3 formas de mejorar la productividad de tu empresa con VoIP

Publicado en: 2019-03-28 | Categorías: Servicios VoIP

Las empresas se están actualizando a las soluciones empresariales de VoIP cada día y todos los indicadores apuntan a que VoIP se convierte en el estándar para la telefonía. Muchas compañías se cambian a VoIP por el ahorro de costes y valoran la mejora de productividad. Es posible que las empresas que han empezado a usar VoIP aún no hayan explorado todas las características que ofrece su sistema. Es posible que pronto descubran que las mejoras en la eficiencia son más beneficiosas que la reducción de sus facturas mensuales.

Hay muchas maneras en que las soluciones VoIP empresariales pueden ayudar a tus empleados a ser más productivos. Lo que importa más que la cantidad de funciones que tiene es cómo se usa dentro de la empresa. A veces, tienes que cambiar la configuración o la puesta a punto de una característica particular para que funcione para tus usuarios. Otras características funcionarán correctamente con la configuración predeterminada. La utilidad de cualquier función individual dependerá del tamaño y el tipo de negocio, la industria en la que opera y muchas otras variables.

Utiliza la llamada de conferencia más a menudo

El uso de llamadas de conferencia, con o sin video, en lugar de reuniones no es un concepto nuevo en el mundo de los negocios. Sin embargo, muchas empresas todavía no sacan provecho de este sistema. Tener reuniones virtuales en lugar de viajar físicamente a algún lugar puede ahorrar mucho tiempo, dinero y otros recursos. Entonces, ¿por qué no usarlo más a menudo?

Suele haber una serie de razones por las que esto sucede. En general, la interfaz y la experiencia de las llamadas de conferencia no son muy intuitivas para los usuarios. Nadie va a usar una herramienta que realmente no les gusta. A veces, la función no se optimiza correctamente con el resultado de un audio o video de baja calidad. En lugar de lidiar con estos problemas, es posible que tus empleados prefieran reunirse cara a cara.

Las soluciones de empresa de VoIP reúne las instalación de llamadas de audio, video chat y conferencias en un mismo servicio. Iniciar una llamada de videoconferencia no es diferente a tener una conversación individual en un sistema VoIP. Si el sistema VoIP se ha optimizado correctamente, la calidad de audio y video también debería ser bastante buena. Entonces, en lugar de tener una reunión de una hora de duración que interrumpe la jornada laboral de todos, simplemente programa una conferencia telefónica para todas las partes interesadas. Harás las cosas mucho más rápido con VoIP.

Configurar “Find Me, Follow Me” correctamente

La función “Find Me, Follow Me” es similar a los grupos de búsqueda de llamadas, pero está diseñada para individuos. Muchos trabajadores ya no están confinados a su escritorio de oficina durante la jornada laboral. Los comerciales o directivos están frecuentemente en movimiento, viajando entre oficinas y visitando clientes. Un buen número de empresas también ofrece la opción de trabajar desde casa o teletrabajo con sus empleados. Esto significa que la mayoría de las personas tienen al menos 2 dispositivos (un teléfono y un ordenador portátil) para atender llamadas.

Esto dificulta el seguimiento de las llamadas de los clientes, socios o distribuidores. Sigues perdiendo llamadas si estás lejos de tu escritorio con demasiada frecuencia. Por otro lado, no es tarea de la persona que llama saber cuándo y dónde está todo el tiempo para que puedan llamar al dispositivo correcto.

Los usuarios pueden configurar horas específicas durante el día de la semana, lo que le indica al sistema telefónico cómo dirigir las llamadas entrantes. Puedes configurar todos los dispositivos para que suenen simultáneamente, lo que te permite conocer qué dispositivo es el más cercano. El sistema también puede probar un dispositivo después del otro hasta que atienda la llamada. Entonces, el orden podría ser algo como esto: el dispositivo móvil de llamada primero, luego el teléfono de escritorio, luego un compañero de trabajo y, finalmente, dirigirse al buzón de voz si no hay respuesta.

Operador Automático e IVR

Esta es otra característica subestimada e infrautilizada por las empresas. Hoy en día, el hecho de no tener la función de operador automático hace que una empresa parezca poco profesional. Una vez que se limita a aquellas organizaciones que pueden costear tales sistemas, se vuelve esencial incluso para las pequeñas y medianas empresas.

Puedes configurar la solución VoIP de tu empresa para proporcionar muchos tipos de información a los clientes. Algunas de las preguntas más frecuentes, como el horario de atención, los días festivos, las direcciones e incluso las próximas ventas u otros eventos pueden ser proporcionados por el operador automático en lugar de una persona. Libera recursos humanos valiosos para tratar asuntos más complejos.

El sistema IVR puede manejar consultas cortas o simples sin bloquear las líneas para tus equipos de soporte técnico. Por ejemplo, la mayor parte de tus llamadas entrantes pueden estar relacionadas con facturas pendientes o información de cuenta. El IVR puede responder a estas consultas en función del número desde el cual el cliente está llamando o pidiéndoles que ingresen su ID única.

El uso de estas funciones puede ahorrar mucho tiempo a tus empleados, liberándolos para tareas más productivas. ¡Comienza a explorar tu sistema telefónico VoIP y observa qué otras funciones encajarán en tu empresa!