Guía paso a paso para actualizarse al servicio telefónico VoIP

Publicado en: 2019-08-23 | Categorías: Beneficios de VoIP Proveedores de VoIP empresarial Servicios VoIP

VoIP es la última palabra de moda que circula en las telecomunicaciones. Probablemente hayas escuchado mucho sobre  VoIP vs PSTN  recientemente, si bien la tecnología está presente desde los años 90. Pero recientemente el cambio a los sistemas de VoIP se ha convertido en un maremoto. 

Cada día numerosas empresas deciden cambiar. Parece que el servicio telefónico VoIP ha alcanzado un punto de inflexión 

Hay pocas empresas que cuestionan el valor de cambiar a VoIP. Incluso si dejas de lado todos los demás beneficios, el ahorro en costes es suficiente para convencer a la mayoría de las personas. Una empresa puede ver desde un 35% hasta un 75% de reducción en sus facturas telefónicas, gracias a VoIP. La cantidad exacta varía entre las organizaciones. Pero prácticamente tienen la garantía de experimentar algunos ahorros. 

La pregunta que enfrentan la mayoría de las empresas no es si deberían cambiar. Es, más bien, cómo gestionar la transición a una tecnología completamente nueva. La actualización a VoIP puede ser un gran proyecto dependiendo del tamaño de tu empresa y las necesidades de tu negocio. Es probable que se cometan errores, es inevitable. Sin embargo, un poco de planificación puede ayudarte a evitar los errores más comunes.  

Aquí hay una guía paso a paso que debes seguir al cambiar al servicio telefónico VoIP. 

Fase 1: Cosas que hacer antes de contactar con un vendedor 

Decidiste pasar a VoIP las comunicaciones de la oficina. El siguiente paso es encontrar un proveedor, ¿verdad? Incorrecto. Hay algunas cosas que debes hacer antes de acercarte a cualquier proveedor de servicios telefónicos VoIP.  

Haz una lista de sus necesidades y deseos 

Echa un vistazo a tu sistema actual. ¿Dónde está respecto a tus expectativas? ¿Qué te gustaría que tu sistema telefónico pudiera hacer si no tuvieras restricciones? Haz una lista de todas las funciones y herramientas que quieras en tu nuevo servicio telefónico. En esta etapa, no te fijes en el precio o en el presupuesto. 

Una vez que tengas tu lista, se divide en dos secciones. La primera parte debe tener esas características sin las que no puedes trabajar. Estas son herramientas esenciales para el funcionamiento diario de tu negocio. Si un proveedor no ofrece una función en esta lista, debes buscar otro. 

La segunda sección tendrá las características restantes. Estas son de valor para mejorar el servicio, pero no indispensables. Algunas de estas características están incluidas incluso en los planes básicos. Otros quizás tengas que pagar. Puedes decidir caso por caso si la función vale la pena. 

Evalúa tu red de datos 

La mayor diferencia entre teléfonos fijos y VoIP es el hecho de que este último utiliza tu red de datos para enrutar llamadas telefónicas. Esto significa que tu conexión a Internet debe ser lo suficientemente rápida para VoIP. Como las llamadas de voz se realizan en tiempo real, no puedes permitirte ningún retraso.  

Además de eso, debes tener ancho de banda disponible para el tráfico adicional. Si tu conexión actual apenas puede hacer frente a la demanda, tampoco hay manera de manejar las llamadas de voz. También debes verificar todos los equipos de red como módems, routers, conmutadores, etc. Es posible que los equipos más antiguos no puedan manejar VoIP. En ese caso, es posible que debas reemplazar el hardware o aplicar las últimas actualizaciones / parches de software según sea necesario. 

Haz una lista de proveedores de servicios telefónicos VoIP aceptables 

Una búsqueda en Google del servicio telefónico VoIP te dará miles de resultados. Puedes encontrar listas de los mejores proveedores en varios sitios web. Ahora tu lista de características esenciales y tu presupuesto entran en juego. Con estos dos criterios en mente, haz una lista de proveedores que ofrecen servicios dentro de tu presupuesto e incluye las características que necesitas. Tu lista no debe tener más de una docena de proveedores. En este punto, puedes hacer una comparación detallada para seleccionar la mejor opción para tu empresa. 

Fase 2: Selección del proveedor adecuado 

Servicio al cliente 

El servicio al cliente es una de esas cosas que las personas olvidan hasta que tienen problemas. Pero es un factor crucial a tener en cuenta al seleccionar un proveedor de servicios de telefonía VoIP. Eso es porque los teléfonos son muy importantes para cualquier organización. Imagínate si los teléfonos no funcionaran durante una hora o un día a mitad de semana. Piensa en todos los clientes, ingresos y reputación que podrías perder. Busca un proveedor que sea tu socio, no solo otro proveedor. 

Soporte técnico 

¿Qué puedes esperar cuando tus teléfonos dejan de funcionar? Deberías poder comunicarte con el proveedor a través de múltiples canales. Cuando te comuniques con el soporte técnico, deben tener un tiempo estimado para que se solucione el problema. Cuando tengas problemas para usar el servicio, deben tener recursos como preguntas frecuentes, tutoriales, seminarios web, etc. 

