Una agencia inmobiliaria es un interlocutor entre el vendedor de un bien inmobiliario y el posible comprador o inquilino. Las agencias se benefician de comisiones sobre las transacciones, por lo que la que conseguir el máximo número de operaciones es vital en este sector.
Los negocios inmobiliarios van desde agentes autónomos hasta grandes empresas. Hoy en día la tecnología facilita que una pequeña empresa o autónomo pueda ofertar gran volumen de propiedades en múltiples mercados sin necesidad de una gran infraestructura o inversión. Esto es posible gracias a varios aspectos:
- Los portales de internet dedicados, las páginas web y las redes sociales aportan visibilidad global a los anuncios.
- Las aplicaciones de gestión de clientes y tareas (CRM) especializados en el negocio inmobiliario organizan y automatizan el trabajo haciéndolo más efectivo.
- La comunicación es más efectiva gracias a la tecnología: correo electrónico, redes sociales, telefonía VoIP, chat en la web, etc.
Todos estos servicios tecnológicos tienen en común que no necesitan de gran inversión inicial. En la mayoría de los casos se pueden obtener pagando por servicio, lo que reduce los costes iniciales y hace que la agencia inmobiliaria se pueda ajustar o dimensionar al volumen de trabajo en cada momento.
La clave para el éxito es saber localizar productos, en este caso viviendas, a un buen precio de mercado, y saber venderlas. Pero en este caso es especialmente importante la comunicación entre las distintas partes, ya que tanto el comprador como el vendedor forman parte de la operación durante todo el proceso.
La comunicación entre todas las partes tiene que ser ágil, fiable y precisa; por ello la telefonía es un elemento esencial para las agencias inmobiliarias, ya que se trata de un canal directo de atención al cliente.
1- Principales características de telefonía para inmobiliarias
Tradicionalmente las agencias inmobiliarias disponen de telefonía fija con centralita en la oficina y cada trabajador tiene un teléfono fijo. Este teléfono lo combinan con smartphones que, dependiendo de la agencia, pertenecen al trabajador o los proporciona la agencia inmobiliaria.
La mayoría de las llamadas de compradores provienen de anuncios o portales web. El número publicitado suele ser el número principal de la inmobiliaria y, cuando entra una llamada, esta se suele dirigir al primer agente disponible.
Por otro lado los agentes inmobiliarios pasan mucho tiempo fuera de la oficina visitando nuevas propiedades y enseñando propiedades a compradores. Esto se traduce en muchas llamadas al móvil, en posponer llamadas y en no poder atender llamadas de la oficina cuando están fuera. Es por esto que es muy importante disponer de un sistema de telefonía homogéneo y que se adapte a la movilidad de los agentes.
2- Ventajas de VoIP para Inmobiliarias: uso mejorado de la telefonía
A continuación, explicamos las principales ventajas de la telefonía VoIP que ayuda a las agencias inmobiliarias a:
- Estar siempre disponibles.
- Disponer de un registro detallado de las llamadas y contactos.
- Tener más flexibilidad en la movilidad.
- Conectar las llamadas con el agente inmobiliario correspondiente.
- Mejorar la presencia de la inmobiliaria.
- Identificar las llamadas en base al anuncio, portal o contacto de cliente.
1. Evita que los compradores se queden sin atender.
Aunque parezca sorprendente todavía quedan inmobiliarias en las que sólo es posible gestionar solo una llamada. Si ya están atendiendo a un cliente la siguiente llamada se queda sin atender. Esto se soluciona con una centralita virtual porque proporciona línea a la empresa a través de Internet y permite a varias personas estar al teléfono de forma simultánea.
En otras ocasiones el problema se debe a no tener un sistema que recoja la llamada cuando todos están ya al teléfono. Esto se puede solventar con colas de espera permitiendo derivar la llamada al primer agente que quede disponible.
2. Informa en todo momento al cliente del estado de su llamada.
Los sistemas de telefonía VoIP permiten iniciar la llamada con una guía de presentación “Gracias por llamar a la inmobiliaria State. En breve le atenderemos.”
Este tipo de mensajes informan al cliente de que ha contactado con tu empresa antes de poner la llamada en espera. También es posible informar de la posición en cola y tiempo medio de espera, reduciendo el abandono de la llamada por parte de los potenciales clientes.
3. Mejora de la presencia geográfica de la agencia
El servicio de telefonía IP se puede utilizar desde cualquier lugar. Esto permite también obtener un número de otra zona geográfica (otra ciudad o provincia), pudiendo atender la llamada desde la oficina o desde cualquier otro lugar. Por tanto, puedes promocionar tus anuncios en esas localidades dando presencia y confianza a tus clientes.
