Lectura en 5 minutos | 14/05/2021

Qué es un teléfono VoIP: una guía completa

VoIP phone service background
Servicios VoIP

Sistemas telefónicos VoIP

Desde hace tiempo, las empresas y los empresarios están cambiando sus servicios telefónicos que utilizan la RTB (Red de Telefonía Básica) por un sistema más avanzado: el servicio telefónico VoIP. Este servicio utiliza la conexión a Internet para realizar llamadas de voz, mediante la tecnología de conmutación de paquetes.

El servicio telefónico VoIP es rentable y ofrece una movilidad espectacular. El número de teléfono que adquieres puede usarse desde cualquier dispositivo compatible, como tu ordenador de sobremesa, portátil y dispositivos móviles.

Tu número permanecerá contigo donde quiera que te encuentres. Por tanto, siempre que tengas acceso a Internet podrás usar el servicio.

El servicio telefónico de VoIP es muy sencillo. Podrás hacer y recibir llamadas a través de Internet. ¡Toda una revolución en la comunicación por voz!

Cuando lo descubres por primera vez piensas que podría tratarse de un sistema complicado, pero nada de eso. Solo tienes que descolgar tu teléfono y marcar el número al que quieres llamar. El mismo proceso para recibir la llamada: tu teléfono sonará y solo deberás descolgarlo o pulsar el icono de hablar.

Además, la mayoría de las funciones con las que cuentan los métodos antiguos siguen estando presentes en el servicio telefónico de VoIP. El buzón de voz, la puesta en espera, el desvío de llamadas a un número alternativo y los sistemas IVR también están disponibles en VoIP. Incluso el fax, que ya no es un método tan utilizado, es una característica de los sistemas VoIP.

¿Qué es un teléfono VoIP?

En términos generales, un teléfono VoIP es cualquier teléfono que se conecte a Internet para hacer (y recibir) llamadas. Siempre y cuando utilice protocolos SIP o similares puede denominarse teléfono VoIP.

La mayoría de las personas piensa que los teléfonos VoIP son aquellos de sobremesa con estándares IP para comunicación de audio, pero otro tipo de dispositivos, tales como ordenadores o smartphones pueden cumplir el mismo objetivo.

Si queremos hacer una definición un poco más técnica podemos decir que un teléfono VoIP capta por su micrófono el sonido que genera y lo convierte en un paquete de datos. A partir de ahí lo envía a través de la red, es decir, de Internet.

En el otro lado, el receptor descomprime todo esos datos enviados y los reproduce para que la otra persona pueda escuchar el mensaje.

Independientemente del tipo de sistema telefónico que tengas en tu oficina o en tu casa, el dispositivo sigue siendo una parte esencial del mismo. Tanto si tu empresa ya se ha cambiado a la tecnología VoIP como si se está planteando el cambio, te darás cuenta de que sigues necesitando teléfonos para hacer llamadas. A diferencia de la red RTB tradicional, un teléfono VoIP ofrece muchas posibilidades en cuanto al dispositivo utilizado para realizar las llamadas.

Diferencias entre VoIP y RTB

Muchas empresas, aun viendo las ventajas de la telefonía basada en Internet, como VoIP, siguen atadas a sus sistemas telefónicos RTB. La mayoría de ellos lo hacen basándose en la idea de que necesitan un sistema que sea independiente a Internet, por si este sufre caídas.

Ahora bien, si surge un problema hay muchas formas de continuar con la conectividad de tu sistema VoIP:

  • Hacer que las llamadas estén enrutadas a teléfonos distintos, incluyendo los móviles.
  • Probar la alimentación eléctrica ininterrumpida.
  • Tener un proveedor de servicios alterno.
  • Contar con una conexión de respaldo entre tu teléfono privado e Internet.

Solo con escoger alguna de las opciones anteriores tendrás la posibilidad de tener un sistema mejorado de RTB y, además igual de seguro.

Con esta preocupación solucionada pensamos que es conveniente que conozcas los beneficios que te puede aportar la tecnología VoIP:

  1. Mejorará tu productividad.
  2. Tendrás una mayor escalabilidad. No tendrás que preocuparte por añadir o reducir líneas.
  3. Aumentará tu capacidad de movilidad. No debes estar en un sitio fijo, a diferencia de los RTB.
  4. Los sistemas VoIP te permiten evitar pagos innecesarios. Solo pagarás por aquello que estés utilizando.

