La pandemia actual ha acelerado la tendencia hacia el trabajo remoto, las reuniones virtuales y las videoconferencias. Los expertos creen que esta tendencia continuará, y muchas empresas optarán por seguir teletrabajando prácticamente incluso después de que haya pasado la crisis. Significa que las reuniones virtuales llegaron para quedarse y que las organizaciones deben desarrollar procesos para respaldar el trabajo remoto.
Agenda virtual y actas de reuniones
Organizar una reunión virtual puede ser más fácil o más difícil que una reunión normal. Es menos costoso organizarse, ya que los miembros del equipo no tienen que desplazarse. No es necesario reservar una sala de reuniones o verificar que todos los participantes puedan asistir. Sin embargo, también es fácil para los asistentes distraerse durante las reuniones virtuales o hacer otras tareas. Es por eso que es crucial establecer una agenda, ceñirse a ella y también levantar actas precisas de las reuniones virtuales.
Sin una agenda virtual de reuniones, es más probable que pierdas el control de la reunión. Llevará más tiempo, los participantes se aburrirán y todos se quejarán de perder tiempo. Pero las actas de las reuniones virtuales te ayudan a recordar las decisiones tomadas, los plazos establecidos y otras acciones que se toman durante la reunión.
¿Por qué son importantes las actas de reuniones virtuales?
Las notas de la reunión son el registro oficial de lo que sucede durante cualquier reunión. Para ocasiones importantes como reuniones de consejos de administración, son un requisito legal. Pueden usarse como evidencia en los tribunales para resolver disputas comerciales. Sirven como documentos para demostrar que los miembros se han adherido a las políticas o han desempeñado sus funciones de manera adecuada.
Por supuesto, las actas de la reunión virtual para una reunión de equipo semanal no son tan cruciales como una reunión de la junta directiva. Pero debería ser una práctica estándar registrar siempre las actas de las reuniones para poder consultar el documento más adelante.
Las actas de las reuniones virtuales son importantes por varias razones:
- Sirven como registro escrito de la reunión.
- Facilitan un seguimiento de los plazos, las actualizaciones del proyecto, el estado, etc.
- Necesarias para apoyar la toma de decisiones.
- Ayuda a todos a mantener el rumbo para la próxima reunión.
- Registra las decisiones, soluciones comerciales y conocimientos prácticos.
Diferencia entre actas de reuniones presenciales y virtuales
Las reuniones virtuales tienden a ser más breves y frecuentes que las reuniones regulares. Por lo tanto, debes adaptar tu estrategia de actas de reuniones en consecuencia. Una ventaja de las reuniones virtuales es que no necesitas escribir y mantener un documento físico. Si se graban las reuniones, tienes otra forma de revisar lo que se decidió.
Los equipos pueden tener un repositorio central para almacenar actas de reuniones virtuales o simplemente mantener un registro continuo en un solo documento. Algunas empresas prefieren utilizar varias plantillas personalizadas de actas de reunión. Otros prefieren usar una plantilla personalizable.
La forma en que elijas para registrar y almacenar las actas de las reuniones virtuales depende de la empresa, pero debes establecer un proceso.
Consejos para levantar actas de reuniones virtuales
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Designa a alguien para que levante acta
En un mundo ideal, todos los participantes tomarían notas y tú recopilarías las actas de la reunión a partir de esas notas. En realidad, pocas personas toman notas de las reuniones y es probable que no tengas nada útil con ello. Es mucho mejor nombrar a alguien, ya sea la misma persona o rotar entre los participantes.
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Intenta usar video siempre que sea posible
Las reuniones virtuales son flexibles por naturaleza. Una reunión virtual puede ser un seminario, un ejercicio de formación de equipos, actualizaciones de estado semanales o simplemente una oportunidad para que los compañeros de equipo se pongan al día. Sea cual sea el propósito, intenta utilizar videollamadas siempre que sea posible. De esta manera, sabrás quién está hablando, es menos probable que las personas se interrumpan o hablen entre sí, y los participantes pueden hacer preguntas levantando la mano.
Es mucho más fácil tomar notas de la reunión cuando conoces a los asistentes. Puedes pasar lista si algunas personas van a llamar por teléfono. Pide a todos que se presenten para saber quién está hablando en cualquier momento. Siempre pide a los asistentes de audio que digan sus nombres antes de hablar, especialmente si no les conoce todo el mundo.
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Trabaja con el anfitrión de la reunión
Para reuniones más largas e importantes, es mejor trabajar con el anfitrión de la reunión para configurar todo correctamente. Comprueba que se envió la agenda, tienes una copia y sabes quién va a asistir. Pregúntales sobre los detalles de la reunión, como cuánto tiempo tomará, cuáles son los principales puntos de la agenda y qué notas son indispensables para las actas de la reunión. Esto te ayudará a tomar mejores notas y a asegurarse de que no se pierdan los detalles más importantes.
