El concepto de oficina ha sufrido un cambio radical en las últimas 2 décadas. Ir al trabajo solía significar un largo viaje y sentarse en un despacho 8 horas con los mismos compañeros durante todo el año. La situación es muy diferente hoy. Gracias a la rápida innovación en tecnología, muchos empleados trabajan desde casa, cafeterías, en la carretera o en el lugar del cliente. Los miembros de tu equipo están dispersos en todo el mundo.
La realidad es que el trabajo en remoto está aquí para quedarse. Las empresas deben ser flexibles para competir en una economía global. Eso significa que los trabajadores deben estar preparados para trabajar cuando surja, sin importar dónde se encuentren. Muchas compañías, especialmente en campos relacionados con la tecnología, proporcionan a su personal las herramientas que necesitan para lograrlo. Pero el trabajo en remoto viene con su propio conjunto de pros y contras. No todos los equipos pueden funcionar bien en este modelo y no todas las empresas pueden beneficiarse de él.
Trabajo en remoto y VoIP
Cuando tu equipo está sentado en oficinas que se extienden por media docena de países, puede ser difícil comunicarse. Sin embargo, la comunicación es la clave que mantiene unido a un equipo, ya sean reales o virtuales. En realidad, la comunicación es aún más importante para un equipo virtual. Cuando pierdes los medios para hablar con alguien cara a cara, necesitas otras herramientas que puedan cerrar la brecha.
Las personas que forman parte de los equipos virtuales no pueden darse el lujo de simplemente levantarse, acercarse a un compañero y hacer una pregunta. No se puede hablar de trabajo durante el almuerzo o el café y se pierde mucha información que normalmente obtenemos del lenguaje corporal. Si bien la comunicación por escrito, como los correos electrónicos y los mensajes, puede ayudar en cierta medida, los canales de comunicación en tiempo real, como la voz y el video, se vuelven más importantes.
Aquí es donde interviene VoIP. Ya sea implementando tu propia configuración SIP o comprando servicios alojados de un proveedor externo, VoIP puede ayudar a que tus equipos virtuales sean más productivos. Permite a tus empleados trabajar en tareas importantes sin perder tiempo discutiendo con los teléfonos o limpiando tu bandeja de entrada de correo electrónico.
¿Cómo puede VoIP hacer que tus equipos virtuales sean productivos?
Una de las barreras para la libre comunicación entre equipos es el coste. Si bien algunas organizaciones pueden permitirse un tiempo de llamadas ilimitado para el personal, la mayoría de las empresas tienen que poner presupuestos y límites a las llamadas telefónicas. A veces es fácil pasar por alto las dificultades del trabajo en remoto y establecer presupuestos demasiado bajos. Limita la cantidad de equipos que pueden comunicarse, ya que tu personal puede estar preocupado por alcanzar sus límites de gastos mensuales.
VoIP elimina esa barrera por completo. La tecnología VoIP es independiente de la ubicación. Significa que el lugar donde te encuentres o recibas una llamada no afectará a tu factura final. La única distinción entre los distintos tipos de llamadas es si toca o no la PSTN en algún punto. Si una llamada viaja solo a través de Internet, es gratis. Si tiene que atravesar la red más antigua, costará dinero.
Desde un punto de vista empresarial, se traduce en que todas las llamadas internas son gratuitas. Así es, toda la comunicación de voz entre sus empleados es verdaderamente gratuita con VoIP. No importa cuántos miembros estén en una llamada, ya sea que agregues un video al mismo o en qué oficina se encuentran. Por lo tanto, nadie tiene que preocuparse por las facturas, lo que deriva en equipos virtuales más productivos.
VoIP también reúne varios canales de comunicación en una plataforma. Los equipos virtuales pueden utilizar las funciones de videoconferencia sin cargo adicional. Siempre que tengas hardware de buena calidad (pantallas, micrófonos, altavoces, etc.) puedes celebrar reuniones y conferencias virtuales. Solo estás limitado por la cantidad de ancho de banda disponible en un momento dado y la velocidad de tus conexiones de datos.
Conflictos de zona horaria
Otro gran problema para los equipos virtuales son los conflictos de zona horaria. Programar reuniones o simplemente hacer una llamada se convierte en una pesadilla. ¿Cómo sabes si un compañero está ocupado o no en un momento dado? La mitad de la jornada laboral puede ser a las 4 de la madrugada para otra persona. Los sistemas de VoIP hacen uso de algo llamado información de presencia. Permite al usuario establecer su estado como ocupado o disponible para que las personas que llaman sepan exactamente cuándo pueden comunicarse con ellos. Los usuarios pueden incluso configurar reglas que describan cuándo deben recibirse las llamadas, cuándo deben enrutarse al correo de voz o incluso si pueden ayudar a un compañero.
Muchas compañías también están construyendo sus suites de comunicaciones unificadas sobre la base de VoIP. Permite a los equipos virtuales colaborar en proyectos sin tener que saltar entre múltiples aplicaciones, cada una con sus propias peculiaridades e interfaz. Al reunir la comunicación con otras herramientas empresariales, se desbloquea el enorme potencial para que los equipos virtuales sean más efectivos. Y todo comienza con VoIP.