Tipos de teléfonos VoIP

Los terminales VoIP son de todas las formas y tamaños. Algunos ni siquiera tienen un componente físico, incluso se pueden ver varios tipos de teléfonos VoIP en la misma oficina o empresa.

A la mayoría de las personas les gusta elegir un dispositivo VoIP específico en función de sus propias preferencias y necesidades.

Softphones

El teléfono VoIP es una aplicación de Softphone o, en otras palabras, una aplicación convencional. Muchos proveedores de VoIP ofrecen aplicaciones dedicadas para varias plataformas como Windows, Android, iOS, etc.

En cambio, otros proveedores de servicios no tienen su propia aplicación dedicada, sino que permiten a los usuarios instalar cualquier software de su elección. El usuario puede acceder a su cuenta con las credenciales adecuadas y realizar llamadas desde cualquier aplicación y dispositivo que desee.

Esto significa que un teléfono VoIP puede referirse a un iPhone que tenga la aplicación VoIP o a un ordenador de sobremesa con Windows que tenga auriculares para las llamadas. Una misma persona puede optar por utilizar ambos, según la situación, al igual que conectar varios dispositivos al mismo número.

También un grupo de personas o equipo puede compartir un número de VoIP específico. La mayoría de los proveedores de servicios no cobran un suplemento por la aplicación del softphone, solo pagas por los minutos que utilizas.

Teléfonos de escritorio

Son instrumentos dedicados con componentes de alta calidad para la transmisión de audio. Ofrecen mayor calidad y fiabilidad en las llamadas.

Un teléfono IP puede costar entre 30 y más 100 de euros, dependiendo de la calidad y de la disponibilidad de módulos de expansión.

Hay que tener en cuenta que estos teléfonos son independientes de tu PC. Esto puede ser una gran ventaja, ya que su funcionamiento no depende de los fallos de tu ordenador. En este caso un mal funcionamiento de tu ordenador no te generará interferencia en la llamada y podrás seguir utilizando el teléfono IP.

Diferencias entre los teléfonos VoIP y los tradicionales

Las diferencias físicas entre los teléfonos VoIP o los de escritorio son prácticamente inapreciables. Por fuera, es muy probable que casi no notes la diferencia entre un teléfono VoIP y uno de escritorio.

Las características físicas de los teléfonos VoIP son la colocación de sus botones, la localización de los altavoces y suelen llevar auriculares. Es decir, muy parecidos a los teléfonos de escritorio convencionales. Incluso en el teclado son casi idénticos. Ambos tienen la posibilidad de marcación numérica y las letras para marcación alfanumérica.

Aparte de lo anteriormente mencionado, los teléfonos VoIP tienen botones especiales para la marcación.

La re-llamada, transferencia, conferencia, retención, silencio o buzón de voz son algunas de las funciones mas utilizadas, las cuales cuentan con su propio botón.

Otra de las ventajas es que los teléfonos VoIP son capaces de emitir la voz en alta definición, cuando otros teléfonos utilizados en la empresa no son capaces. Aun así, los factores que consideramos más importantes de estos teléfonos son la alimentación y su acceso a Internet.

Los teléfonos VoIP y los teléfonos fijos tienen algunas diferencias reseñables. Como comentamos antes, la alimentación a la red telefónica, su forma de funcionar y la gestión de llamadas son algunas de ellas. A continuación, mostramos algunas más:

  • Uso de Internet para conectarse a la red telefónica.
  • Necesidad de registro en línea con un proveedor de servicios.
  • Tu número estará vinculado a tu cuenta y no a un número real de teléfono.
  • Los teléfonos VoIP tienen botones que permiten cambiar entre llamadas simultáneas y son capaces de emitir voz en alta definición.
  • La alimentación a través de Ethernet (PoE) permite que algunos teléfonos VoIP reciban energía de un conmutador PoE.

También hay que destacar que existen muchas similitudes entre unos y otros:

  • Ambos teléfonos comparten el mismo teclado.
  • Si los comparamos con los teléfonos de oficina tienen los mismos botones para acciones específicas (transferencia de llamadas, retención de llamadas…).
  • Físicamente, ambos tienen un diseño muy similar.
  • Los dos tienen auriculares, receptores, altavoces y otros elementos necesarios para la comunicación.

A modo de resumen, podemos concluir que los teléfonos VoIP no van a ser un trastorno para ti, si previamente has utilizado los teléfonos de oficina. Aunque tengan opciones diferentes su utilización es muy similar.

