Lectura en 5 minutos | 25/06/2021

Cómo configurar el desvío de llamadas desde tu teléfono de oficina

VoIP phone service background
Servicios VoIP

Hubo un momento en que tener un teléfono fijo y el número asociado era fundamental para cualquier negocio. Sin embargo, en 2021, las empresas se están deshaciendo de los teléfonos fijos y utilizan sistemas de tecnología modernos basados ​​en Internet para su  comunicación. Una de las ventajas de utilizar un servicio telefónico VoIP es que puedes obtener un número de teléfono comercial sin tener que comprar un teléfono fijo.

Sin embargo, bastantes empresas mantienen un teléfono fijo por varias razones. Es posible que tengan un sistema de alarma u otras tecnologías empresariales que dependan de teléfonos fijos. Es posible que prefieran la privacidad y la seguridad de las líneas fijas o incluso pueden necesitar una para cumplir con las regulaciones.

¿Por qué necesitas desviar llamadas?

Ya tengas o no un teléfono fijo, la mayoría de las empresas necesitan configurar el desvío de llamadas en determinadas situaciones:

Cuando el personal está fuera de la oficina

Muy pocas oficinas siguen el modelo tradicional de que todo el mundo viene a trabajar a las 9, se queda hasta las 5 y luego se va a casa. Tiene vendedores y agentes que viajan con frecuencia, pueden tener ejecutivos de alto nivel que necesitan viajar a varias oficinas y muchos otros empleados que trabajan a distancia parcial o totalmente.

Incluso en las oficinas que requieren que los empleados vayan a trabajar todos los días, la reciente pandemia ha obligado a la mayoría de los empleados a trabajar desde casa durante un tiempo. Entonces, ¿cómo respondes a las llamadas de negocios cuando no puedes levantar el teléfono de escritorio? La respuesta es el desvío de llamadas.

Cuando los clientes solicitan ventas o servicio

El desvío de llamadas es útil con los grupos de ventas, servicio al cliente o soporte técnico. Los clientes que llaman no buscan hablar con una persona en particular. Quieren hablar con cualquier persona del departamento que pueda ayudar. Si uno o más de tus empleados están de vacaciones o no están en la oficina, el desvío de llamadas puede ayudar. En lugar de enviar a los clientes al buzón de voz, puedes desviar las llamadas a otra persona que pueda ayudar al cliente.

Cuando los empleados tienen varios dispositivos

En los últimos años, las empresas se han dado cuenta de la necesidad de que los empleados tengan varios dispositivos. El asistente de oficina promedio puede tener un ordenador de escritorio en el trabajo, un portátil para viajar, un teléfono de escritorio con un número comercial y un dispositivo móvil personal que utilizan para responder llamadas comerciales o una combinación de los anteriores. Entonces, cuando reciben una llamada, necesitan la capacidad de responderla en el dispositivo disponible más cercano en lugar de tener que correr hacia el teléfono. Como esto no se ajusta a la definición técnica de reenvío de llamadas, sigues necesitando una forma de reenviar llamadas a un dispositivo específico para un empleado.

Hay muchas formas de desviar llamadas desde el teléfono de tu oficina. La que elijas dependerá del tamaño de tu empresa, el sistema de comunicación, el coste de configuración y las funciones que necesitas.

Reenviar llamadas desde un teléfono fijo a un teléfono móvil

La opción más sencilla para configurar el desvío de llamadas es usar un código con asterisco, generalmente * 72 o * 92. Permite el reenvío automático de llamadas a un número que hayas dado previamente al sistema. Es rápido, fácil y quizás lo más importante, es gratis. No hay configuraciones con las que molestarse y es automático, por lo que puedes estar seguro de que funcionará.

Sin embargo, hay desventajas. Es necesario para desactivar el desvío de llamadas de forma manual. Olvídate de hacerlo y tendrás llamadas de negocios que te molestarán los fines de semana o mientras estás de vacaciones. Es adecuado si es un negocio de una sola persona, pero en el momento en que añades a otro miembro del personal, esta opción dejará de funcionar.

Aplicaciones de desvío de llamadas

Existen bastantes aplicaciones que te permitirán desviar llamadas desde el teléfono de tu oficina. Puede que te resulte difícil seleccionar uno, hay muchas opciones. Una vez más, son fáciles de configurar y usar. Puedes alternar el desvío de llamadas para todas las llamadas o para las seleccionadas solo a través de atajos rápidos.

En la lista de contras, estas aplicaciones están orientadas al mercado de consumo o emprendedores en solitario. No obtienes garantías de servicio, soporte dedicado ni ninguna otra característica comercial. Desafortunadamente, también están restringidos en términos de plataforma. No encontrarás muchas aplicaciones que funcionen en portátiles con Windows, teléfonos inteligentes como Android e iOS, así como Linux / Mac, etc.

Desvío de llamadas comerciales

Si eres propietario o administras una pequeña o mediana empresa, querrás buscar aplicaciones o servicios de reenvío de llamadas comerciales. Estos servicios se adaptan al segmento empresarial y ofrecen funciones comerciales básicas. Por ejemplo, si todavía utilizas un sistema PBX tradicional y líneas fijas, tu operador telefónico ofrecerá funciones de reenvío de llamadas en el paquete básico o como una actualización. Esto te permitirá un control más preciso sobre la función, como cuándo, cómo e incluso quién puede usarla.

