Lectura en 5 minutos | 20/05/2020

6 formas de apoyar a tus empleados mientras trabajan desde casa

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6 formas de apoyar a tus empleados mientras trabajan desde casa
Publicado el 20/05/2020

A medida que la cuarentena continúa en todo el mundo, trabajar desde casa es la nueva normalidad para la mayoría de nosotros. No venir a la oficina todos los días puede ser molesto para algunos, mientras que es lo de siempre para quienes ya trabajan de forma remota. De la misma manera, la mayoría de las empresas se vieron obligadas a hacer la transición al trabajo desde casa debido a la crisis actual.

Por lo tanto, es posible que te preguntes cómo puedes apoyar a tus empleados mientras trabaja desde casa . Claro, la oficina está vacía y el trabajo se hace, pero ¿cómo puedes facilitarle la vida al personal y a la empresa en general? Con las herramientas, los objetivos y el soporte adecuados, trabajar desde casa puede abrir nuevas oportunidades para las empresas.
Teniendo esto en cuenta, aquí hay 6 formas de apoyar a tus trabajadores mientras trabajan desde casa.

1. Poner en práctica la tecnología

Un trabajo exitoso desde la política doméstica necesita la tecnología adecuada. El trabajo remoto no era posible antes de la llegada de Internet de alta velocidad, computación en la nube y sistemas de comunicaciones. Lo mismo es aplicable cuando tu personal trabaja desde su casa.

Es posible que necesites una variedad de herramientas según las necesidades y requisitos de tu empresa. Sin embargo, lo básico no cambia. Toda empresa necesita estos sistemas para trabajar desde casa:

  • Líneas telefónicas comerciales
  • Herramientas de videoconferencia
  • Software de reuniones virtuales
  • Mensajería instantánea
  • VPN para acceso externo a las redes de la empresa
  • Aplicaciones móviles
  • Software y hardware empresarial

Una solución de VoIP en la nube ofrece muchas de las características anteriores sin tener que comprar diferentes herramientas. Recuerda que los sistemas de TI deben funcionar sin problemas y ser fácilmente accesibles para todos los empleados que lo necesiten. Necesitarás que el personal de TI pruebe el sistema para asegurarte de que puedes ayudar a todos los empleados que trabajan desde su casa. Después de todo, tu sistema puede ser capaz de manejar varios trabajadores, pero puedes tener problemas cuando toda la oficina está intentando conectarse e iniciar sesión.

Probar todos los sistemas empresariales es esencial por otra razón. Cuando algo sale mal en la oficina, el personal de TI puede reparar fácilmente un ordenador o servidor, ya que tienen acceso al hardware. Cuando algo falla cuando un empleado está trabajando desde casa, es mucho más difícil. Tu empresa debe tener copias de seguridad para cuando algo falla, como un ordenador portátil o si la línea telefónica de alguien deja de funcionar.

2. Fomentar la interacción social entre los empleados

Muchas personas aprecian la libertad de trabajar desde casa. Después de todo, significa que puedes evitar el viaje diario, el tráfico, el ruido de los compañeros y todas las otras distracciones inherentes a un entorno de oficina. Sin embargo, no todos se sienten cómodos trabajando solos todo el tiempo. Incluso un empleado introvertido se perderá la interacción social que conlleva trabajar en una oficina. Entonces, ¿cómo puedes ayudar a tu personal a mantenerse en contacto?

Es un hecho que los empleados se comunicarán más cuando trabajen desde casa. Pero la interacción social como organizar una fiesta en la oficina o simplemente pasar el rato en la sala de descanso no es fácil de conseguir. Anima a tu personal a interactuar socialmente, incluso a través de una sala de chat en línea o una videollamada grupal.

Los equipos pueden reservar una o dos horas cada semana para una sesión de relajación antes del fin de semana. Simplemente compartir algunos chistes o hablar sobre la semana laboral puede ayudar a todos a mantener el ánimo. Para aquellos que hacen malabarismos con la educación en el hogar o con niños pequeños, esta podría ser la única interacción social que tienen mientras permanecen en casa todo el tiempo. Los gerentes o jefes de equipo pueden configurar juegos online como bingo o incluso un club virtual de libros. También puedes intercambiar recetas favoritas ya que todo el mundo parece estar cocinando más ahora.

3. Establece y mantén rutinas

Es posible que los días laborables de 9 a 17 h. no funcionen para todos, pero sí establece una estructura para la oficina. Puede ser tentador relajarse cuando no tienes un viaje diario por la mañana, pero es un arma de doble filo. Muy pronto, las personas pierden de vista los plazos y su horario de sueño se trastorna. Puedes hacer que los empleados se sientan solos y ansiosos, especialmente con la crisis actual.

Una buena manera de minimizar estos problemas es mantener una rutina, incluso si no hay nadie en la oficina. Por ejemplo, las reuniones y los registros semanales deben ser aproximadamente a la misma hora para que todos conozcan el horario. Alienta al personal a que se despierte y duerma a la hora habitual, incluso cuando no tenga que conducir. En lugar de un viaje diario, pueden salir a caminar (manteniendo la distancia adecuada) o completar una sesión de yoga enérgica.

