Cómo evitar los escollos de las Comunicaciones Unificadas

Publicado en: 2019-01-18 | Categorías: Servicios VoIP

Las Comunicaciones Unificadas se han convertido rápidamente en palabras clave de moda clave. Empresas grandes y pequeñas están adoptando soluciones de Comunicaciones Unificadas como plataforma de comunicaciones de próxima generación, y ha surgido una creciente comunidad de proveedores de servicios, con una sorprendente gama de ofertas. Prometen numerosos beneficios, como mayor productividad y mayor eficiencia, todo a un precio asequible.

Pero existen trampas que pueden atrapar a los más desprevenidos y ser un riesgo para tu empresa, y que impiden que miles de empresas capitalicen las Comunicaciones Unificadas.

En este artículo, exploraremos estos escollos, mostraremos cómo los modelos de precios pueden desbloquear el potencial de las Comunicaciones Unificadas y ayudarte a tomar la decisión correcta para tu negocio. Primero, asegurémonos de que entendemos de lo que estamos hablando.

¿Qué es la Comunicación Unificada?

Como de costumbre, el uso de un nuevo término puede ser confuso. Muchas empresas ahora son conscientes de los beneficios de las soluciones de voz IP (VoIP), que toman las funciones de una PBX tradicional y las distribuyen desde una red alojada (o en la nube) a través de conexiones de banda ancha. Una forma de ver las Comunicaciones Unificadas es simplemente considerarla como la siguiente fase en la evolución de los servicios VoIP alojados, agregando nuevas posibilidades de colaboración e integración a las funciones de telefonía establecidas. Por lo tanto, una solución típica de Comunicaciones Unificadas añade elementos como asistencia, mensajería instantánea, colaboración en equipo e integración con productos de CRM, así como con otro software empresarial.

Y, aunque hay soluciones que se pueden implementar en las instalaciones de la empresa, el modelo más común es que las Comunicaciones Unificadas se implementen en la nube y se acceda a través de conectividad de banda ancha, con una plataforma compartida por muchas compañías y sus empleados. Hay muchas ofertas disponibles en el mercado, pero la mayoría son variaciones en torno a estos temas clave. Es importante destacar que la mayoría se empaqueta y se vende en lo que se conoce como modelos de “Software como servicio” o SaaS, que abrió el mercado y llevó las soluciones de Comunicaciones Unificadas a un público más amplio.

¿Cómo se venden las Comunicaciones Unificadas?

SaaS, como su nombre indica, significa que un servicio, generalmente habilitado por una solución basada en software, se vende a los usuarios bajo una licencia de alquiler. Las soluciones de comunicaciones unificadas generalmente se ofrecen de esta manera, pero con una diferencia crucial, como ahora veremos.

Por lo tanto, la mayoría de los proveedores ofrecen a sus clientes una tarifa mensual fija por cada cuenta de usuario registrada. Mientras que el modelo anterior se basaba en vender una plataforma y desplegarla en una infraestructura de red propia de la empresa, generalmente con un gran coste inicial e inversión en capital, SaaS transfiere los gastos a los presupuestos operativos: OPEX. Esto ahorra efectivo y proporciona, en teoría, un flujo de efectivo predecible que puede ser fácilmente incluido en los presupuestos mensuales y anuales. Como resultado, las Comunicaciones Unificadas se han vuelto más asequibles y están al alcance de muchas compañías más pequeñas, que anteriormente no podían acceder a esa funcionalidad avanzada de comunicaciones.

Además del servicio, los proveedores a menudo proporcionan teléfonos fijos como parte del paquete. Sin embargo, este modelo tiene algunas trampas, lo que puede ocasionar costes inesperados, reducir la agilidad del negocio y, en última instancia, limitar la adopción de Comunicaciones Unificadas, negando a muchas compañías los beneficios prometidos.

