Todas las organizaciones desean maximizar el valor que obtienen de cualquier sistema, ya sea su infraestructura de comunicación, el software empresarial, los procesos de fabricación o las tareas de gestión.
Esto no es nuevo, ya que supone una mayor rentabilidad. Pero como con cualquier nueva tecnología, hay una curva de aprendizaje. No se puede lograr el 100% de productividad con las nuevas herramientas de inmediato. Lleva un tiempo que los usuarios y la compañía se familiaricen con una forma diferente de realizar las tareas.
Lo mismo sucede con los servicios VoIP alojados. Implementar VoIP empresarial puede ser bastante complejo o resultar muy simple. Algunas soluciones necesitan más tiempo, mientras que otras están listas para usarse directamente. Lógicamente, tus requisitos delimitarán esta etapa.
Una pequeña oficina con 6 usuarios encontrará mucho más fácil implementar VoIP que una gran corporación con oficinas repartidas por todo el mundo. El coste de la implementación de VoIP también cambiará dependiendo de la complejidad y la plataforma del proveedor.
Por tanto, una empresa puede encontrar una curva de aprendizaje más corta que otra dependiendo de la situación individual.
Tres etapas de la implementación de VoIP
En términos generales, una organización pasa por tres fases al implementar VoIP.
Primera fase
Al principio, estás probando y conociendo el sistema en un entorno de trabajo. Los usuarios aún están aprendiendo a cambiar la configuración, usar las funciones básicas y configurar sus teléfonos. Esta fase puede durar unos días o semanas, según el caso.
Segunda fase
La empresa ha tenido tiempo de acostumbrarse al nuevo sistema y conocer cómo funciona. En este punto, la mayoría de los usuarios están profundizando en el servicio y descubriendo cómo adaptarlo a los requisitos. El servicio VoIP empresarial ya no es algo nuevo, sino que se convierte en una herramienta más para realizar el trabajo.
Tercera fase
Se da cuando una empresa se encuentra en el punto donde obtiene el máximo valor del servicio VoIP empresarial. Esto se debe a que han personalizado y cambiado el sistema para que se ajuste a sus necesidades.
Saben lo que quieren de la plataforma y están ocupados en integrarlo con otras tecnologías empresariales. En este punto, la empresa comienza a explorar sistemas de comunicación unificados para añadirlos al servicio VoIP.
Obtener más valor de tu servicio de VoIP
Hay ciertas cosas que puedes hacer en cada etapa para asegurarte de que no estás desperdiciando el potencial de tu sistema VoIP. Un aspecto importante es asegurarte de que tus empleados tengan acceso a materiales de capacitación y otros recursos útiles.
Cada proveedor afirma que su servicio es intuitivo y fácil de usar. Pero sólo unos pocos lo son. Incluso lo que es fácil para un usuario puede ser poco intuitivo para otro.
Por ejemplo: un empleado del departamento de ventas puede haber descubierto cómo transferir a las personas que llaman desde el primer día simplemente porque hacen tantas llamadas en un día. Por otro lado, alguien de cuentas puede necesitar la ayuda de un recurso en línea o de un colega para comprender el mismo proceso.
Los recursos de capacitación vienen en muchas formas. El proveedor generalmente tendrá seccion de preguntas frecuentes, manuales, guías de usuario o incluso un foro o dos para sus clientes.
Algunos proveedores ofrecerán asistencia (pagada o gratuita) que a menudo incluye ayuda individual por teléfono, correo electrónico o chat.
Incluso puedes encontrar seminarios, artículos y guías prácticas publicadas por terceros o consultores. Esto resulta muy útil para servicios concretos en determinados mercados.
Dentro de cualquier plataforma VoIP empresarial, habrá algunas configuraciones que los usuarios pueden cambiar ellos mismos y otras que solo los administradores pueden habilitar o deshabilitar.
Un error que puede bloquear de inmediato una implementación de VoIP es dejar todo en la configuración predeterminada. Puede funcionar con algunas herramientas, pero pronto serán numerosas las solicitudes o preguntas de los usuarios.
Algunos querrán cambios con respecto a los valores predeterminados, mientras que otros se preguntarán por qué una función en particular está activada para ellos cuando no tienen ninguna utilidad.
Cuando el servicio VoIP está en la fase de prueba, debes revisar todas las configuraciones administrativas. Asegúrate de que esta característica sea de utilidad solo para el grupo que lo va a llevar a cabo. Esto minimiza la confusión en el proceso.
De esta forma, los usuarios solo tienen que cambiar la configuración que necesitan y no tienen que molestarse con las funciones que no usan. Facilita que todos comprendan el sistema y aprovechen al máximo.
A medida que los servicios de VoIP empresariales continúan evolucionando, aprovechar al máximo tu sistema es un proceso continuo. No es que llegues a un punto hipotético en el que pueda afirmar que has maximizado el potencial del sistema. Más bien, continuarás descubriendo nuevas formas de adaptar la plataforma VoIP a tus usuarios y sus necesidades.