Componentes de un teléfono de sobremesa VoIP

Un teléfono VoIP (de sobremesa) típico tiene componentes de hardware y software. El software consta de componentes de red, protocolos de VoIP, protocolos de gestión de flujos de medios, etc. Los componentes de hardware incluyen:

  • Altavoces y micrófono.
  • Teclado o panel táctil.
  • Pantalla, normalmente una pantalla LCD.
  • Procesadores de señales y de propósito general.
  • Convertidores de voz a digital y de digital a voz.
  • Puerto Ethernet o tarjeta de red inalámbrica
  • La fuente de alimentación (ya sea por batería, alimentación a través de Ethernet o mediante cable de carga).

Todos los teléfonos VoIP no tienen por qué tener todos los componentes mencionados anteriormente. Si tu dispositivo es compatible con PoE (Power over Ethernet) no necesitas una fuente de alimentación independiente.

Algunas unidades autónomas que se utilizan en lugares públicos, como la recepción de un hotel, pueden no tener un teclado.

Los terminales de conferencia pueden tener varios altavoces y micrófonos de alta calidad, pero necesitan una conexión de pantalla separada para los mensajes.

También puedes disponer de teléfonos VoIP inalámbricos diseñados para ofrecerte una total libertad de movimientos, al permitir que varios teléfonos VoIP funcionen desde una sola base.

Cómo funciona un teléfono VoIP

Si comparamos la tecnología VoIP con la red RTB podemos decir que ambas tienen la misma misión: la de llevar datos de voz de una persona a otra. Entonces, ¿cuál es la diferencia?

No se diferencia en el objetivo, sino en cómo consigue ese objetivo. La RTB transporta las señales de voz a través de líneas de cobre (o, más recientemente, de circuitos digitales RDSI). Desde las primeras conversaciones telefónicas, la infraestructura de la RTB se ha ido ampliando continuamente para conectar más usuarios y hogares a la red. Los cables físicos tienen que conectar cada teléfono para poder hacer una llamada.

Una ventaja de la tecnología VoIP es que no necesita una infraestructura física propia. Sus protocolos convierten las señales de voz en paquetes de datos y los transmiten por Internet a través de fibra, cables o incluso satélite.

Una vez convertidos en datos, el protocolo puede manejarlos como cualquier otro medio de comunicación, como una imagen, una canción o un documento de texto.

Como tal, la VoIP es más parecida al funcionamiento del streaming de música que a cualquier estándar de telefonía existente.

Por lo tanto, los usuarios pueden hacer llamadas VoIP a través de cualquier proveedor de su elección, al igual que escuchar Spotify u otro servicio de streaming de música.

No importa si usas un altavoz inteligente o un proveedor web. Podrás escuchar tu música desde cualquier lugar donde haya una conexión a Internet. VoIP funciona prácticamente con el mismo principio y utiliza algunos protocolos basados en IP como SIP, UDP, RTP, WebRTC, SDP, etc.

Funciones de un teléfono VoIP

Un teléfono VoIP tiene una gran cantidad de funciones, que dependerán mucho del modelo y del tipo de terminal que elijas. En VoIPstudio tenemos una amplia variedad de modelos de teléfonos VoIP de escritorio.

A continuación, te detallamos las características que consideramos óptimas para un modelo estándar de CISCO:

Cisco CP-6851

Es un teléfono de funciones básicas basada en SIP, destinado a pequeñas empresas. Es muy sencillo de utilizar y cuenta con un soporte multiplataforma.
Su diseño es atractivo y ergonómico.

Algunas de sus características principales son:

  • Pantalla en escala de grises con retroiluminación blanca de 3,5 “(396 × 162 píxeles).
  • Conmutador Gigabit Ethernet 10/100/1000.
  • Compatibilidad con auriculares: conexión RJ9 con cable y compatibilidad con auriculares inalámbricos EHS (requiere adaptador EHS).
  • Soporte PoE.
  • Cuatro cuentas SIP.
  • Hablar con manos libres (altavoz).
  • Montaje en pared (kit de montaje en pared opcional disponible).
  • Auricular compatible con audífonos (HAC).
  • Cuatro teclas de función / línea programables.
  • Cuatro teclas de función programables.
  • LED indicador de mensaje en espera y llamada entrante en el auricular.

Este dispositivo es uno de los muchos que tenemos disponibles en VoIPstudio.

