económico. En algunos casos, ni siquiera necesitas una tarjeta de crédito. Simplemente regístrate en un servicio de VoIP en la nube y comienza a usarlo. No necesitas nuevos equipos sofisticados (aunque siempre podrías invertir en teléfonos de buena calidad) o software.
Incluso tus facturas mensuales se reducirán después de cambiar a VoIP. Muchas empresas encuentran que sus facturas se reducen hasta en un 50% después de la actualización. Eso es por 2 razones: las llamadas internas se vuelven gratuitas y las llamadas internacionales cuestan mucho menos con VoIP. No importa dónde trabajen tus empleados, cualquier llamada realizada a un compañero o es gratuita. El servicio telefónico VoIP es una excelente manera de reducir costes sin sacrificar características, calidad o productividad.
2. Tu empresa pierde demasiadas llamadas
A medida que tu negocio crezca y las llamadas aumenten, es posible que tus empleados tengan dificultades para mantenerse al día. No es su culpa, es solo que tu sistema telefónico actual no está equipado para gestionarlo. Tu empresa podría estar perdiendo llamadas por múltiples razones, que incluyen:
- Los clientes cuelgan debido a los largos tiempos de espera.
- Los agentes de servicio no pueden mantenerse al día con las llamadas, especialmente durante las horas pico o situaciones inesperadas.
- Los empleados pierden demasiado tiempo haciendo coincidir a los clientes con la persona adecuada para resolver sus problemas.
- Nadie tiene tiempo para revisar la bandeja de entrada del correo de voz y hacer un seguimiento con los clientes que dejan mensajes.
- Los empleados están ocupados con problemas simples como el estado de la cuenta o las consultas de facturación y no tienen tiempo para manejar problemas más complejos.
Las consecuencias de las llamadas perdidas pueden ser graves para cualquier negocio. Puedes perder contratos cruciales o grandes clientes. Si la situación persiste, incluso los clientes fidelizados pueden ir a otro lado. Estás tan ocupado poniéndote al día con el trabajo que no tienes tiempo para explorar nuevas oportunidades o hacer crecer el negocio. Si tales situaciones ocurren diariamente en la oficina, es hora de cambiar.
¿Cómo puede VoIP aliviar estos problemas? Los sistemas telefónicos VoIP vienen con muchas características para ayudar a los usuarios a administrar grandes volúmenes de llamadas. Por ejemplo, puedes combinar la operadora automática con un sistema simple de Respuesta de voz interactiva (IVR) . El sistema puede:
- Saludar a las personas que llaman.
- Ofrecerles información básica sobre tu empresa, como horarios de atención, direcciones, vacaciones, etc.
- Responde consultas simples como el estado de la cuenta, el total de la factura actual, el seguimiento del paquete, etc.
- Dirígete a un empleado apropiado si la consulta es demasiado compleja para que el sistema la maneje.
Un IVR no es la única característica que tienes a tu disposición. Hay otros como correo de voz visual, transcripción automática, colas de llamadas, etc. Puedes usar tantos como quieras para asegurarte de que tu empresa nunca vuelva a perder una sola llamada.
3. Estas listo para expandir y hacer crecer tu negocio
Pero tu sistema telefónico no lo está. ¿Te resulta familiar? Es posible que estés buscando abrir una nueva sucursal, tienda u oficina. Tal vez tu negocio esté listo para expandirse a un nuevo estado o país. O quieres crear un nuevo producto y espera que las llamadas aumenten exponencialmente. En cualquiera de estos escenarios, necesitas un sistema telefónico que puedas mantenerse al día.
Los teléfonos fijos tradicionales requieren la instalación de una infraestructura específica en algún lugar de la oficina. Por lo tanto, tus empleados no pueden comenzar a trabajar hasta que los teléfonos estén listos. ¿Qué sucede si quieres probar una nueva ubicación antes de comprometerte? O buscas realizar una investigación de mercado para ver si una nueva región será rentable. Sería casi imposible con un teléfono fijo a menos que estés preparado para gastar mucho dinero y seguramente perderlo si la oportunidad no funciona.
