Puede que hayas decidido actualizar a un sistema telefónico de VoIP para tu empresa. Has leído sobre los beneficios que puede ofrecer a tu negocio y esperas grandes ahorros. Sin embargo, puede ser difícil dar el paso de una vez por todas. Con una elección prácticamente ilimitada de proveedores, funciones y precios realmente bajos, ¿por dónde empezar?.
El gran problema para la mayoría de los empresarios es que comparar los precios entre los proveedores de VoIP no es fácil. Los precios anunciados no son aplicables al plan que te interesa. O el plan más económico no incluye las características básicas que necesitas para tu empresa. Además, algunos proveedores te ofrecerán precios en función del número de usuarios, mientras que otros lo basarán en el tipo de características que ofrece el plan.
No es de extrañar que pueda parecer imposible obtener una buena comparación de precios de VoIP. Por eso estamos aquí, para desglosar los diversos costes implicados en el cambio a VoIP empresarial. Los servicios de VoIP basados en la nube son un tipo de servicio de información. Y como ocurre con todos los servicios de tecnología de la información, los costes reales varían de una empresa a otra.
Considera todos los costes de VoIP
El mayor error que cometen muchas empresas al comparar el coste de VoIP es centrarse en el precio del plan mensual, o solo pensar en la inversión inicial. Si el proveedor A cobra 10 € por mes y el proveedor B cobra 15 €, entonces A es el servicio más barato, ¿verdad?
Desafortunadamente, la respuesta no es tan simple. Si observas detenidamente, puedes encontrar que el proveedor A no incluye la grabación de llamadas o la transcripción automática del buzón de voz en su precio, pero el proveedor B sí. Si esas características son indispensables para ttu oficina, vale la pena pagar la cantidad adicional.
Por lo tanto, al hacer una comparación de los precios de VoIP, es importante considerar y tener en cuenta todos sus costes. No debes olvidarte de los costes únicos, los costes recurrentes e incluso los costes a largo plazo. En otras palabras, piensa en el coste total de propiedad (TCO) durante la vida útil del servicio.
Cómo comparar los precios de VoIP: desglosar los diferentes costes
Costes únicos
Estos costes ocurren solo una vez, generalmente cuando se cambia por primera vez a un nuevo sistema o servicio de tecnología. Un buen número de empresas comete el error de ignorar estos costes iniciales, ya que solo hay que pagarlos una vez. Pero estos costes iniciales pueden marcar una gran diferencia, especialmente para una pequeña empresa que no tiene muchos recursos financieros.
1. Tarifas de instalación
Algunos proveedores cobran una tarifa inicial o de configuración cuando se cambia por primera vez a VoIP. Podría cubrir el coste de la consulta o los gastos administrativos. Algunos proveedores simplemente lo incorporan a otras tarifas y no lo cobran por separado.
2. Costes de hardware
En comparación con un sistema telefónico comercial tradicional, los servicios telefónicos VoIP no requieren una gran cantidad de equipos costosos. Pero sí necesitas teléfonos o dispositivos que sean capaces de manejar llamadas VoIP. Eso significa que es posible que debas comprar teléfonos, auriculares o adaptadores para tu sistema actual. Es posible que algunos de tus empleados se las arreglen con el uso de una aplicación de softphone en sus dispositivos móviles, pero otros requerirán un teléfono de escritorio VoIP dedicado.
3. Tasas de portabilidad de números
Un obstáculo involucrado en el cambio a un nuevo proveedor es la posibilidad de perder tus números telefónicos comerciales existentes. Gracias a la portabilidad de números, ya no tendrás que preocuparte por este aspecto. La mayoría de las empresas no tienen que pagar tarifas por separado para transferir sus números a un proveedor de VoIP. Pero dependiendo de la complejidad de tu configuración, los proveedores pueden cobrar una tarifa de portabilidad de número por separado.
Costes mensuales
Estos son los gastos recurrentes que debes pagar todos los meses por utilizar los servicios telefónicos VoIP. Muy a menudo, este es el precio anunciado por los proveedores. Existen diferentes tipos de costes mensuales y formas de estimar tu factura total. Debes tener especial cuidado al comparar estos precios de VoIP, ya que es fácil dejarse llevar al añadir funciones o actualizar a un plan diferente.
1. Planifica los costes según las características
Algunos proveedores agrupan sus funciones en paquetes o planes. Es posible que puedas o no agregar funciones específicas al plan que elijas. Otros proveedores no tienen planes separados para clientes. Todas las funciones están disponibles para todos y los costes totales se calculan en función del número de usuarios únicamente.
2. Costes de llamadas
Los costes de las llamadas son lo que pagas por los minutos reales que dedicas a realizar llamadas salientes. La mayoría de los proveedores ofrecen una amplia gama de planes de llamadas: desde pago por uso hasta paquetes de minutos y planes de llamadas ilimitadas, tienes muchas opciones para elegir. No compares únicamente estos costes en función de los cargos por minuto o los costes totales del plan. Primero, calcula y revisa los datos de tu volumen promedio de llamadas y luego selecciona el tipo de plan que sea más rentable para tu negocio.