Consejos para elegir tu teléfono VoIP

En lo primero que te debes fijar antes de decidirte por un determinado modelo es en las características que mejor se adecúen a tus necesidades, ya que existen terminales mucho más avanzados para personas que precisen de un mayor número de funciones.

La marca puede ser otro de los factores determinantes a la hora de elegir el teléfono. En nuestro caso trabajamos con Cisco, Fanvil, Grandstream, Yealin y Snom.

También a la hora de elegir tu teléfono deberás tener en cuenta si necesitas gestionar varias líneas con cada dispositivo o si el PoE (Power over Ethernet) es una función importante para ti.

Todos estos detalles podrás verlos en las fichas de productos de cada teléfono. Tómate tu tiempo para estudiar las características del que vayas a comprar y piensa, tanto en las necesidades actuales y como en las futuras.

Siempre será mejor comprar un teléfono VoIP para escritorio que te dé opciones para el futuro.

La compra de docenas de teléfonos IP para tu empresa puede costar fácilmente miles de dólares. Tal vez te preguntes si el coste merece la pena por los beneficios que vas a recibir. En este caso, la respuesta no es un sí o un no rotundo. Todo depende de tu situación particular, de las necesidades de tu empresa y de tu presupuesto.

Muchas pequeñas empresas optan por un Softphone para PC o aplicaciones móviles para la mayoría de los empleados. Solo precisan adquirir teléfonos de sobremesa para los ejecutivos o directivos que necesitan la funcionalidad extra.

Los teléfonos IP dedicados suelen tener componentes de mayor calidad, especialmente en lo que respecta a los altavoces y los micrófonos. Las llamadas se escuchan mejor en los teléfonos IP que en los smartphones u ordenadores.

La mayoría de los teléfonos de sobremesa vienen con botones de función que también podrían ser programables en algunos casos. Puedes asignar esos botones a acciones o funciones de uso frecuente, lo cual permitirá una mayor flexibilidad que las aplicaciones de Softphone.

Cabe señalar que muchas aplicaciones de VoIP no pueden admitir funciones avanzadas, ya que tienen que funcionar bien en pantallas pequeñas sin un hardware específico para llamadas.

Teléfonos de conferencia VoIP

Los teléfonos de conferencia hacen posible que los usuarios se puedan comunicar con sus socios, proveedores y demás personas de la empresa.

Estos terminales permiten que todos los usuarios presentes participen simultáneamente en cualquier conversación.

En los teléfonos de conferencia se ha trabajado para optimizar la calidad de la voz y permitir una mejor colaboración en una serie de entornos que van desde pequeñas salas de conferencias hasta oficinas ejecutivas.

Al ofrecer una mayor calidad de voz, un procesamiento de audio avanzado y una serie de funciones muy útiles tienen unas características perfectas para ofrecer un servicio específico.

En cuanto a la funcionalidad, los teléfonos de conferencia IP suelen tener tres características clave:

  • Calidad de voz clara.
  • Conversación fluida.
  • Captación de micrófono 360 grados y de voz en grupo.

Estas características facilitan la productividad y acortan el tiempo de las reuniones.

Normalmente, los teléfonos de conferencia pueden captar sonidos desde todas las direcciones. Los altavoces del dispositivo suelen apuntar hacia arriba, lo que permite que los altavoces recojan las voces de la habitación de manera uniforme, en lugar de mezclarlas.

Por otro lado, el cuerpo del teléfono suele tener un teclado, que puede utilizarse para marcar, o una pantalla LCD que muestra el estado de la llamada.

Los teléfonos de conferencia IP ofrecen herramientas orientadas a conectarse a una red, directamente a través de Internet, como los teléfonos IP.

Las llamadas de conferencia suelen estar diseñadas para dirigir a los participantes hacia una llamada simultánea, ya que existe un puente que ayuda a los usuarios a llamar a la conferencia, marcando un número de teléfono y conectándose al puente.

Estas herramientas son esenciales para garantizar el funcionamiento de estos terminales.

Accesorios para VoIP

Aunque un teléfono VoIP es suficiente para poder comunicarse a través de la tecnología VoIP, existen diferentes accesorios que nos permiten mejorar su funcionalidad y características. Los más comunes son:

  • Adaptadores: permiten conectar fácilmente un teléfono analógico ordinario a un sistema de telefonía VoIP. Lo más habitual es que se utilicen para conectar máquinas de fax heredadas, sistemas de alarma, etc., que requieren de “línea telefónica analógica”.
  • Fuentes de alimentación: para ser utilizado en entornos donde PoE (Power over Etheret) no está disponible.
  • Auriculares: mejoran en gran medida la productividad en entornos de oficina muy concurridos para el funcionamiento “manos libres”. También reducen las interferencias de otros usuarios alrededor de la oficina.
  • Módulos de extensión: permite a las personas encargadas de la recepción controlar el estado de otras extensiones. Útil para la transferencia de llamadas o la recogida de llamadas.
  • Manos libres.

