Hoy en día, las empresas confían en los sistemas de comunicaciones bastante más de lo que solían hacerlo. Parte del motivo es que las empresas deben responder rápidamente a los cambios del mercado. La otra razón es que el trabajo remoto es más popular que nunca. Incluso las empresas más pequeñas ahora tienen a su personal distribuido, lo que significa que necesita un sistema telefónico que pueda gestionarlo.
Pequeñas empresas distribuidas
Para las empresas que tienen personas que trabajan en remoto, un sistema telefónico tradicional no es suficiente. Una fuerza de trabajo distribuida significa personas que utilizan varios dispositivos y dispositivos móviles para realizar su trabajo. Necesita un sistema flexible y fiable para seguir trabajando en cualquier situación.
La actual coyuntura de pandemia es el mejor ejemplo para demostrar la necesidad del trabajo a distancia. Las empresas que ya tenían una fuerza laboral distribuida o que pudieron cambiar al trabajo remoto han obtenido mejores resultados que otras durante esta crisis. También resulta obvio que el trabajo remoto no es solo para grandes empresas.
Incluso una pequeña o mediana empresa necesita la flexibilidad del trabajo a distancia. Aunque no estés listo para una gestión laboral completamente remota, puedes beneficiarte al permitir el trabajo remoto parcial a tu personal. No a todo el mundo le gusta sentarse en un cubículo y trabajar todo el día. A muchas personas les encanta la libertad de realizar tareas de forma independiente y la capacidad de conciliar mejor su vida laboral y familiar.
Por ejemplo, puedes tener personal que viene a la oficina solo 2 días a la semana o para una reunión o sesión de formación ocasional. Otros pueden optar por venir todos los días porque sus funciones laborales lo requieren o porque se sienten más cómodos en la oficina. Independientemente de cuántas personas trabajen de forma remota, necesitas un sistema de comunicaciones que funcione para tu empresa.
Tipos de sistemas telefónicos
Centralita privada
Durante mucho tiempo, la única opción disponible para las empresas era gestionar con unos pocos teléfonos fijos u optar por una PBX (centralita privada). La PBX permite a las empresas manejar más llamadas y las líneas telefónicas se pueden compartir entre los empleados. También permite funciones como el buzón de voz corporativo, los IVR (sistemas interactivos de respuesta de voz), marcación por extensión, etc.
Sin embargo, estos sistemas eran costosos de comprar, mantener y reparar. Necesitabas expertos para configurarlos y realizar cambios en el futuro. Las pequeñas empresas no podían permitirse esa inversión inicial ni contratar un equipo para administrar el sistema. Además, no puedes comprar un sistema pequeño que se adapte a tus necesidades. Cada troncal tendría un número específico de líneas y había que comprar más de lo requerido.
Sistemas de VoIP
Hoy en día, las pequeñas empresas tienen más opciones, incluidos los sistemas telefónicos alojados y locales. Cuando se lanzaron por primera vez los teléfonos VoIP, estaban cargados de problemas de calidad y fiabilidad. Pero han recorrido un largo camino desde entonces. Los sistemas VoIP modernos son tan buenos que son indistinguibles de un teléfono fijo tradicional.
Los sistemas de comunicación VoIP tienen muchas ventajas:
- Flexible: los sistemas VoIP incluyen soporte para dispositivos móviles y los usuarios pueden conectar varios dispositivos al mismo número para llamadas comerciales.
- Escalable: puedes comprar tantas líneas, números y funciones como necesites. Solo pagas por lo que usas.
- Económico: no necesitas una gran inversión para comenzar a usar VoIP. Ni siquiera necesitas ningún hardware especial.
- Fácil de usar: tu personal no necesita mucha formación para cambiar a VoIP. La mayoría de los cambios ocurren entre bastidores y la experiencia del usuario es mucho mejor en el front-end.
- Interoperable: VoIP está basado en IP, lo que significa que puede integrarse con otras herramientas comerciales que puedes usar todos los días, como un sistema CRM.
- Conjunto de funciones sofisticadas: las pequeñas empresas rara vez tienen acceso a funciones ‘premium’, pero la mayoría están incluidas en planes básicos con sistemas VoIP alojados.
Incluso una inmersión superficial en el mundo de los sistemas telefónicos empresariales debería convencerte de que VoIP es simplemente el mejor sistema telefónico para cualquier pequeña empresa.
Sistemas de VoIP alojados vs VoIP locales
Una vez que decidas utilizar VoIP para tu empresa, la siguiente pregunta que probablemente te harás es la diferencia entre los sistemas alojados y los locales. La diferencia entre estos dos tipos de VoIP es sustancial.
La VoIP local es bastante similar a un PBX tradicional, excepto que éste usa tecnología VoIP para enviar llamadas de voz a través de una red de datos. Por lo tanto, debes comprar y mantener tu propio equipo y personal. Es ideal si tu empresa tiene los recursos para respaldarlo.
La VoIP alojada, por otro lado, es más como usar el correo electrónico alojado. El proveedor administra el hardware, el software y los detalles técnicos. Simplemente compras y utilizas los servicios proporcionados a través de Internet. No es muy costoso y siempre puedes añadir capacidad cuando tu negocio crezca.