3. Costes por usuario
Un método común de fijación de precios de VoIP es ofrecer diferentes tarifas en función del número de usuarios. Por ejemplo, una organización con menos de 25 usuarios puede pagar 20 € por usuario al mes, mientras que una empresa más grande obtiene un descuento y solo paga 18 € por usuario al mes. No hay mucho que puedas hacer al respecto, pero asegúrate de estimar tus costes según el tamaño de tu empresa.
4. Período de compromiso
Los proveedores de VoIP también cobran precios diferentes en función de si firmas un contrato o no. Casi todos los proveedores te darán la opción de fijar precios de mes a mes. Pero obtendrás un descuento mayor si te registras por un período más largo. Si no estás seguro acerca de los servicios de VoIP en general o del proveedor en particular, una buena manera de comenzar es mes a mes.
Costes adicionales
Algunos costes son fáciles de pasar por alto cuando se comparan los precios de VoIP. Estos costes adicionales pueden pillarte desprevenido y muchas empresas no los tienen en cuenta al decidir actualizarse.
1. Internet más rápido
El punto fuerte de los servicios de VoIP es que no necesitan mucho equipo, cableado o experiencia para su uso. Pero la calidad de las llamadas VoIP depende de tu red de datos. Necesitas Internet rápido para obtener un buen audio y minimizar la interrupción de llamadas. Si tienes que actualizar tu conexión a Internet para VoIP, entonces ese es un coste que también debes tener en cuenta en tu presupuesto.
2. Más ancho de banda
También es importante tener en cuenta el ancho de banda total disponible para las llamadas de VoIP. Si tu red existente tiene dificultades para manejar el tráfico durante las horas pico, ¿cómo puedes añadir llamadas VoIP a la combinación? Muchas empresas descubren que tienen que actualizar su red de datos para realizar llamadas de voz de alta calidad.
3. Actualización del equipo de red
¿Cuándo fue la última vez que actualizaste equipos de red como módems, routers y conmutadores? El hardware más antiguo generalmente no está equipado para manejar servicios VoIP modernos. En algunas situaciones, todo lo que necesitas hacer es actualizar el firmware. A veces es necesario reemplazar el equipo por modelos más nuevos. En cualquier caso, no debes olvidar incluir estos costes en tu comparativa.
4. Formación
Tus empleados no necesitan mucha formación para empezar a utilizar VoIP. La experiencia de realizar y recibir llamadas no cambia mucho. Sin embargo, es posible que debas dedicar algo de tiempo a poner al día a todos sobre el nuevo sistema telefónico. El personal que necesita utilizar funciones más sofisticadas puede necesitar capacitación adicional en comparación con otros. Es posible que no pagues nada al proveedor por esto, pero debes contabilizar las horas perdidas en la formación.
5. Seguridad de la red
Al igual que la mayoría de los otros servicios de tecnología de la información, VoIP también es vulnerable al spam, al fraude, a los ataques de denegación de servicio (DDoS) y otras tácticas. Los hackers informáticos también pueden apuntar a tus empleados e irrumpir en tu sistema telefónico. La protección de tus activos de información (en este caso, tus datos) es crucial y puede resultar costosa si decides añadir seguridad más adelante. Vale la pena considerar el coste de la seguridad de la red por adelantado.
Costes futuros
Estos son costes más a largo plazo que a menudo surgen después de haber estado utilizando los servicios de VoIP durante un tiempo. Por ejemplo, es posible que quieras actualizar a un plan diferente a medida que tu organización crece, lo que puede resultar costoso. La expansión futura puede obligarte a comprar líneas y números de teléfono adicionales y agregar más usuarios.
Incluso cambiar a un proveedor diferente tiene tus propios costes. En la mayoría de los casos, no tienes que comprar ningún equipo nuevo, ya que todos tus teléfonos VoIP deberían funcionar con cualquier servicio de VoIP. Sin embargo, eso no significa que no pierdas tiempo al cambiar y es posible que tus trabajadores necesiten más capacitación para el nuevo sistema.
Conclusión
Como puedes ver, comparar los precios de VoIP depende de varios factores y puede incluir gastos inesperados. En lugar de intentar obtener un datopara comparar, es importante sumar todos los factores individuales en lo que respecta a tu empresa. También puedes solicitar a los proveedores que proporcionen cotizaciones personalizadas según tus requisitos. Esto puede facilitar la elección de un proveedor en particular.
Afortunadamente, siempre puedes probar el servicio durante unos días o semanas antes de firmar. Entra en VoIPstudio, regístrate para una prueba gratuita de 30 días y comprueba los beneficios de VoIP por ti mismo.
