Externalizar la atención de llamadas 2: Secretaria Virtual externa

Se trata de una situación similar a la subcontratación de servicios de CallCenter descrita en el post anterior aunque a menor escala. En este caso la solución es más conocida como Secretaria Virtual. Consiste en contratar un servicio de secretaria externo que puede realizar diversas funciones, en base a nuestras necesidades:

• Atender las llamadas por nosotros “Gracias por llamar a nuestra empresa”, tomar nota de los recados o desviarnos las llamadas siguiendo un protocolo establecido.
• Gestionar nuestra agenda.
• Gestionar nuestros pedidos telefónicos.
• Planificación de viajes.
• Marketing en redes sociales.
• Otros servicios en base a nuestras necesidades y negocio.

Beneficios de estos servicios

Los principales beneficios que obtenemos al contratar uno de estos servicios es:

1. Aumentamos el tiempo de disponibilidad de nuestra PYME, consiguiendo responder a las llamadas cuando nosotros no podemos ya sea por exceso de ocupación o por estar fuera de horario.
2. Aumentamos la productividad al no tener que estar interrumpiendo constantemente nuestras tareas con la atención al cliente. Optimización del tiempo.
3. Ofrecemos un servicio más profesional y homogéneo a nuestros clientes.
4. Pagamos únicamente el servicio recibido. Normalmente estas empresas facturan por llamadas atendidas o minutos de conversación.

A la hora de seleccionar nuestra secretaría virtual es muy importante conocer nuestras necesidades así como el uso que le vamos a dar. De tal manera que el servicio se ajuste a nuestras necesidades.

Factores a tener en cuenta son:

• Profesionalidad: es importante que las secretarias o agentes que atiendan nuestras llamadas sigan un protocolo y conozcan nuestro producto. De esta manera podrá ofrecer un servicio constante y homogéneo.
• Localización: es importante que el servicio se ofrezca en la lengua y acento local. Esto dará confianza a nuestros clientes.
• Precio: estos servicios suelen constar de un fijo mensual y un extra por llamada atendida o minutos de conversación.

Proveedores de referencia en España

Actualmente en España destacamos los siguientes proveedores:

Secrelan: Desde 18€ mensuales y 0,80€ la llamada atendida. Ofrecen un mes de prueba gratuita, lo que lo hace un servicio muy accesible que podemos probar sin compromiso.

Están focalizados en la atención de llamadas no disponen de otros servicios administrativos. Disponen de servicio 24×7

Mi secretaria Virtual: Desde 129€ carece de prueba gratuita pero ofrece una amplia gama de servicios administrativos adicionales.

Secretaría.es: Desde 39€ ofrece un prueba gratuita. No disponen de atención 24×7

Tus secretarias online: Desde 350€. No dispone de prueba gratuita

Tú voz: Desde 220€ mensuales y 1,30 € por llamada. Carecen de prueba gratuita. Capacidad de proporcionar servicio profesional en diversos ámbitos.

Coordinación con VoIPstudio

VoIPstudio permite una combinación perfecta con el servicio de secretaria externo. Usando VoIPstudio como punto de entrada de llamadas podremos:

1. Decidir qué llamadas atendemos nosotros y en qué horario.
2. Tener una monitorización de las llamadas derivadas al servicio externo
3. Disponer de las grabaciones tanto de las llamadas atendidas internamente como de las derivadas al servicio externo, lo que nos brinda la posibilidad de comprobar el servicio que estamos recibiendo.
4. Disponemos de los beneficios intrínsecos de VoIPstudio: IVRs, desvios externos, buzones de voz, etc.

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