Cómo elegir el proveedor adecuado
Sabes que un sistema VoIP es la mejor opción para las pequeñas empresas y has decidido utilizar VoIP alojado en función de tus necesidades. Sin embargo, muchas empresas se encuentran con problemas respecto a la implementación. El problema comienza desde el principio al seleccionar un proveedor. ¿Eliges el que ofrece el plan más económico o el que ofrece más funciones? Después de todo, el precio y las características son las únicas consideraciones, ¿verdad?.
La respuesta es no. El proveedor puede activar o desactivar tu sistema telefónico. Vale la pena pagar un poco más por un mejor soporte o un equipo de servicio al cliente más receptivo. A continuación, se incluyen algunos factores a tener en cuenta al comprar un sistema VoIP alojado:
- Precio y características: debes lograr un equilibrio entre los dos. Nunca es una buena idea optar por una opción barata o el plan más caro que puedas pagar. Mira lo que necesitas y encuentra un plan que se ajuste a tu presupuesto.
- Soporte técnico y al cliente: en el mundo de la tecnología, nunca se trata de si, es cuándo. Está prácticamente garantizado que tendrás problemas, pero la forma en que los gestiona el proveedor es crucial. ¿Tienen expertos que conocen tu sistema al revés? ¿Ofrecen múltiples formas de ponerse en contacto con ellos?
- Garantía de servicio: imagínate si tus teléfonos dejaran de funcionar durante unas horas a mitad del día. Es un escenario de pesadilla para la mayoría de los dueños de negocios. Es por eso que los proveedores de renombre ofrecen acuerdos de nivel de servicio, lo que garantiza un cierto nivel de tiempo de actividad. Si el sistema telefónico está desactivado por más tiempo que el mínimo durante el año, incluso podrían compensarla diferencia según los términos.
- Actualizaciones de software: tu proveedor es responsable de todas las actualizaciones y mejoras. Selecciona siempre un proveedor que lance nuevas funciones para mantenerse al día con los estándares de la industria. Deberían poder implementar actualizaciones sin afectar el rendimiento del sistema.
- Seguridad: a diferencia de un teléfono fijo tradicional, los sistemas VoIP son más vulnerables a los riesgos de seguridad basados en Internet. Tus proveedores deben trabajar activamente para mitigar dichos riesgos y proteger tu sistema. Si bien debes tomar medidas para proteger tu red, gran parte del trabajo pesado lo realiza el proveedor.
¿Qué características necesitas?
Los sistemas VoIP tienen una gran cantidad de funciones que son útiles en las circunstancias adecuadas. Pero si tienes una fuerza laboral distribuida, ciertas características son cruciales y más importantes que otras. Así que esto es lo que deberías buscar:
Posibilidad de utilizar varios dispositivos
La mayoría de los trabajadores en remoto harán malabarismos con varios dispositivos durante el transcurso de la jornada laboral. Pueden tener un dispositivo móvil (o dos), un portátil y un ordenador de escritorio. Cualquier sistema telefónico que se precie debe permitir a los empleados cambiar fácilmente entre ellos. No importa dónde se encuentren o qué dispositivo estén usando, deberían poder hacer / recibir llamadas.
Recuperación ante desastres y continuidad del negocio
Sabes que las copias de seguridad son importantes para cualquier sistema, pero la continuidad del negocio requiere más que unas simples copias de seguridad. El sistema telefónico juega un papel crucial en tu empresa y debe seguir funcionando durante cualquier desastre. Si alguna emergencia obliga al personal a trabajar desde una oficina temporal o desde su casa, tu sistema telefónico debería ser compatible. Busca un servicio que tenga opciones a prueba de fallos, es decir, que puedas desviar las llamadas a través de un número o sitio alternativo en caso de que sea necesario.
Comunicaciones unificadas
¿Por qué obligar al personal a usar varias aplicaciones diferentes para voz, video y texto cuando puedes hacerlo todo dentro de un solo servicio? La VoIP alojada te permite deshacerte de las aplicaciones de la competencia y consolidar las comunicaciones en un solo lugar. Es fácil cambiar entre ellos y no se pierde nada de un cliente porque estaba en otro dispositivo / aplicación.
Gestión avanzada de llamadas
¿Cómo manejas las colas de llamadas y administras los tiempos de espera cuando tu personal trabaja desde múltiples ubicaciones? Cualquier servicio de VoIP alojado decente debería permitirte usar funciones como desvío de llamadas, música en espera, asistentes automáticos, IVR y grupos de llamada. El uso de cada función agiliza tus procesos y su uso conjunto hace que el sistema sea aún más poderoso. Si tu objetivo es asegurarte de que nunca se pierda la llamada de un cliente, un sistema VoIP es definitivamente la opción a elegir.
La VoIP alojada es, sin lugar a dudas, el sistema telefónico perfecto para la mayoría de las pequeñas y medianas empresas. Regístrate en VoIPstudio para una demostración gratuita y comprueba el valor diferencial que puede suponer en tu oficina.
