Lectura en 5 minutos | 23/09/2020

7 funciones de teléfonos VoIP para empresas que facilitarán tu trabajo

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7 funciones de teléfonos VoIP para empresas que facilitarán tu trabajo
Publicado el 23/09/2020

Como reconocerá cualquier propietario de una empresa, un sistema telefónico empresarial desempeña un papel fundamental en el éxito. La comunicación eficaz puede significar la diferencia entre el éxito y el fracaso para cualquier organización. Pero el sistema telefónico a menudo se pasa por alto hasta que surgen los problemas. ¿Qué hace que un sistema telefónico empresarial sea el adecuado para tu empresa? ¿Qué puede hacer exactamente un sistema telefónico para ayudar a que tu negocio sea ​​más productivo y exitoso?

Para empezar, es importante tener en cuenta que un sistema telefónico es más que un medio para realizar llamadas. Si bien las llamadas de voz son la función principal de un sistema telefónico VoIP moderno, pueden hacer mucho más.

Las funciones administrativas, como los números gratuitos y la grabación de llamadas, facilitan la administración del sistema. Las funciones de llamadas, como grupos de búsqueda, colas de espera y enrutamiento de llamadas, le permiten administrar grandes volúmenes de llamadas. La llamada en espera, el timbre de varios dispositivos y el correo de voz visual ayudan a sus empleados a ser más productivos. Un sistema telefónico empresarial también puede ayudar a tus equipos a colaborar mejor con herramientas como compartir pantalla, reuniones virtuales e información de estado.

Si no estás familiarizado con un sistema telefónico empresarial moderno, algunas de estas funciones pueden parecer complejas o incluso costosas de implementar. Sin embargo, es rápido y fácil configurar el sistema telefónico. Y un sistema telefónico comercial VoIP no tiene por qué ser caro. De hecho, a menudo ocurre que un sistema telefónico VoIP puede ahorrarte bastante en las facturas telefónicas mensuales.

Así que echemos un vistazo más de cerca a cómo algunas de estas funciones facilitarán tu jornada laboral.

1- Portabilidad de números

Una de las preocupaciones más comunes que tienen los propietarios de empresas al cambiar a un nuevo sistema telefónico son los números de teléfono. ¿Qué sucede con todos los números de tu empresa? ¿Pierdes el acceso a ellos? ¿Tienes que renunciar a un número que todos tus clientes llevan años usando ?

Cambiar números puede ser muy malo para los negocios. Piensa en todos los lugares donde usas el número de teléfono: materiales de marketing, letreros, anuncios, en la web, etc. Deberías cambiar la información en todos los lugares donde aparece, sin mencionar extensiones internas, notas y correos electrónicos.

Pero no tienes que pasar por todo eso. Cuando cambias a VoIPstudio o la mayoría de los otros sistemas telefónicos basados ​​en VoIP, puedes transferir todos tus números antiguos sin coste adicional. Puede llevar algunos días completar el proceso de transferencia, pero la mayoría de los proveedores pueden ayudarte. Siempre que tengas los detalles y tu nuevo proveedor tenga números disponibles, estás listo para comenzar. Todo funciona como estaba y nadie tiene que saber que cambiaste a un nuevo proveedor.

2- Aprovisionamiento automático

Ya puedes estar tranquilo en mantener tus números anteriores. La siguiente gran preocupación suele ser la instalación. Una pequeña empresa con pocos teléfonos es bastante fácil de configurar. Pero, ¿y si tienes que configurar entre 30 y 40 teléfonos? Incluso si cada teléfono lleva solo 30 minutos, tardarás unos días en configurar todo. Ahí es donde entra en juego el aprovisionamiento automático.

Es una característica muy importante que ayuda a las empresas a comenzar a usar VoIP de inmediato, sin tener que esperar. Es el equivalente VoIP de la funcionalidad plug and play. Todo lo que necesitas hacer es conectar tus teléfonos y equiparlos desde una ubicación central, todo a la vez. No es necesario perder el tiempo con la configuración individual de cada teléfono. Una vez en funcionamiento, los usuarios pueden configurar fácilmente sus preferencias según sus requisitos.

3- Registro multipunto

El aprovisionamiento automático es una gran herramienta para los teléfonos de escritorio, pero ¿qué pasa con los ordenadores, los teléfonos móviles y las tabletas? Pocas organizaciones pueden funcionar sin estos dispositivos de movilidad esenciales. Algunos empleados pueden preferir un teléfono de escritorio, ya que siempre están en la oficina. Pero a otros, especialmente a los vendedores, les puede gustar usar sus dispositivos móviles cuando viajan por trabajo. ¿Cómo maneja la configuración y el uso de otros dispositivos en la empresa?

VoIPstudio admite el registro multipunto, lo que facilita la administración de varios dispositivos en la misma cuenta / número de teléfono. Permite a los usuarios realizar y recibir llamadas desde varios dispositivos al mismo tiempo. Esto es muy importante, ya que las empresas esperan que los empleados trabajen desde cualquier lugar. Por tanto, un empleado puede tener un portátil, un teléfono de escritorio y una aplicación de softphone en un dispositivo móvil. Pueden contestar llamadas desde cualquier lugar, en cualquier momento en el dispositivo más cercano a ellos.