Seguridad 

Trata el servicio telefónico VoIP como cualquier otra herramienta basada en Internet. Las prácticas de seguridad generales que sigue para proteger el hardware y el software, como el correo electrónico, también se aplican a tus teléfonos. Dado que tu proveedor ofrece servicio telefónico alojado de VoIP a tu negocio, pregúntales sobre las medidas de seguridad. Consúltalos sobre cosas que puede implementar dentro de tu empresa para proteger los teléfonos. Asegúrate de que el proveedor use cifrado, firewalls y otras medidas de protección. 

Gestión de desastres 

Toda empresa debe tener un plan de respaldo para emergencias. Por ejemplo, puedes tener una conexión a Internet secundaria para herramientas cruciales, como los teléfonos. La mayoría de las empresas tienen un generador u otras opciones de respaldo de energía. Pregúntale a tu proveedor sobre sus planes de emergencia. Si tu centro de datos se cae, también lo hacen tus teléfonos. ¿Tienen múltiples centros en diferentes regiones? ¿Pueden dirigir automáticamente sus llamadas a un teléfono fijo / móvil si es necesario? 

Fase 3: Cosas que hacer durante la implementación 

Configurar elementos necesarios por adelantado 

Hay bastantes cosas que no debes dejar hasta el último minuto. Por ejemplo, debes configurar extensiones y operadores telefónicos o sistemas IVR correctamente. Si no haces esto por adelantado, las llamadas no irán a donde se supone que deben ir. ¿Realmente quieres que los clientes llamen para dirigirse al departamento o persona equivocados? Asegúrate de haber configurado ajustes importantes como música en espera y grupos de llamadas, etc. 

Números de puerto y comprar nuevos  

Ningún negocio quiere comenzar de nuevo con un nuevo número de teléfono solo porque cambiaron al servicio telefónico VoIP. Inicia el proceso de portabilidad desde el principio, para que no estés esperando nada. Asegúrate de dar los detalles correctos a ambos proveedores de servicios. En la mayoría de los casos, tu nuevo proveedor debería poder completar el proceso sin ningún problema. Es probable que tengas un nuevo servicio en funcionamiento dentro de unos días. También puedes comprar nuevos números con códigos de área específicos de tu proveedor de servicios de telefonía VoIP. 

Calidad de servicio 

La calidad de servicio (QoS) es muy importante en un servicio telefónico alojado de VoIP. Se refiere a configurar tu equipo de red para que las llamadas de voz reciban la máxima prioridad. Cosas como la pérdida de paquetes, el retraso, el jitter y la latencia pueden afectar seriamente las llamadas de voz. Configurar QoS correctamente es la clave para las llamadas de voz de alta calidad en VoIP. 

Entrenando empleados 

No olvides que tus empleados pueden necesitar la capacitación para familiarizarse con el nuevo sistema. Esto también es algo que no puedes ignorar hasta el último minuto. Asegúrate de que todos sepan cómo configurar tus cuentas y usar los teléfonos. Esto es especialmente importante para funciones como sonidos multidispositivo, grupos de búsqueda, bandejas de entrada de correo de voz grupales, etc. 

Probar el sistema a fondo 

No desconectes tu antiguo servicio hasta que hayas probado el servicio telefónico VoIP en condiciones reales. Asegúrate de que todas las funciones y herramientas funcionen como se espera. Es fácil olvidarse de cosas como enviar faxes durante la migración. Verifica cada función, incluso si es algo que no usas normalmente. 

Fase 4: Después de la implementación 

No hay mucho que debas hacer una vez que tu servicio telefónico VoIP esté en funcionamiento. Sin embargo, siempre debes vigilar las cosas. 

Vigilancia 

Debes monitorear tu sistema en tiempo real. Captura los problemas antes de que se conviertan en grandes problemas. El monitoreo continuo también significa que puedes identificar anomalías (fraude, tráfico inusual, llamadas perdidas, etc.) y corregir el curso si es necesario. 

Realimentación 

Obtén comentarios de tus empleados, los usuarios reales del sistema. ¿Necesitan alguna característica nueva? ¿Funciona todo como esperan? Uno de los beneficios del servicio telefónico VoIP es que puedes cambiar fácilmente de proveedor. Entonces, si tu proveedor actual no cumple con las expectativas, siempre puedes cambiar. 

Informes y análisis 

La mayoría de los servicios te permiten generar informes y analizar datos recopilados. Puedes obtener informes sobre el uso, la calidad de las llamadas, los patrones de tráfico y muchas otras cosas. Analizar los datos puede mostrarte áreas de mejora o cosas que cambiar en el futuro. 

Como puedes ver, cambiar a un  proveedor de servicios de VoIP no es complicado. Asegúrate de seguir cada paso. Investiga a fondo todas tus opciones antes de tomar cualquier decisión. ¡Con un poco de planificación y previsión, es fácil familiarizarte con tu nuevo servicio telefónico VoIP. VoIPstudio  puede ayudarte a encontrar el servicio que estás buscando.