Cambiar la telefonía de tu empresa a VoIP puede asustar, ya que tu negocio depende en gran medida de los teléfonos para funcionar. ¿Qué pasa si algo sale mal? Imagina el caos si los teléfonos dejan de funcionar durante una hora o dos durante el día. Los clientes no pueden llamarte, no puedes comunicarte con socios o proveedores, tus equipos no pueden colaborar con otras oficinas y la lista continúa. Así que es importante que lo hagas bien.
La actualización a VoIP puede traer muchas ventajas para tu empresa. Tus facturas mensuales disminuyen, pudiendo producirse un ahorro considerable. Puedes implementar más aplicaciones de las que creías posibles en una sola red. Liberas tiempo valioso de los empleados para que los trabajadores puedan ser reasignados a tareas más importantes. Puedes consolidar todos tus canales de comunicación en una red, lo que reduce el mantenimiento y las reparaciones.
Algunas empresas se apresuran en el proyecto sin previsión y planificación. Si bien es fácil cambiar a un sistema de telefonía IP, hay varios factores que pueden hacer que el proceso sea más complejo o que lleve más tiempo. En general, a una pequeña empresa le resultará más fácil que a una grande dar el salto. Una organización con una sola oficina tiene menos requisitos que una empresa multinacional con varios sitios. Si tienes empleados que viajan mucho o trabajan desde su casa, debes considerar la mejor manera de integrarlos en la red VoIP. Así que un poco de planificación te ayudará a evitar errores en el camino.
Desplegar VoIP en tu empresa: usa el período de prueba
Dependiendo de tu entorno y de las necesidades de tu negocio, es posible que puedas implementar VoIP de una sola vez en toda la empresa. Pero tanto si lo haces en etapas o como en un solo paso, primero deberías probar los diversos servicios que existen. La mayoría de los proveedores de servicios ofrecen demos o periodos de prueba gratuita de sus servicios de telefonía IP. Algunos pueden requerir tu tarjeta de crédito mientras que otros no la exigen. El período de prueba te permite evaluar cómo funciona el servicio en tu entorno particular. Un producto de alta calidad en un entorno de prueba no siempre se adapta bien a las necesidades del mundo real.
Durante la ejecución de prueba, asegúrate de probar todas las funciones disponibles. Ten en cuenta que algunos proveedores deshabilitan algunas funciones en la versión de prueba. ¿Cómo puedes saber si funcionarán correctamente si no tienes una manera de probarlos? Supongamos que el plan que tienes en mente ofrece 20 funcionalidades, pero sabes que en la práctica vas a usar solo unas 12. No restrinjas tus pruebas solo a las funciones que utilizarás. Nunca sabes qué herramientas necesitarás en el futuro, así que evalúa todo tan a fondo como puedas.
¿Puedes desplegar VoIP para todos de una sola vez?
Como se mencionó anteriormente, no todas las empresas tienen requisitos lo suficientemente simples como para que se pueda implementar VoIP en un día o dos para toda la compañía. Si eres una pequeña empresa con 3 empleados, es más fácil. Todo lo que realmente necesitas es una conexión a Internet y un servicio de un proveedor de VoIP en la nube. Puedes descargar la aplicación móvil en tus smartphones y hacer llamadas con tu nuevo número de empresa de inmediato. Realmente no tienes una infraestructura heredada de la que debas deshacerte. No tienes que planificar formación para empleados o equipos de TI. Probablemente tampoco necesites utilizar funciones como Call Center o fax digital.
Pero no todas las organizaciones son como una pequeña startup. Si tu empresa es más grande, también puedes planificar un despliegue de una sola etapa en todas sus ubicaciones. Con el tiempo y la experiencia suficientes, puedes lograrlo, pero ¿deberías hacerlo? Extenderlo en etapas te da varias ventajas. Lo primero y más importante es que te permite detectar problemas antes de que toda tu empresa se vea atrapada en ellos.
Supongamos que introduces VoIP con algunos empleados en una oficina, departamento o incluso equipo (esto dependerá del tamaño de tu empresa). Es posible que descubras que el aprovisionamiento automático no funciona correctamente, por lo que los teléfonos necesitan configuración manual. Seguro que lo puedes hacer en una docena de dispositivos, ¿pero cientos de ellos? Eso es sólo una pérdida de tiempo y recursos. Haciéndolo por etapas, puedes volver atrás y trabajar con el proveedor para solucionar el problema antes de distribuirlo a todos.
Un despliegue por etapas también te permite evaluar la necesidad de capacitación. Si tus empleados son capaces de entender el panel de control y configurar sus propias funciones, es probable que no necesites sesiones de formación extensas. La mayoría de los proveedores ofrecen guías de ayuda, seminarios y manuales en su sitio web para los usuarios. Siempre puedes complementar esos recursos con tus propias sesiones si es necesario.
Con VoIP debes prestar más atención a la seguridad de tu sistema telefónico. Dado que utiliza los protocolos de Internet, VoIP es vulnerable a los mismos problemas de seguridad que afectan a tu red de datos. Un despliegue por etapas te permitirá ver cómo puedes proteger tus sistemas y dónde están las vulnerabilidades.
Así que ahí lo tienes. La mayoría de las empresas se beneficiarán de un despliegue por etapas en lugar de ponerlo en marcha de una sola vez y para todos.
