¿Se pueden grabar llamadas VoIP?

Publicado en: 2019-08-30 | Categorías: Beneficios de VoIP Funciones de VoIP Servicios VoIP Soluciones VoIP para empresas

Para la mayoría de las personas, grabar llamadas telefónicas es algo que hacen los departamentos de policía o las corporaciones multinacionales. Esto es cierto cuando se trata de líneas PSTN donde la grabación de llamadas requiere hardware y / o software,  junto con un permiso legal.

En muchos países, las escuchas telefónicas son ilegales para los particulares. Los funcionarios encargados de hacer cumplir la ley a menudo tienen una visión hostil de que cualquiera lo haga.

¿Puedes grabar llamadas VoIP?

Como la mayor parte del mundo se está actualizando a VoIP, la gente se pregunta si las llamadas de VoIP se pueden grabar o no. En realidad, hay dos formas de responder esta pregunta, dependiendo de qué perspectiva se requiera.

Técnicamente hablando, grabar llamadas VoIP no es muy difícil, ya que son simplemente paquetes que se transfieren a través de redes de datos. La mayoría de los proveedores de VoIP ofrecen funciones de grabación de llamadas, ya se incluyan de forma gratuita o se cobre aparte.

La otra perspectiva son las consideraciones legales y de privacidad. Las diferentes naciones pueden tener una legislación diferente que rige quién puede grabar llamadas telefónicas, cuándo y si se requiere o no el consentimiento de la otra parte. Por ejemplo, en algunos países es ilegal que las personas graben llamadas bajo cualquier circunstancia, mientras las organizaciones pueden hacerlo bajo regulaciones específicas.

En otros, tanto los individuos como las organizaciones pueden grabar llamadas, siempre que todas las partes en la llamada sepan que se está haciendo.

A veces las leyes también son diferentes dentro del mismo país. Dentro de los Estados Unidos, muchos estados operan bajo una ley de “consentimiento de una parte”. Esta ley establece que las llamadas se pueden grabar mientras se es parte de la conversación.

En otros, todas las partes en la conversación deben consentir antes de que pueda continuar la grabación. Es mejor tener en cuenta la distinción entre si puedes grabar llamadas o no.

Razones para grabar llamadas VoIP

Para las personas, la grabación de llamadas VoIP generalmente no es un requisito diario, sino algo que se necesita alguna vez al año. Los profesionales pueden necesitar grabar llamadas, especialmente si frecuentemente entrevistan a personas por teléfono para recibir noticias, trabajar como publicistas, publicar podcasts, etc.

Para las empresas, el propósito de grabar llamadas VoIP puede ser muy diferente y también se requiere a diario.

Las organizaciones pueden querer grabar llamadas para revisar las interacciones de los representantes de servicio al cliente con las personas que llaman para mejorar la calidad, capacitar a nuevos agentes y evaluar a los empleados. Es posible que quieran cumplir con los requisitos legales y reglamentarios, especialmente si la organización está involucrada en una acción legal.

La grabación de llamadas también es útil para mantener un registro de las interacciones con proveedores, distribuidores, socios y clientes importantes.

Cada vez más, la seguridad se está convirtiendo en la principal razón para grabar llamadas VoIP. Muy a menudo, las empresas están siendo atacadas utilizando información obtenida a través de conversaciones por usuarios no autorizados.

Las empresas también están preocupadas por perder datos confidenciales, contratos o ingresos debido a la filtración de información, intencional o accidentalmente.

Cómo grabar llamadas VoIP

Hay dos formas de grabar llamadas VoIP, comúnmente conocidas como grabación pasiva y activa.

La grabación pasiva se da cuando los paquetes se almacenan a través de herramientas de detección de paquetes.

Por otro lado, la grabación activa ocurre cuando el software del proveedor se convierte en parte de la conversación al escuchar. La mayoría de los proveedores ofrecen algún tipo de solución de grabación activa para las empresas.

En general, la grabación de llamadas VoIP no requiere un equipo especial ni un software específico. Es una función integrada en cualquier aplicación ofrecida por el proveedor o por terceros.

Todo lo que se necesitas es activar una configuración o presionar un botón en el software. Los proveedores de VoIP ofrecen un control detallado sobre quién puede grabar llamadas, en qué circunstancias y si incluir o no una voz en off que informe a todas las partes sobre la grabación.

A veces, las empresas pueden querer habilitar la grabación de llamadas para todos, en un departamento en particular, o solo para individuos específicos. La configuración puede incluso cambiarse individualmente o por llamada, lo que no interfiere con la configuración global. Una vez que la llamada ha sido grabada, puede guardarse como un archivo de audio, almacenarse y reproducirse más tarde como cualquier archivo de música.

Grabación de llamadas en VoIPstudio

Como se describió anteriormente, la grabación de llamadas en VoIPstudio no es complicada ni tediosa. Los usuarios pueden hacer llamadas como lo harían normalmente y la llamada se puede grabar simplemente presionando el botón ‘grabar llamada’. Aquí hay una guía paso a paso para grabar llamadas en VoIPstudio:

Abre la aplicación VoIPstudio

La mayoría de los usuarios tendrán el icono VoIPstudio en la bandeja del sistema para que las llamadas entrantes puedan ser respondidas.

De lo contrario, haz doble clic en el acceso directo en el escritorio o en otro lugar para abrir el programa. Inicia una llamada marcando un número que conozcas o seleccionándolo de  tu lista de contactos.

Seleccionar contactos de VoIP

 

Grabar la llamada

Una vez que comienza la llamada, puedes grabarla haciendo clic en el botón de grabación en la parte inferior de la ventana de la llamada. Cuando lo hagas, se abrirá una nueva ventana que te preguntará dónde guardar el archivo grabado. Selecciona cualquier ubicación en tu ordenador y presiona el botón Guardar.

iniciar la grabación de VoIP

Para mostrar que la llamada se está grabando, el botón se pondrá blanco como se muestra a continuación:

Notificación de grabación de VoIP

Grabación automática vs manual de llamadas VoIP

La grabación de llamadas VoIP se puede alternar para que sea automática o que tenga que habilitarse para cada llamada. Tanto la configuración como las organizaciones tienen ventajas: pueden elegir cuál se ajusta mejor a sus requisitos.

La grabación automática significa que las personas no tienen que acordarse de encenderla para conversaciones específicas. Sin embargo, se generarán grandes cantidades de datos. Todas las grabaciones deberán almacenarse en algún lugar y también cumplir con la legislación de seguridad y privacidad.

Grabar manualmente cada llamada significa que solo se retendrán las conversaciones importantes, pero significa que cada usuario debe recordar activarla. A veces, un empleado puede olvidarse de grabar llamadas que fueron realmente importantes. Algunas compañías permiten la grabación automática para departamentos específicos como ventas, atención al cliente, etc. Mientras, otras como contabilidad o recursos humanos, pueden activarla cuando sea necesario.