Los sistemas de VoIP no requieren cables físicos. Todo lo que necesitan es una conexión a Internet y un dispositivo capaz de hacer llamadas. El dispositivo podría ser un teléfono móvil, una tablet, una ordenador de escritorio o un portátil. Tus empleados pueden comenzar a trabajar desde su casa, desde una cafetería o incluso desde la antigua oficina con un nuevo número de teléfono para esa región. No tiene que esperar la instalación, técnicos expertos o encontrar el presupuesto para ello.
Gracias a las características innovadoras que se encuentran en los servicios de VoIP en la nube, puede transferir llamadas entre varias ubicaciones con bastante facilidad. Puede trasladar a los empleados a la nueva sucursal y ellos pueden llevar su número de teléfono con ellos. Añadir nuevas líneas, eliminar cuentas antiguas y administrar cientos de usuarios lleva minutos a través del panel web.
4. Tus empleados están trabajando desde casa
La pandemia actual está obligando a las empresas a adaptarse a las realidades del trabajo en el siglo XXI. Incluso antes de la crisis actual, bastantes organizaciones reconocieron la necesidad de trabajo remoto. Permitir que los empleados trabajen desde casa o de forma remota puede aumentar su productividad y motivarlos a dar lo mejor de sí mismos. También garantiza que las empresas puedan reclutar talento de cualquier rincón del mundo.
Pero la crisis actual significa que todas las empresas tienen que reorganizar su forma de trabajar. ¿Cómo puede mantener a los empleados conectados cuando todos trabajan desde sus hogares? No puede llevarse a casa un teléfono fijo y no quieres que los empleados utilicen su número personal para fines laborales.
Un servicio telefónico VoIP brinda esa flexibilidad. Un empleado simplemente puede desconectar el teléfono de su oficina y llevárselo a casa. Ahora pueden responder llamadas entrantes y contactar a los clientes con su número de trabajo que aparece en el identificador de llamadas. El servicio al cliente o los agentes de soporte técnico pueden trabajar desde casa. Lo mismo pueden hacer los equipos de ventas, los departamentos de recursos humanos y prácticamente cualquier persona cuyo trabajo no necesite más que una ordenador y / o teléfono.
La movilidad y la flexibilidad son cruciales para los negocios modernos. Ya no puede permitirse el lujo de confiar en las tecnologías antiguas para mantenerse al día con la competencia. Una empresa necesita sistemas empresariales que se integren entre sí. Necesitas la capacidad de mover datos de un sistema a otro lo más rápido posible. Puedes encontrar todas estas cualidades y más en los sistemas telefónicos VoIP. Si la movilidad es importante para tu empresa, entonces cambiar a VoIP es el movimiento correcto.
5. Estas creando un plan de recuperación ante desastres para la empresa.
La crisis de COVID-19 ha puesto de manifiesto la necesidad crítica de que las empresas tengan un plan de recuperación ante desastres . Una pandemia es solo uno de los muchos desastres que pueden ocurrir en una organización próspera. Desde incendios y tormentas hasta errores en el servidor y piratería informática, hay muchas cosas que pueden salir mal en un instante. Para capear esos eventos, necesitas un plan claro y conciso para recuperarse.
Es lamentable que muchas empresas aún no tengan un plan integral de recuperación. Lamentablemente no están preparados cuando se produce una crisis. Entonces, si ha comenzado a trabajar en uno para su propio negocio, probablemente se haya dado cuenta de la necesidad de tener un plan de comunicación sólido como parte de él. No tiene sentido tener un plan si no puede comunicarse con sus empleados cuando surja la necesidad.
Toda empresa necesita un sistema telefónico fiable para comunicarse de manera efectiva antes, durante y después de un desastre. Es la forma más rápida y fácil de mantenerse en contacto con todos. También necesita un sistema que pueda ayudarlo a volver a trabajar lo antes posible. Un sistema telefónico VoIP permite a los empleados trabajar desde casa, incluso si la oficina es inaccesible. Le permite continuar manejando llamadas de clientes y brindar servicio.
El desarrollo de un plan de recuperación ante desastres a menudo conlleva la necesidad de un mejor sistema telefónico que el actual. Pero si alguno de los signos anteriores te resulta familiar, entonces es el momento perfecto para actualizar. Entonces, ¿por qué no te registras para una prueba gratuita de 30 días y te mudas a VoIP?