Trabajar desde casa también significa que debes ayudar al personal a mantener su equilibrio entre el trabajo y la vida. Puede ser difícil separar tu trabajo y tu vida personal cuando todo sucede en el mismo espacio. Antes de que te des cuenta, los empleados están respondiendo los correos electrónicos del trabajo a la medianoche. Ayuda al personal haciéndoles saber que está bien no responder fuera del horario normal de oficina. Si necesitas enviar un correo electrónico de trabajo, un rápido ‘no necesita respuesta inmediata’ hace maravillas.

4. Hazte con el equipo adecuado para trabajar desde casa

Trabajar desde casa necesita más que Internet y un portátil. Dependiendo de tu función, los empleados pueden necesitar escritorios completos, monitores duales, máquinas de fax, teléfonos de trabajo, auriculares USB, cámaras web, auriculares con cancelación de ruido y otro hardware. Todos los empleados deben tener un espacio de oficina designado en su hogar, incluso si es solo un escritorio en la sala de estar. No todos tienen el espacio para establecer una oficina en casa después de todo.

Asegúrate de que tus empleados tengan todo lo que necesitan y con quién pueden contactar si necesitan algo más. Algunos empleados incluso pueden necesitar ayuda para comprar un escritorio y una silla de oficina. Como resultado, los empleados con las herramientas adecuadas son más saludables, más felices y más productivos.

5. Conéctate con frecuencia y ofrece asistencia

La comunicación es la clave para que los empleados trabajen con éxito desde su hogar. En un entorno típico de oficina, los gerentes y supervisores suelen recurrir al personal. Es fácil consultar con tu equipo o mostrar tu agradecimiento con elogios u otras exhibiciones (pizarras, fotos, reuniones de equipo, etc.). Pero puede ser difícil replicar la experiencia cuando todos interactúan a través de un chat de vídeo.

Aún así, a la mayoría de los empleados les gustaría recibir orientación y apoyo de sus gerentes. Configura una llamada semanal o un vídeochat para comunicarte con todos los miembros del equipo. También puedes organizar una forma de mostrar aprobación con tableros de anuncios virtuales, boletines u otras herramientas online.

Otra forma de ofrecer apoyo es asegurando el acceso a prácticas de bienestar como sesiones de yoga online, ejercicios en el hogar o incluso citas con un terapeuta. Con la telemedicina, ya nadie tiene que conducir al consultorio de su médico.

Se proactivo para ayudar al personal. Si es la primera vez que trabajas desde casa para tus empleados, es posible que tampoco sepan lo que necesitan. El personal puede sentirse incómodo al hablar, ya que lo perciben como pidiendo un favor o una excepción. ¿Alguien necesita reprogramar las reuniones debido a la educación en el hogar de sus hijos o al cuidado de los miembros mayores de la familia?. Informa a los empleados que pueden acudir a ti con cualquier problema manteniendo abiertas las líneas de comunicación.

6. Establece una política clara de trabajo desde casa

Si este es el primer intento de trabajar desde casa para tu organización, es posible que no tengas una política clara de trabajo desde casa. Incluso de lo contrario, es una buena oportunidad para aclarar políticas y asegurarse de que todos lo sepan.

No existe una política estándar de trabajo desde el hogar, ya que las necesidades de tu negocio dictarán cómo se ve. Como mínimo, debes incluir las siguientes secciones:

  • Política de la compañía sobre licencia por enfermedad y días de vacaciones. Es necesario asegurarse de que el negocio no tenga poco personal durante una crisis.
  • Es posible que debas actualizar la política habitual de licencia por enfermedad para acomodar también los problemas específicos de COVID-19. ¿Qué debe hacer el personal si ellos o un miembro de la familia presentan síntomas? ¿Tienen opciones de telemedicina o necesitan ir a una clínica interna?
  • La política de compra y reembolso de equipos de oficina, como sillas, impresoras, papel, tóner, auriculares, etc. ¿Existe un límite de gastos para los empleados? ¿Tienen acceso a todos los formularios y documentos necesarios?
  • Cualquier cambio en los beneficios típicos de los empleados, como un ticket de aparcamiento, vales de comida, pases de transporte público, etc.
  • El proceso de tickets de soporte de TI para problemas de hardware y / o software.
  • Medidas de seguridad y privacidad de datos, como el uso de VPN y firewalls. Si el personal no ha trabajado de forma remota antes, es muy probable que tenga problemas antes de que las cosas se conviertan en una rutina.

Como puedes ver, ningún negocio puede hacer que trabajar desde casa sea exitoso sin una comunicación efectiva. Apoya a sus empleados y equípalos para el éxito con VoIPstudio. Regístrate ahora para una prueba gratuita de 30 días y comprueba la diferencia.

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