Precios de los teléfonos VoIP

Los precios de los teléfonos VoIP varían mucho según los fabricantes y sus características. Entre los fabricantes más fiables se encuentran marcas como Cisco, Snom o Yealink.

Puedes tener un teléfono inalámbrico DECT profesional desde 30€ hasta teléfonos VoIP de sobremesa con prestaciones avanzadas que pueden alcanzar precios superiores a los 500€.

Las centralitas VoIP, por su parte, pueden costar desde 100 o 150€ para las más básicas, hasta más de 1.500€ para las versiones más avanzadas.

Si quieres comprar teléfonos VoIP de gama alta con una buena relación calidad/precio, puedes visitar la tienda de VoIPstudio para descubrir los modelos disponibles.

Configurar un teléfono VoIP

La configuración de un teléfono VoIP es bastante sencilla. Solo tendremos que seguir las instrucciones del fabricante. En la mayoría de los casos, se podría resumir en unos sencillos pasos:

  1. Conecta el auricular: una vez que hayas desempaquetado el teléfono, conecta el auricular en su puerto.
  2. Conexión a puerto Ethernet: busca una salida de Ethernet y conéctala al teléfono IP.
  3. Cable de alimentación: conéctala al teléfono IP. Si tu unidad soporta PoE, no necesitarás conectarlo.
  4. Localiza tu dirección IP: entra en la interfaz y busca tu dirección IP.
  5. Introduce las credenciales: introduce la dirección IP en la barra de búsqueda de cualquier navegador. Suele ser muy sencilla, pero comprueba bien lo que te ha proporcionado la web de la marca.
  6. Proveedor SIP: consulta a tu proveedor de VoIP para conocer los detalles de tu nombre de usuario y contraseña SIP e introdúcelos en las zonas correspondientes.
  7. Enrutamiento: comprueba que tu teléfono VoIP puede hacer llamadas.

Algunos proveedores, como VoIPstudio, proporcionan teléfonos VoIP totalmente preconfigurados a sus clientes cuando compran los teléfonos a través de su tienda online. De este modo, el proceso es tan sencillo como enchufar el teléfono y empezar a realizar y recibir llamadas inmediatamente.

El teléfono VoIP como elemento de tu ecosistema en la nube

Independientemente del tipo de teléfono VoIP que se utilice (Hardware IP Phone o PC Softphone), gracias al hecho de que las llamadas telefónicas forman parte de una red de datos, las posibilidades de integración e interacción con sistemas informáticos de terceros son infinitas.

Integraciones

VoIPstudio permite integrar el sistema telefónico con CRMs externos y también con otros sistemas informáticos. La integración de las comunicaciones telefónicas con sistemas tecnológicos se conoce como Computer Telephony Integration (CTI). Esta permite mejorar la productividad y la experiencia del usuario, entre otros.

En muchas ocasiones nuestros clientes vienen con programas previos, los cuales les interesa integrar con nuestro sistema. Desde VoIPstudio hemos detectado esta necesidad y hemos centrado todos nuestros esfuerzos en ella.

Como hemos visto en puntos anteriores nos parece esencial el facilitar la integración de nuestro sistema. Es por eso consideramos que cuantas más integraciones podamos hacer, mejor. Nos hemos adherido a grandes empresas, por lo que muchos de nuestros clientes pueden integrar nuestro servicio con su CRM.

Algunas de las opciones con las que se puede integrar nuestra aplicación son:

  • REST API
  • Eventos Webhooks
  • Extension de google Chrome
  • Zapier
  • TaxiCaller
  • Zoho
  • simPRO
  • El CRM Salesforce
  • Microsoft Dynamics CRM
  • Oracle Sales Cloud
  • Conector CTI
  • SIP TAPI

Con todo lo que hemos expuesto anteriormente solo nos queda proponeros una prueba gratuita de 30 días para probar los servicios de VoIPStudio. En esta prueba podrás darte cuenta de primera mano de los beneficios que te traerá esta tecnología.

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