Una consola auxiliar no es un concepto nuevo en los sistemas de comunicaciones telefónicas empresariales. Por lo general, era una unidad de hardware que podía manejar tareas administrativas avanzadas relacionadas con la gestión de llamadas, transferencias de llamadas, etc.
La consola puede ser una unidad especializada o una unidad PBX normal con módulos adicionales. El asistente generalmente tiene numerosos botones que pueden asociarse con líneas particulares o funciones específicas.
Consola de recepción de VoIP
A cualquier empresa que esté acostumbrada a la presencia de una consola auxiliar no le gustaría perder los beneficios al actualizar a VoIP, ni tiene por qué hacerlo. De hecho, muchos servicios de VoIP ofrecen consolas de recepción especializadas con funciones mejoradas. Estas funciones pueden hacer más que el asistente de hardware tradicional.
En algunos casos, la consola de recepción puede ser una unidad de hardware. Pero con mayor frecuencia es una pieza de software que se puede instalar en los ordenadores o servidores de la empresa.
Estas consolas de recepción modernas y actualizadas tienen muchas ventajas, tales como:
Operador automático
Las empresas generalmente necesitan una recepcionista o un asistente administrativo para acceder o completar muchas de las funciones de asistente incorporadas.
Sin embargo, muchas consolas de recepción de VoIP pueden automatizar la mayoría de estas funciones. De este modo, el empleado puede ser liberado para otras tareas, en lugar de perder su valioso tiempo en la transferencia de llamadas.
El operador automático es capaz de monitorear líneas para determinar si están libres o no. Así, puede ir transfiriendo llamadas a las extensiones apropiadas o colocando a la persona que llama en la cola de espera.
Completar llamadas restringidas
La consola de recepción generalmente tendrá privilegios administrativos adicionales en comparación con las otras unidades VoIP. Se pueden configurar para completar llamadas restringidas o redirigir automáticamente las llamadas realizadas a una extensión no válida.
El caso de uso más común para esta función es para teléfonos que se encuentran en un área de recepción pública o lobby. Los clientes pueden hacer uso de estas unidades. Pero generalmente no pueden hacer llamadas de larga distancia o internacionales. Sin embargo, pueden llamar al asistente para completar las llamadas si es necesario.
Diagnosticar fallos y problemas
La consola de recepción tendrá una vista completa de toda la red telefónica y podrás determinar si hay un fallo de hardware o algún otro problema en el sistema.
Puede alertar a los usuarios sobre tales problemas de varias formas. Mediante una luz parpadeante, reproduciendo un mensaje pregrabado o enviando una notificación a los administradores del sistema.
Gestión de llamadas y enlaces
Las consolas de recepción VoIP pueden monitorear llamadas en una configuración alojada o grupos troncales en un entorno local. Si todas las líneas Trunk de un grupo en particular están ocupadas, pueden enrutar llamadas adicionales a la consola del operador para evitar la congestión.
Esta opción también puede ser útil para mantener ciertas líneas troncales libres para llamadas de alta prioridad o de emergencia.
Monitoreo de llamadas, transferencias y conferencias
El operador automático de VoIP puede realizar funciones avanzadas. Entre otras, monitorear llamadas concurrentes en múltiples líneas, transferir ciertas llamadas directamente al correo de voz (si el empleado está de vacaciones o no está disponible). Además, permite completar llamadas de conferencia con múltiples participantes usando diferentes dispositivos, etc.
De hecho, las organizaciones más pequeñas pueden tener toda su programación de VoIP en la consola del operador para manejar todas las funciones de administración de llamadas.