Por ejemplo, aunque nuestra inmobiliaria sea de Valencia, podríamos disponer de números con prefijos de Alicante o Madrid, para promocionar nuestros anuncios en esas localidades dando presencia y confianza a nuestros clientes.
También puede resultar útil disponer de un teléfono de contacto de Reino Unido o Alemania, para que tus clientes internacionales te puedan llamar de manera local para ellos, facilitando así el contacto.
4. Aumenta la disponibilidad
Aunque el agente inmobiliario esté fuera en una visita, puede atender la llamada en su smartphone o en cualquier dispositivo con internet como si estuviese en la oficina, o remitir la llamada inmediatamente a otro compañero.
También puede resultar interesante la funcionalidad de transferencia asistida. En muchos casos el agente puede responder una llamada desde su móvil en una visita, pero la información necesaria para atender al cliente está en la oficina. En estos casos el agente puede transferir la llamada a la oficina, hablando primero con el compañero para exponer la situación y facilitar así la atención al cliente.
5. Flexibilidad para asignar números
Podemos dar de alta números de contacto fijos en cuestión de segundos, sin contratos largos ni permanencias. Esto puede resultar muy interesante para:
- Disponer de un número para cada plataforma de tal manera que al entrar una llamada sabemos de qué plataforma viene el lead.
- Podemos dar de alta números temporales para alguna vivienda o anuncio en concreto identificando el motivo de la llamada antes de responder. Puede ser interesante en el caso de alguna propiedad exclusiva o campaña concreta.
- Disponer de un número para cada agente, de tal manera que pueda gestionar sus propios anuncios.
- Disponer de números por zonas geográficas, para denotar la localidad en el servicio. Por ejemplo si nuestra inmobiliaria es de Madrid pero ofertamos viviendas en Valencia, podríamos tener un número de contacto con código de área 96. De tal manera que nuestros clientes vean que nos pueden contactar de manera local. De la misma manera, también podríamos tener números de teléfono internacionales para que nuestros clientes del extranjero nos puedan contactar de manera más económica y en apariencia cercana.
- Resulta interesante que el número sea fijo porque denota más profesionalidad que un móvil. Además, hoy en día, ya se puede utilizar Whatsapp Business sobre numeración fija.
6. Mayor escalabilidad
La telefonía VoIP como servicio permite ampliar o reducir tu sistema de comunicaciones en base al volumen de trabajo en cuestión de minutos. Permite así adaptarnos a campañas y ajustar los costes del servicio.
7. Accesibilidad: cualquier punto con acceso a internet
Desde cualquier punto y dispositivo con acceso internet los agentes inmobiliarios pueden hacer uso de su servicio de telefonía empresarial tanto para atender como para realizar llamadas. Lo que favorece el trabajo en remoto y el teletrabajo.
8. Atención de llamadas fuera de horario comercial
Fuera del horario puedes definir un mensaje informativo a los clientes, indicando el horario, posibilidades de contacto alternativas como email/Whatsapp, desviar la llamada a un móvil de guardia o un buzón de voz permitiendo remitir el mensaje de voz a un email con la correspondiente transcripción a texto.
9. Enviar mensajes del buzón de voz al email
Gestionar los buzones de voz puede ser complicado desde el teléfono, pero recibirlos por email puede simplificar el proceso de gestión de los mensajes. El agente puede escucharlos en el ordenador mientras va anotando la información relevante.
Además, la transcripción a texto puede ayudar en aquellos casos donde no se dispone o no se puede hacer uso de altavoces.
10. Registros detallados de llamadas y reportes
La telefonía IP permite tener acceso en todo momento a los registros detallados de llamadas, tanto de un agente en particular como de toda la organización, así como a grabar y acceder a las mismas, en cualquier momento, con los mecanismos de seguridad adecuados.
Mediante los reportes de llamadas es posible evaluar el rendimiento y uso de la telefonía que hace cada uno de los agentes.
11. Servicios adicionales
La telefonía VoIP facilita el acceso a servicios adicionales como: grabación de llamadas, salas de conferencias, intrusión, chat on-line, terminales de sobremesa elegantes y económicos, etc.
12. Integración con el CRM
Algunas soluciones de telefonía VoIP facilitan la integración con las aplicaciones de la empresa, en particular con el CRM, ya sea mediante integración nativa o con pequeños desarrollos.
La integración con el CRM ayudará a mejorar enormemente la productividad, facilitando el entorno de teletrabajo y movilidad de manera transparente a tu cliente, además de ayudar el seguimiento comercial con el registro de las llamadas de forma automática.
13. Coste
Disponer de telefonía IP como servicio evitará los costes de instalación y configuración de una centralita física. También supone un importante ahorro en gastos de mantenimiento y soporte de la misma. Los costes de servicio pueden ser similares a los costes de la línea con operadores tradicionales y en muchos casos inferiores.