Asegúrate de programar descansos para reuniones más largas. Cuanto mayor sea la lista de asistentes, más larga será la reunión. Puedes programar los descansos de la reunión con anticipación o acordar tomarlos después de que se realicen puntos del orden del día específicos (una ronda de votación, por ejemplo). Con las reuniones virtuales, los asistentes a menudo pueden ausentarse para un breve descanso si solo están escuchando una presentación. Pero la persona que toma las actas de la reunión no puede permitirse hacerlo por temor a perderse algo. Por eso, programar descansos es muy importante para reuniones largas.
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Crea un formato estándar que puedas personalizar
Puede ser tentador improvisar cuando se trata de tomar actas de reuniones. Pero es probable que pierdas detalles importantes si lo haces. Es mejor crear una plantilla que puedas reutilizar y personalizar según sea necesario. También ayuda al revisar reuniones anteriores. Sabes dónde encontrar la información pertinente de inmediato con una plantilla / formato estándar.
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Recoge cualquier acción y decisión
Las actas de la reunión siempre deben incluir las decisiones tomadas y los elementos de acción, básicamente, cualquier cosa que necesite seguimiento o revisión posterior. Así que asegúrate de resumir estos momentos cruciales para que todos sepan que están registrados. Si tuviste una votación, asegúrese de anunciar los resultados.
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Obtén comentarios antes y después de las reuniones
Cuando hayas creado procesos específicos para las actas de reuniones virtuales, obtén comentarios de los asistentes y del anfitrión de la reunión después de las primeras reuniones. Si alguien siente que falta información, incorpora las ideas y mejora el proceso. Por ejemplo, el anfitrión de la reunión puede sentir que es mejor revisar las notas de la reunión anterior en lugar de simplemente enviar el documento por correo electrónico a todos.
Ejemplo de plantilla de acta de reunión virtual
¿Qué necesitas incluir en las actas de una reunión virtual? El formato de las actas de la reunión se puede personalizar para adaptarlo a tu negocio. Pero el acta de cada reunión virtual debe incluir algunos detalles estándar, como la fecha y la hora .
Si no sabes por dónde empezar, aquí hay una plantilla de muestra con algunos detalles imprescindibles:
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Fecha, hora y duración de la reunión
Lo primero que debes incluir cualquier acta de reunión es la fecha, la hora y el lugar de la reunión. Las reuniones en persona se llevan a cabo en un lugar físico, por lo que es necesario grabarlo, pero las reuniones virtuales no. Si tienes algunos participantes en una oficina y otros son remotos, puedes añadir una ubicación para la reunión. No olvides incluir también la duración de la reunión.
La lista de asistentes también es importante, especialmente cuando se trata de registrar los resultados de la votación o la toma de decisiones. Las actas de la reunión virtual deben mostrar quién asistió, quién no y por qué, si es necesario.
Algunas reuniones tienen una agenda establecida, mientras que otras pueden no tener una formal. Pero el acta de la reunión debe incluir la agenda o el propósito. Una breve descripción será suficiente, especialmente si se trata de reuniones periódicas para actualizar a todos sobre el estado del proyecto o similar. Por ejemplo, una reunión de equipo semanal puede no tener una agenda. Pero puede indicar el propósito: actualización del estado del proyecto o actualización semanal.
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Cualquier decisión o conocimiento destacable
Asegúrate siempre de incluir cualquier decisión o acción, ya sea grande o pequeña. A menudo es necesario hacer un seguimiento más adelante, por lo que necesitas un registro de las decisiones que se tomaron. Un ejemplo podría ser:
– Lanzamiento del producto: fecha y lugar decididos (detalles)
– Jones: seguimiento con el cliente el lunes.
– Smith: póngase en contacto con el proveedor antes de la auditoría de inventario el 7/6/21.
Si alguna decisión viene con fechas límite, asegúrate de registrarla. Es fácil que detalles como este se pasen por alto, así que incluye siempre las fechas.
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Nuevos problemas (si los hay)
A veces, una reunión muestran nuevos problemas que no se anticiparon. Puede suceder como consecuencia de decisiones anteriores o puede que algún asistente lo mencione. Asegúrate de registrarlos también.
No todas las reuniones tienen una sesión de preguntas y respuestas, pero muchas las tendrán. Si alguien presenta un documento o si se trata de una sesión de capacitación, asegúrate de programar una sesión dedicada de preguntas y respuestas. Puedes tener una sesión al final de la reunión o tener sesiones más pequeñas después de secciones específicas. Las sesiones dedicadas de preguntas y respuestas facilitan que la persona tome notas de la reunión.
No hay dos reuniones iguales, por lo que es probable que tengas algunos elementos diversos que no se ajusten a ninguna de las secciones estándar. Así que asegúrate de tener un lugar para estas piezas inesperadas. Es posible que permanezca vacía la mayor parte del tiempo, pero es útil cuando lo necesites.