4- Grabación de llamadas

La grabación de llamadas a menudo se pasa por alto, sin embargo, es fundamental para muchas empresas. Algunas empresas deben grabar llamadas para cumplir con las regulaciones. Otros pueden querer hacerlo con fines de capacitación o para proporcionar comentarios. La grabación de conversaciones comerciales ayuda a proteger tu empresa de posibles acciones legales. Las llamadas grabadas también pueden ser una fuente valiosa de información empresarial.

Aún así, no muchas empresas graban llamadas, a pesar de todos los beneficios potenciales. Eso se debe principalmente al coste de comprar y configurar un sistema separado que pueda grabar llamadas. Cambiar a VoIPstudio significa que puede grabar llamadas sin necesidad de hardware o software adicional. Ni siquiera tienes que pagar más, ya que la grabación de llamadas está incluida en todos los planes como característica estándar.

5- Registro de llamadas

Registrar las llamadas a medida que ocurren es importante por varias razones. Por un lado, quieres tener un registro de llamadas para rastrear el fraude o el uso no autorizado. Además, es posible que desees realizar un seguimiento de las llamadas realizadas por equipos o personas para su análisis. Por ejemplo, ¿aumenta el volumen de llamadas en ciertos días? ¿Necesitas más personas al teléfono por la mañana en lugar de por la noche? No puedes responder a estas preguntas sin datos en forma de registros de llamadas.

VoIPstudio te permite acceder a los registros de llamadas, incluida la hora, la fecha, la duración, el tiempo de llamada y muchos más detalles. Puedes utilizar estos datos para optimizar las operaciones u optimizar la eficiencia. Asigna más trabajadores a los teléfonos durante las horas punta y reubícalos cuando ya no necesites más mano de obra. Estos datos también pueden impulsar decisiones de RR.HH., como cuando necesitas contratar o capacitar a más empleados para un puesto en particular.

6- Portal web

La instalación y la configuración son solo una parte del uso de un nuevo sistema telefónico. Una vez que los teléfonos están en funcionamiento, debes pensar en administrar el sistema todos los días. VoIPstudio y la mayoría de los otros proveedores también facilitan esta parte para los clientes. No es necesario ser un experto para administrar los teléfonos. Todo lo que necesitas es un navegador web .

VoIPstudio tiene un panel web intuitivo y fácil de usar para todos los clientes. Puedes acceder, configurar y mantener todo tu sistema desde un solo lugar. Todo lo necesario para añadir nuevos números para eliminar usuarios está a solo un clic. Puedes hacer cosas como:

  1. Añadir usuarios, números, líneas y otros recursos.
  2. Ver registros de llamadas e informes detallados.
  3. Habilitar o deshabilitar funciones para individuos y grupos.
  4. Añadir información de ubicación para habilitar llamadas de emergencia.
  5. Administrar tu cuenta y pagar facturas.
  6. Agregar minutos a tu plan de llamadas.
  7. Cambiar de plan o incorporar recursos cuando los necesites.

7- Números locales y gratuitos

Los sistemas telefónicos VoIP son independientes de la ubicación. ¿Qué significa esto para su empresa, además de las llamadas gratuitas o económicas? Puedes beneficiarte de muchas más funciones gracias a la independencia de ubicación.

Un ejemplo son los números gratuitos. En el sistema telefónico comercial tradicional, los números gratuitos eran costosos. Las grandes empresas pagaban la tarifa de los clientes cuando llamaban. Pero estaba fuera del alcance de las empresas más pequeñas. Ya no. Los proveedores de VoIP ofrecen números gratuitos económicos a los que sus clientes pueden llamar desde cualquier lugar. Al mismo tiempo, no tendrás grandes facturas al final del mes.

Otro beneficio es la posibilidad de comprar y utilizar números locales en cualquier mercado. Al usar teléfonos analógicos, se usó el código de área para identificar la ubicación. Dado que los números de VoIP no están vinculados a ninguna ubicación, los códigos de área no tienen el mismo significado. Puedes comprar números de teléfono con cualquier código de área, incluso internacionales, para usar.

Significa que puedes dar un número local para que los clientes llamen, reduciendo sus cargos . También puedes dar la impresión de ser una empresa local con un número familiar. Las empresas pueden añadir números en un nuevo mercado, incluso antes de instalar una oficina allí. Incluso puede usar diferentes números para rastrear respuestas a múltiples campañas publicitarias para analizar su efectividad.

Desde el aprovisionamiento automático hasta el registro de llamadas, no faltan funciones sofisticadas para las empresas. Con el proveedor de servicios adecuado, administrar tus teléfonos puede ser agradable y fácil. Si te preguntas si es el momento adecuado para hacer el cambio , no esperes más. No pierdas los maravillosos beneficios de un servicio VoIP. Regístrate para una prueba gratuita de 30 días hoy y saca partido a tu sistema telefónico comercial.

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