Cómo acceder a las grabaciones de tus llamadas VoIP

Publicado en: 2019-01-30 | Categorías: Servicios VoIP

La grabación de llamadas VoIP es una de las funciones más utilizadas por las empresas, independientemente de su tamaño. Es posible que desees grabar las llamadas por varios motivos, entre ellos:

  • Formación de comerciales de ventas.
  • Evaluación el desempeño de cada empleado.
  • Gestión de las relaciones con los clientes.
  • Fines legales o reglamentarios.
  • Auditoría, cumplimiento y / o control de calidad.

De hecho, estas no son las únicas razones por las que las empresas pueden querer grabar las llamadas  entrantes o salientes. La grabación de llamadas puede ser útil para mejorar la productividad y reducir los errores,  de forma que las personas ya no tengan que acordarse de todo.

Por ejemplo, los empleados pueden simplemente activar la grabación de llamadas mientras hablan con un cliente para garantizar que los detalles pertinentes puedan recuperarse más adelante. No solo reduce la probabilidad de olvidar información importante, sino que también permite a los usuarios concentrarse en la conversación y en el cliente.

Grabación de llamadas VoIP

La mayoría de los proveedores ofrecen algún tipo de grabación de llamadas VoIP a través de su panel de control para el software PBX. Puede activarse para individuos, departamentos concretos o toda la organización a la vez.

VoIPstudio ofrece opciones personalizadas por usuario, lo que permite a las empresas controlar qué conversaciones se graban y cuáles no. Por ejemplo, una empresa puede no querer grabar llamadas internas y solo monitorizar las llamadas salientes o viceversa. Para otras compañías, las llamadas entrantes pueden ser más importantes en términos de monitorización que las llamadas salientes. Al ofrecer la opción de monitorizar diferentes tipos de llamadas, VoIPstudio ofrece flexibilidad para las empresas.

Acceda a tus grabaciones de llamadas VoIP

Al igual que otros flujos de trabajo dentro de VoIPstudio, ver las grabaciones de llamadas VoIP para tu empresa es muy simple. Las grabaciones de llamadas son accesibles a través del panel de control a través de la pestaña de administración. Para administrar las grabaciones de llamadas de VoIP de tus usuarios, simplemente inicia sesión en la web de VoIPstudio con  tus claves de acceso de tu cuenta. Luego haz clic en el botón Administración en la esquina superior derecha.

Ahora, la mitad superior del panel de control debe mostrar una lista de todos los usuarios registrados con VoIPstudio. Haz clic en el pequeño icono a la izquierda de un usuario individual para abrir el panel de edición. La configuración que estamos buscando se encuentra en la pestaña Seguridad en el grupo Permisos. Haz clic en la casilla de verificación para habilitar la grabación de llamadas (la casilla de verificación Sígueme generalmente ya está marcada).

La siguiente subsección especifica qué llamadas deben monitorizarse y qué llamadas deben dejarse solas. La grabación de todas y cada una de las llamadas requiere recursos valiosos, como espacio de almacenamiento, capacidad de procesamiento, tiempo, etc. No solo eso, la grabación de todas y cada una de las llamadas, incluso cuando no hay necesidad, hace que sea más difícil recuperar llamadas importantes más adelante, ya que supone un mayor volumen de llamadas a filtrar.

VoIPstudio te da cuatro opciones:

  • Desactivar todas las grabaciones de llamadas.
  • Registrar solo las llamadas salientes.
  • Grabar solo las llamadas entrantes.
  • Grabar todas las llamadas.

Habrá otra casilla de verificación debajo de este grupo que te permite alternar la grabación de las llamadas internas, es decir, las llamadas realizadas entre los empleados dentro de la organización. Las empresas pueden querer deshabilitar esta opción para simplificar la administración de las grabaciones de llamadas, reducir el espacio ocupado por las llamadas grabadas o simplemente porque no les resultan necesarias. Una vez que hayas terminado de seleccionar las opciones pertinentes, haz clic en Actualizar para cerrar el panel.

Ahora repite los mismos pasos para otros usuarios que requieren que se habilite la grabación de llamadas. Este filtrado en la supervisión o el registro de solo ciertas llamadas garantiza que las empresas no tengan que conformarse con las opciones de “todo o nada”. Por ejemplo, una empresa puede habilitar la grabación de llamadas para empleados en formación y habilitar la configuración para que solo las llamadas internas sean monitorizadas durante el período de capacitación. Más adelante, pueden habilitar la grabación de llamadas salientes o entrantes, según sea necesario.

En la mitad inferior de la página, deberías ver diferentes pestañas para

  • Números marcados.
  • Llamadas recibidas.
  • Llamadas perdidas.

Una vez que hayas actualizado los usuarios individuales, debería aparecer la pestaña  Llamadas supervisadas. Bajo esta pestaña, verás todas las llamadas que se han grabado. Las llamadas grabadas se muestran con los detalles correspondientes, como quién hizo la llamada, qué número se usó, cuánto duró la conversación, etc. Los registros detallados de llamadas se pueden exportar, eliminar y reproducir cuando sea necesario.

Funciones de la grabación de llamadas VoIP en VoIPstudio

A muchas empresas les gustaría usar las funciones de grabación de llamadas en sus sistemas de VoIP, pero no las activan debido a preocupaciones como falta de espacio de almacenamiento, flujos de trabajo complicados para administrar llamadas grabadas, etc.

VoIPstudio facilita a las empresas grabar llamadas de VoIP, pero eso no es todo. El acceso a esas llamadas y la gestión de registros de llamadas resultan esenciales cuando se trata de utilizar esta función.

Esta es la razón por la cual VoIPstudio ofrece mucho espacio de almacenamiento para que las empresas almacenen sus llamadas monitorizadas y grabadas. Las empresas no tienen que seguir eliminando mensajes antiguos para dejar espacio para otros nuevos. De hecho, no hay límite para la cantidad de llamadas que se pueden almacenar, ya sea en la bandeja de entrada del buzón de voz o en las llamadas grabadas. Las preocupaciones por el espacio de almacenamiento o los avisos constantes de que tu bandeja de entrada está llena se han acabado,  gracias a VoIPstudio.

Las llamadas grabadas son fácilmente accesibles en línea, lo que significa que los administradores o directores no tienen que estar en su despacho para reproducir las llamadas anteriores. Las llamadas grabadas están disponibles durante todo el día sin ningún tiempo de inactividad. Como puedes ver, el VoIPstudio facilita el acceso y la recuperación de tus llamadas grabadas en cualquier momento.