La telefonía IP te permite ajustar el servicio a tu volumen de negocio y/o pagando así por lo que realmente utilizas.
3- VoIPstudio para agencias inmobiliarias
No todos los proveedores de telefonía VoIP ofrecen las mismas características para las agencias inmobiliarias. VoIPstudio, en cambio, ofrece una completa solución que da respuesta a todas las necesidades de la inmobiliaria, con todas las ventajas descritas, y además:
- Un coste muy reducido de 4€/mes por puesto de trabajo.
- Soporte técnico 24/7 para resolver cualquier problema en el acto.
- Asesoramiento en configuración y puesta en servicio.
- Integraciones con otros servicios (correo, calendario, etc.) con Zapier.
- Integración directa con Mobilia, una de las mejores soluciones de CRM inmobiliario.
4- Ejemplo de implantación de VoIPstudio en una inmobiliaria
A continuación, describimos un ejemplo de implantación de la solución de telefonía VoIP de VoIPstudio en una inmobiliaria.
En primer lugar, realizamos la portabilidad del número de la agencia, o proporcionamos un nuevo número fácil de recordar.
Este número lo encaminamos a una locución en la que se da la bienvenida y se ofrecen varias opciones, como:
- “Gracias por llamar al Inmobiliaria State”
- “Para poner una propiedad a la venta presione 1”
- “Si está interesado en alguna propiedad presione 2”
- “Para contactar con Administración, espere”
Los agentes inmobiliarios pueden decidir en un momento dado no recibir llamadas, por ejemplo, si están reunidos en ese caso podrían simplemente requerir a los llamantes que dejen una nota para llamar luego o redirigir sus llamadas a administración.
En los puestos de trabajo desplegamos alguno de estos elegantes softphones o teléfonos de escritorio:
App de VoIPstudio para smartphone y ordenador
VoIPstudio, al ser un servicio de telefonía en la nube, tiene la ventaja de que permite atender y realizar llamadas desde cualquier sitio donde dispongamos de Internet como si estuviésemos en la oficina, utilizando nuestra aplicación de Ordenador o Smartphone.
Para aquellas inmobiliarias con mercado internacional, ofrecemos la opción de añadir numeración local para que los clientes tengan más fácil contactar con nosotros. Por ejemplo, podríamos proporcionar un número local de Londres de tal manera que los futuros clientes de UK puedan contactar con la inmobiliaria de manera local a un coste reducido. Ese número lo podríamos también utilizar cuando llamemos a clientes de UK como presentación de llamada.
Podemos proporcionar numeración entrante/saliente de manera inmediata. Por lo que si necesitas algún número para alguna campaña en concreto lo puedes dar de alta en cuestión de segundos. De esta manera podrás identificar las llamadas entrantes de un anuncio en concreto y también obtener estadísticas por campaña.
También podemos proporcionar el servicio adicional de website chat, para que pueda introducir en su web un botón y servicio de chat en línea. Estos contactos de chat le aparecerán en la misma app de telefonía por lo que en una única app tendrá todas las funcionalidades.
VoIPstudio puede ofrecer este servicio de una manera eficiente y económica. Todas estas facilidades están disponibles desde 4€ mensuales por cada puesto de trabajo (coste de las llamadas salientes y numeración entrante no incluida).
5- Integración con Software CRM inmobiliario de Mobilia
Ahora también tienes disponible la integración con Mobilia CRM. Con la integración con Mobilia podrás mejorar enormemente la atención a tu cliente. Con tan solo sonar el teléfono podrás identificar a tu cliente, acceder a su historial, a sus demandas y propiedades, crear tareas, etc. Todo en tiempo real y quedando registro de actividad de forma automática facilitando el trabajo diario del asesor inmobiliario.
Puedes consultar el Manual de configuración e integración de Mobilia.
6- Proceso de adaptación hacia VoIP
En VoIPstudio te facilitamos el proceso de adaptación a la VoIP:
- Dispones de un periodo de prueba de 30 días sin compromiso ni permanencias.
- Entrevista inicial para ver necesidades y asistencia en la configuración de la telefonía.
- Adquisición de “números gold” – fáciles de recordar, números internacionales, o números de otras localizaciones en cuestión de minutos.
- Desvío del número de empresa actual a un número temporal facilitado por nosotros. Evitando tener que portar la numeración hasta estar seguros de que la Telefonía VoIP es ideal para tu negocio.
- Portabilidad del número actual una vez que estés satisfechos con el servicio.
- Pruebas de funcionamiento y ajustes de configuración.
- Servicio sin contrato ni permanencia.