Tal como están las cosas, el modelo SaaS detrás de las Comunicaciones Unificadas es generalmente una combinación de SaaS puro y otros costes. Éstos incluyen:

  • Cargo mensual de servicio por usuario.
  • Un teléfono y auriculares.
  • Tarifas extra, como la activación del servicio.
  • Los cargos de traer un número existente al servicio.
  • Cargos por nuevos números geográficos o no geográficos.

Además, los cargos de las llamadas pueden incluirse en el paquete, pero también puede haber cargos de llamadas fuera del paquete, cuando se exceden los límites predefinidos o si se realizan llamadas a destinos y tipos de números no cubiertos por el plan.

Los servicios de Comunicaciones Unificadas de hoy

Al igual que el sector de las Comunicaciones Unificadas, la industria de la telefonía móvil disfrutó de una oleada de crecimiento temprano, ya que los usuarios abrazaron con entusiasmo la novedad de las comunicaciones móviles. El coste de los dispositivos móviles era (y sigue siendo) alto, por lo que, para estimular la adopción de los servicios móviles, los proveedores introdujeron ayudas, de modo que el coste de un teléfono se extendió durante un período de contrato. Esto es lo que están haciendo los proveedores de servicios de Comunicaciones Unificadas hoy en día.

Están reteniendo a los clientes en planes a largo plazo, a menudo con cargos variables adicionales, en los cuales los costes se distribuyen durante el período del contrato. Esto significa que los precios, aunque sean bastante asequibles, en realidad pueden ser mucho más altos de lo que se había previsto a lo largo de la vida útil de un plan.

Para las empresas más grandes, este puede ser un planteamiento aceptable. Pueden estar contentos de suscribirse a contratos de varios años y estar preparados para aceptar la variabilidad en los cargos, en base a un coste promedio por usuario. Y, por supuesto, el proveedor de servicios se beneficia de este método, ya que sus clientes se convierten en activos de un golpe, lo que ayuda a impulsar sus propias cotizaciones bursátiles.

¿Por qué esto limita la adopción y la agilidad?

Muchas empresas más pequeñas no tienen planes de futuro más allá de tres años. Están preocupados con el flujo de efectivo de hoy y con la administración de sus recursos. No tienen tiempo para examinar los contratos a largo plazo. No quieren estar sujetos a contratos que puedan parecer competitivos al principio, pero que pueden no ser tan atractivos en un plazo de dos o tres años.

Las empresas más pequeñas operan en un mundo de incertidumbre. Pueden tener un negocio próspero, pero las condiciones pueden cambiar, y necesitan protegerse contra factores externos en los que no pueden influir mientras protegen sus recursos. Es mucho más fácil aplazar las decisiones como elegir una solución de comunicaciones, independientemente de los beneficios que pueda ofrecer. La fijación de precios complejos, los contratos a plazo fijo y las variables inesperadas facilitan el simple hecho de evitar la adopción de una solución que quizás creas que realmente no necesitas.

Al mismo tiempo, mientras que las Comunicaciones Unificadas son como SaaS, no es exactamente lo mismo. Esto se debe a que la mayoría de las ofertas SaaS puras tienen la opción de suscripciones mensuales o anuales. En otras palabras, puedes optar por el bloqueo, tal vez beneficiarte de descuentos en los precios, o puedes optar por la flexibilidad, con la posibilidad de cancelar en cualquier momento.

Por supuesto, a medida que el valor de la solución se hace evidente para tu empresa, es probable que tengas menos probabilidades de cancelar una solución que ofrezca beneficios, pero la capacidad de explorar estos beneficios sin estar vinculado a un contrato proporciona a las empresas la confianza para explorar y descubrir internamente, en lugar de simplemente creer el argumento de venta del vendedor.

Por lo tanto, muchas empresas más pequeñas, que se enfrentan a beneficios inciertos y contratos que requieren compromisos, simplemente no están adoptando soluciones de Comunicaciones Unificadas. Esto es muy similar al estado de la industria móvil, cuando estaba en su infancia en la década de 1990.

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