Los sistemas de VoIP llevan bajo el foco de atención desde hace un tiempo. Casi no hay empresas que no estén interesadas en VoIP. Las empresas generalmente se clasifican en una de las siguientes categorías:
- Ya estoy usando VoIP.
- En el proceso de evaluación / despliegue de VoIP.
- Esperando la regulación / legislación u otros requisitos para cambiar a VoIP.
Si tu negocio se encuentra en el grupo dos o tres, probablemente estés investigando online y aprendiendo todo lo que puedas sobre los sistemas de VoIP. Los responsables a menudo se preocupan por los costes, los gastos de formación y la curva de aprendizaje, la experiencia del usuario, los beneficios y desventajas, etc.
La mayoría de la gente sabe que VoIP puede ahorrarle a una empresa miles de euros. Todo, desde los costes iniciales de capital hasta los gastos mensuales continuos, se reduce cuando se actualiza a VoIP. Gracias al modelo de negocio VoIP alojado que mantiene bajas las facturas mensuales, las empresas no tienen que pensar dos veces sobre los costes de cambiar de tecnología.
Sin embargo, manteniendo el precio a un lado, los ejecutivos quieren saber qué beneficios puede aprovechar su empresa con los nuevos sistemas de teléfono basados en IP. En otras palabras, ¿qué puede hacer su teléfono VoIP que su sistema existente no pueda? Esta es quizás la mayor brecha de conocimiento dentro de una empresa. El departamento de TI conoce las ventajas, pero no puede presentar un caso de negocios a los líderes de las empresas. Los responsables son conscientes de los ahorros potenciales, pero no están seguros de si las ventajas valen la pena.
3 funciones de VoIP que pueden cambiar tu forma de hacer negocios en 2019
Transcripción de llamadas y buzón de voz visual
Antes de que aparecieran los sistemas VoIP, el buzón de voz no había cambiado desde hacía décadas. La gente podía dejarte un mensaje si nadie contestaba el teléfono. Los usuarios tenían que llamar a un número y recuperar los mensajes manualmente. Era fácil perder llamadas importantes porque no podías revisar su buzón de voz mientras viajabas o por cualquier otro motivo.
VoIP trae el buzón de voz visual a la empresa. Ahora los mensajes de voz se convierten en texto y se pueden enviar directamente a tu bandeja de entrada de correo electrónico. Esto proporciona una serie de beneficios:
- Nunca te pierdes un cliente. El mensaje de voz llega a tu teléfono móvil de inmediato para que sepas que llamaron y poder responder adecuadamente.
- Reenvía los mensajes de voz a otro miembro del equipo que pueda gestionar los problemas mientras estés de vacaciones o en la carretera.
- Guarda información importante, como números de teléfono u otros datos en texto, para que puedas buscarlos y recuperarlos más tarde.
La transcripción de llamadas es similar al buzón de voz visual, pero la tecnología no se desarrolló hasta hace poco. Las llamadas que llegan a ciertos números, departamentos o incluso oficinas pueden ser transcritas automáticamente por software. Algunos proveedores también ofrecen la opción de la transcripción automática o manual. Incluso puedes transcribir conversaciones más antiguas para un fácil almacenamiento. Piensa en toda la información valiosa que se almacena en tus registros de llamadas. Ahora todo eso se puede buscar, almacenar y usar mucho mejor que antes.
Reglas de llamada
Los sistemas telefónicos empresariales tradicionales eran bastante limitados en la forma en que gestionaban las llamadas. Por ejemplo, el reenvío de llamadas a un dispositivo móvil requiere una planificación por adelantado y posiblemente un pago adicional al operador. No puedes cambiar los números de reenvío sobre la marcha. Tus únicas opciones para las llamadas entrantes eran contestar, dejarlo ir al correo de voz o ponerlo en una cola para los representantes de servicio al cliente.
Los sistemas de VoIP te ofrecen opciones de enrutamiento de llamadas bastante avanzadas. Estas reglas de llamada pueden configurarse para un departamento completo o incluso para una sola persona. Los usuarios pueden activarlas o desactivarlas cuando lo necesiten. Esto ofrece mucha flexibilidad a una organización empresarial. Por ejemplo, puedes configurar reglas para que todas las llamadas, excepto las de tu jefe, vayan al buzón de voz durante ciertas horas el fin de semana.
Una regla puede decir que las llamadas entrantes sonarán primero en tu línea fija, luego en tu teléfono móvil y, finalmente, al buzón de voz, si no respondes. ¡Estas reglas pueden incluso variar según la hora del día! Los empleados pueden trabajar sin ser molestados durante ciertos momentos del día y responder las llamadas más adelante cuando estén libres.
Conectar dispositivos móviles
VoIP lleva los teléfonos móviles a la red telefónica de negocios. Hoy en día los teléfonos móviles y las tablets se están convirtiendo en una necesidad en el lugar de trabajo. Los empleados pueden usar sus dispositivos personales o teléfonos de trabajo para fines comerciales. VoIP le permite al personal usar sus dispositivos personales con sus números comerciales. La mayoría de los proveedores ofrecen aplicaciones móviles para varias plataformas que pueden gestionar todas las llamadas al número VoIP.
Esto permite que los empleados gestionen las llamadas incluso si no están en su mesa. Podría ser tan simple como responder llamadas cuando están en un piso diferente o completar contratos importantes mientras viajan. No tienes que preocuparte por que las personas clave no puedan conectarse con los clientes en determinados momentos. Los usuarios pueden incluso configurar llamadas para que suenen en su dispositivo móvil primero antes de ir al teléfono de la oficina y finalmente a un compañero.
Con estas 3 características principales, los flujos de trabajo de tu negocio se vuelven más eficientes.
