En el mundo actual de las comunicaciones digitales modernas, donde las empresas confían en VoIP, mensajería instantánea, redes sociales y una variedad de otros canales para comunicarse, el envío de fax a menudo parece ser un anacronismo.
Un retroceso a los viejos tiempos, a pesar de que el fax sigue siendo predominante en muchas industrias. Esto se debe probablemente a que el envío de faxes ha dejado de ser el medio principal para transmitir documentos dentro del lugar de trabajo y muy pocas personas usan el fax fuera del trabajo.
Sin embargo, muchas organizaciones aún dependen del envío de faxes. Puede deberse a requisitos reglamentarios, el cumplimiento de las leyes de seguridad de datos o privacidad o porque los proveedores / socios en otros países dependen en gran medida de ellos.
Algunas compañías solo pueden enviar faxes un par de veces al año, mientras que es parte de los flujos de trabajo diarios para otros. Cualquiera que sea la situación de la empresa, la capacidad de enviar faxes se convierte en una cuestión importante a considerar al cambiar a sistemas VoIP.
Al analizar sus requisitos para enviar faxes a través de VoIP, algunas empresas llegan a la conclusión de que, después de todo, no lo necesitan. Pero para las organizaciones que necesitan enviar faxes ocasionales, se convierte en una pregunta difícil porque enviar faxes a través de líneas VoIP (con máquinas analógicas en ambos extremos) en realidad no funciona.
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Cómo enviar un fax usando VoIP o por qué no funciona el envío de fax a través de líneas VoIP
Códecs de compresión y audio
Uno de los principios centrales que hace que VoIP sea más eficiente es que los datos de voz se comprimen y se convierten en señales digitales que pueden viajar a través de Internet.
Desafortunadamente, este mismo hecho dificulta el envío de faxes ya que la compresión hace que los datos resultantes sean ininteligibles. Los códecs de audio que no utilizan compresión son relativamente mejores para soportar el envío de fax que otros, a pesar de que usa más ancho de banda.
Jitter, pérdida de paquetes y latencia
Incluso si el códec de audio no utiliza ninguna compresión, la transmisión de datos a través de Internet implica pérdida de paquetes, fluctuaciones y latencia. Esto significa que algunos de los paquetes de datos no llegarán al destino. No importa mucho para la voz, ya que unos pocos paquetes descartados generalmente no afectan la conversación.
Pero las máquinas de fax no podrán volver a ensamblar el documento si se pierden algunos paquetes. Dado que esto no tiene nada que ver con la velocidad real de la conexión a Internet, obtener una línea más rápida no ayudará.
Conversiones y Traducciones
La forma en que se transmite la voz en Internet implica convertir las señales de audio en paquetes de datos electrónicos y luego reconvertirlas en el otro extremo. El envío de fax implica un paso adicional: la imagen debe convertirse al lenguaje informático y luego a ondas de sonido que pueden viajar a través de líneas telefónicas.
De manera similar en el destino, las ondas de sonido deben convertirse en ceros y unos y luego volver a la imagen original. Tal como están las cosas, hay demasiados pasos para que el proceso funcione de manera fiable y los datos resultantes en el destino a menudo son confusos o distorsionados. Cuando añades compresión y descartas paquetes de datos, no debería sorprendernos que la mayoría de las máquinas de fax nunca completen el proceso.
¿Es imposible enviar faxes a VoIP?
Afortunadamente para las muchas compañías que necesitan enviar faxes en redes VoIP, hay una manera de hacer que los faxes funcionen. Un protocolo llamado T38 hace posible que los proveedores ofrezcan fax sobre IP o FoIP. Con una función similar a una puerta de enlace VoIP, las puertas de enlace de fax facilitan el envío y la recepción de faxes al tiempo que evitan los problemas que surgen al intentar enviar faxes a través del método convencional.
Envío de faxes a través de VoIP Studio
VoIPstudio es un excelente servicio de VoIP empresarial que también ofrece fax por ordenador o fax sobre IP. Gracias al soporte integrado para el protocolo T38, las organizaciones tienen un método fiable para enviar y recibir faxes. Significa que el fax y VoIP pueden realmente trabajar juntos, y de manera extremadamente fiable.
Otra ventaja de implementar el envío de faxes sobre IP es que permite a las organizaciones obtener los beneficios de los servicios digitales cuando se extienden a tecnologías más antiguas. Si bien el envío por fax a través de líneas telefónicas convencionales era perfectamente adecuado hace un par de décadas, ha dificultado que las organizaciones integren este flujo de trabajo con otros sistemas.
Con FoIP, los empleados pueden enviar faxes simplemente seleccionando el archivo en su ordenador. No es necesario acceder a la máquina de fax solo para enviar una transmisión. Muy a menudo, esto también elimina el paso adicional de imprimir el documento, ya que la mayoría de los documentos ahora se envían digitalmente. El fax digital simplemente se puede imprimir en el otro extremo, eliminando por completo la necesidad de máquinas de fax.
Lo mismo se aplica también en la otra dirección: los empleados pueden recibir faxes en el ordenador como imágenes digitales y solo imprimirlos si es necesario. Este proceso significa que los empleados pueden recibir y enviar faxes incluso cuando están fuera de la oficina. También reduce la cantidad gastada en suministros de impresión por la organización y la necesidad de archivar, almacenar o triturar documentos no deseados.