Pero seamos realistas, la mayoría de las empresas ya no utilizan el teléfono fijo tradicional. La gran mayoría se ha cambiado a los servicios de VoIP, ya sea a través de un proveedor dedicado o utilizando su propia configuración en las instalaciones. Entonces, ¿qué tipo de opciones de reenvío de llamadas puedes usar con VoIP?

Desvío de llamadas VoIP

Las funciones y configuraciones de desvío de llamadas en los sistemas telefónicos VoIP son más inteligentes que las opciones de línea fija. De hecho, existen variantes de la función básica de reenvío de llamadas que están hechas a medida para situaciones específicas. Veámoslos uno por uno.

Desvío de llamadas y mensajes de texto

El desvío de llamadas básico funciona como es de esperar en los servicios de VoIP. Puedes habilitar o deshabilitar esta función de forma remota y es fácil de usar. Sin embargo, el desvío de llamadas VoIP ofrece un control detallado a través de políticas y horarios.

Por ejemplo, puede desviar todas las llamadas o solo las selectivas de un código de área específico. Puedes desviar llamadas solo cuando la línea está ocupada o si el teléfono está configurado en el modo No molestar. Además, también puedes configurar las llamadas para que se reenvíen solo cuando no hay respuesta, cuando la extensión no está disponible o cuando está fuera del horario comercial específico.

Puedes desviar llamadas a un dispositivo móvil, números gratuitos e incluso números internacionales. ¿Quieres reenviar mensajes de texto? También es posible. Por lo general, hay un límite en la cantidad de números a los que puedes desviar llamadas, como 10 o 15. Pero pocas organizaciones necesitan más opciones que eso.

Colas de ACD

Este es un tipo específico de desvío de llamadas que es ideal para equipos como:

  • Ventas
  • Apoyo técnico
  • Servicio al Cliente

Es bueno para situaciones en las que los clientes piden ayuda con algo. Realmente no les importa con quién hablen siempre que la persona les ayude. En lugar de utilizar el desvío de llamadas, puedes utilizar las funciones integradas de las colas de distribución automática de llamadas (ACD). Los administradores pueden habilitar la configuración para que las llamadas pasen al siguiente agente disponible de acuerdo con reglas predeterminadas.

Esta función permite que tu empresa conteste todas las llamadas con rapidez sin enviar a un cliente al buzón de voz o esperar que le devuelvan la llamada. Te ayuda a ofrecer un servicio constante incluso cuando el personal se toma un descanso, se va de vacaciones, etc., ya que siempre hay alguien para contestar los teléfonos.

Timbre multidispositivo

Esta función está dirigida más a personas que:

  • Hacer combinaciones con varios dispositivos en el trabajo
  • Trabajar desde diferentes lugares durante el día o la semana
  • Trabajar desde casa a tiempo parcial o completo
  • Viajar con frecuencia sin perder contacto con los clientes

Es lo opuesto a las colas de ACD, donde la persona que llama no busca a una persona específica en la empresa. Aquí, los clientes casi siempre están interesados ​​en hablar con una persona específica, como un representante de cuentas, un gerente u otro contacto para transacciones comerciales. Si quieren hablar con el gerente A, no quieren contactar al gerente B en su lugar.

El timbre multidispositivo permite a los usuarios añadir varios dispositivos a su número de trabajo. Luego, pueden establecer reglas sobre cómo y cuándo debe sonar cada llamada en los dispositivos. Una opción es configurarlo para que cada llamada suene simultáneamente en todos los dispositivos conectados. Esto es útil en situaciones en las que el usuario no sabe dónde estará o qué dispositivo estará más cerca de usar.

Prioridad de dispositivos

Otra opción es configurar las llamadas entrantes para que suenen en cada dispositivo por turno y se detengan cuando el usuario responde la llamada. Esta opción resulta útil cuando el usuario tiene prioridad para dispositivos específicos. Es posible que quieras que las llamadas entrantes suenen primero en un teléfono móvil personal, luego en el teléfono de la oficina y luego en tu ordenador portátil.

La mejor parte del desvío de llamadas VoIP es que, si bien puede parecer complejo, la función es fácil de configurar y usar. Puedes habilitarlo o deshabilitarlo de forma remota, cambiar la configuración sobre la marcha e incluso acceder a tu panel mientras viaja. Puedes restringir el control general solo a los administradores y, al mismo tiempo, permitir que los usuarios cambien la configuración personal.

Si ya estás utilizando un servicio de VoIP alojado o estás considerando el cambio, asegúrate de consultar las funciones de reenvío de llamadas. Algunos proveedores incluyen el desvío de llamadas básico y el timbre multidispositivo como parte del plan básico. Otros pueden ofrecerlo como parte de una actualización. Independientemente de las opciones de precios, el desvío de llamadas puede ayudar a tu empresa a ofrecer un servicio al cliente superior . Así que no dudes en aprovechar las oportunidades que te ofrece el desvió de llamadas.

Si necesitas más información, contacta con VoIPstudio.

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