Cambiar a VoIP es una opción atractiva para las empresas por distintas razones. Obtienes beneficios de los que no dispones con los sistemas regulares basados en la red telefónica tradicional a un menor precio. Incluso las características más tradicionales, como el buzón de voz, se implementan mejor en VoIP. Las organizaciones que se actualizan a VoIP reducen los costes, mejoran la productividad y obtienen un importante ahorro de tiempo en sus procesos.
Otra ventaja de los sistemas VoIP es que son mucho más fáciles de administrar que las centralitas PBX analógicas. Aunque los sistemas propietarios basados en SIP requieren cierto nivel de gestión, los servicios VoIP alojados no requieren casi ninguno. Cualquier organización necesita solo tres cosas para comenzar con VoIP: una suscripción a un proveedor IP alojado, una conexión a Internet de alta velocidad y hardware para realizar las llamadas. Las organizaciones más grandes tendrán más cosas que administrar, pero estos son los elementos esenciales que necesitan para ponerse en marcha. ¿Es de extrañar que la adopción de VoIP alojado esté creciendo a un ritmo vertiginoso cada año?
Sin embargo, a la hora de implantar la telefonía IP en tu empresa, es posible que te preguntes si necesitas formación específica VoIP para tus técnicos.
Lo que tu equipo de IT necesita saber
Las empresas están familiarizadas con la configuración, adaptación y mantenimiento que requieren los sistemas PBX. Con el cambio a VoIP, ya no necesitas expertos en telefonía o un departamento completo para administrar los teléfonos. VoIP lleva la voz a la red de datos, la misma que maneja todos los demás tipos de medios (texto, documentos, vídeos, imágenes, etc.). Ahora tu equipo de IT también está a cargo de los teléfonos. Entonces, ¿qué entrenamiento deberías darles para comenzar?
Lo importante de VoIP basado en la nube es que el proveedor se encargará del mantenimiento y la administración. No tienes que preocuparte por actualizar el hardware o comprar licencias de software. Tampoco hay equipos para que necesites mantener y reparar. Sin embargo, aún hay algunos aspectos del sistema telefónico que tu equipo de TI debe administrar. Esto incluye la configuración de los teléfonos, la configuración de Calidad de Servicio (QoS), la resolución de problemas con Internet o el equipo de red, etc.
Configuración inicial con teléfonos VoIP
La tecnología VoIP es flexible, lo que significa que puedes utilizar diferentes tipos de hardware y software para realizar llamadas. Tus empleados pueden descargar aplicaciones móviles para hacer llamadas de empresa (utilizando el número de la oficina), incluso desde sus teléfonos personales. Las aplicaciones de teléfono ofrecen la misma capacidad para ordenadores de escritorio y portátiles, tanto dentro como fuera de la oficina. Por supuesto, también puedes comprar e instalar teléfonos compatibles con SIP en cada puesto.
Los teléfonos de escritorio IP deben configurarse para funcionar con el plan VoIP contratado. Dependiendo del tamaño de la organización, esto puede ser una tarea bastante tediosa. ¡Imagínate si tuvieras mil empleados y necesitas configurar los teléfonos VoIP para todos el personal de la organización!
Aprovisionamiento automático
El aprovisionamiento automático es una excelente característica disponible en la mayoría de los sistemas VoIP. Elimina la necesidad de configuración manual por parte de tu equipo de TI. Nadie tiene que configurar los teléfonos de la oficina. El proceso exacto difiere entre los proveedores, pero el flujo de trabajo general es el mismo. Siempre que el hardware que compre sea compatible con la red de su proveedor de servicios, el aprovisionamiento automático funcionará.
El aprovisionamiento automático significa que utiliza un método basado en software para implementar sus teléfonos. Todo el proceso es automatizado y rápido. Una vez que el teléfono VoIP está conectado a la red, contacta inmediatamente con un servidor que tiene los ajustes de configuración necesarios. Tu equipo de IT no tiene que implementar manualmente cada dispositivo físico dentro del edificio.
También hay otras ventajas para el aprovisionamiento automático. Puedes usarlo para implementar ciertas funciones solo en teléfonos particulares. Por ejemplo, es posible que desees que el departamento de servicio de atención al cliente tenga acceso a funciones avanzadas de administración de llamadas, como enrutamiento de llamadas y call centers, que otros empleados no necesitan. El aprovisionamiento automático puede garantizar que todos los teléfonos en un departamento en particular obtengan características específicas sin intervención manual.
Formación en telefonía IP
Sin embargo, el aprovisionamiento automático no es algo mágico que puede resolver todos los problemas potenciales. Hay muchas cosas que pueden salir mal: mala calidad de audio, conexiones perdidas, llamadas perdidas, equipos que funcionan mal, etc. Por lo tanto, incluso contratando un servicio alojado, es beneficioso contar con profesionales con experiencia en telefonía IP.
El proceso básico de hacer una llamada no cambia mucho con los teléfonos IP. Sin embargo, algunos de tus empleados pueden necesitar orientación sobre cómo configurar y usar las funciones avanzadas ahora disponibles para ellos. La mayoría de los proveedores tienen guías, manuales y tutoriales en línea para ayudar a los usuarios. Si bien todos estos son recursos excelentes, también debes considerar algunas sesiones de capacitación para familiarizar a todos los trabajadores con el sistema.
Así que ahí lo tienes. Es probable que tu equipo de IT no necesite capacitación en la programación de teléfonos VoIP, un paso que el aprovisionamiento automático simplifica enormemente, pero invertir en unas pocas sesiones de formación y talleres específicos puede ayudar a todos los empleados a realizar la transición a la telefonía IP de un modo óptimo y seguro.
